Spring hovednavigationen over

2020 - Advokaten 1 Behandling af betroede midler

Publiceret: 6. marts 2020

LinkedIn ikon Twitter ikon Link ikon Prink ikon

Som advokat har du pligt til at bogføre klientkontoen dagligt og til at  sikre, at der er overensstemmelse mellem klienttilsvaret og indestående på klientbankkonti. Der er også krav om, at summen af de enkelte mellemværender hver måned afstemmes med det samlede klienttilsvar. Det har Advokatnævnet gentaget i en række kendelser fra 2019.

Tekst Henriette Leighton Rennison, specialkonsulent i Advokatnævnet

Alle advokater, der modtager betroede penge fra en klient, er forpligtet til at oprette en klientkonto. Klientens betroede penge skal uden unødigt ophold indsættes på klientkontoen, hvorved disse opbevares på en sådan måde, at klienten nyder en særlig beskyttelse. Samtidig kan advokaten på vegne af sin klient disponere over dette indestående, hvilket er nødvendigt for, at advokaten kan varetage sin klients interesser.

Reglerne om advokaters behandling af betroede midler findes i klientkontovedtægten, som stiller en række krav til advokaters bogføring, revision m.v.

Advokatrådet har pligt til at føre tilsyn med advokater, og en del af dette tilsyn vedrører behandlingen af betroede midler og dermed advokaters overholdelse af klientkontovedtægten. Gennemførelsen af de tilsynsforanstaltninger, som er fastsat i klientkontovedtægten til kontrol af, om advokater overholder klientkontoreglerne, er af afgørende betydning for, at advokater kan bevare deres særlige rettigheder med hensyn til opbevaring af klientmidler. 

Et af klientkontovedtægtens krav til advokater er, at de skal bogføre hver arbejdsdag. Derudover skal advokaten hver arbejdsdag foretage regulering, det vil sige sikre, at der er overensstemmelse mellem det samlede tilsvar af betroede penge og indestående på klientbankkonti, og advokaten skal kunne dokumentere, at denne regel er overholdt. Derudover skal advokaten mindst en gang om måneden afstemme summen af de enkelte mellemværender med det samlede klienttilsvar.

Såfremt der ikke er bevægelser, der nødvendiggør bogføring og regulering dagligt, vil klientkontovedtægtens bestemmelser være opfyldt, såfremt bogføring og regulering sker hver gang, der er bevægelser. Det er dog vigtigt at være opmærksom på, at det i klientkontovedtægten er præciseret, at det skal kunne dokumenteres, at advokaten en gang hver arbejdsdag har sikret, at der er overensstemmelse mellem klienttilsvaret og det samlede indestående på klientbankkontiene. Dette gælder således også de dage, hvor der ikke er foretaget bogføring og regulering, fordi der den givne dag ikke har været en postering, idet der disse dage skal foreligge dokumentation heraf for eksempel i form af udskrifter. Det er således ikke tilstrækkeligt, at klientkontoen blot kontrolleres dagligt. Dette dokumentationskrav er blandt andet afgørende for Advokatrådets tilsyn, herunder muligheden for at konstatere, om der er sket uregelmæssigheder imellem to transaktioner og i givet fald hvilke.

Beskeden omsætning og få posteringer er ikke afgørende for advokatens pligter, idet beskyttelseshensynet til klienterne og tilliden til advokatstanden ikke afhænger heraf. Det er heller ingen undskyldning, at bogholderen for eksempel har ferie eller er syg, idet der må etableres arbejdsgange, der også i disse situationer sikrer reglernes overholdelse.

Hvis en advokat kun har få daglige posteringer på klienttilsvarskontoen, og indeståendet på klienttilsvarskontoen er begrænset, kan advokaten søge Advokatrådet om dispensation fra reglerne om daglig bogføring og regulering. Advokaten vil efter omstændighederne kunne blive meddelt dispensation, således at kravet til bogføring og regulering kun skal opfyldes typisk to-tre gange om ugen.

Advokatnævnet behandler hvert år en række klager over advokater, der ikke overholder klientkontovedtægtens regler. Overtrædelse af disse regler anses som tilsidesættelse af god advokatskik og sanktioneres som udgangspunkt med bøder.

Advokatnævnet har i 2019 i flere sager pålagt advokater bøder for ikke at have bogført og reguleret dagligt og for ikke mindst én gang hver måned at have afstemt summen af de enkelte mellemværender med det samlede klienttilsvar.  

Advokaterne har i en del af sagerne gjort gældende, at der kun havde været få posteringer, og at der var bogført og reguleret, når der var posteringer. I andre sager gjorde advokaterne gældende, at den daglige afstemning og regulering havde fundet sted, men at dette ikke kunne dokumenteres, blandt andet på grund af den måde, som bogholderisystemet var indrettet på, eller at overtrædelserne beroede på bogholderens forhold.

I sag 2019-1744 gjorde advokaten til støtte for påstanden om frifindelse blandt andet gældende, at advokatvirksomheden havde under 50 transaktioner på klientkontiene om året, og at beløbene var små. Derudover gjorde han gældende, at der på grund af bogholderens sygdom ikke dagligt var ført klientbogholderi, men at der efterfølgende var indført procedurer, der kunne sikre den daglige bogføring. Advokatnævnet fandt, at advokaten havde tilsidesat god advokatskik ved at have tilsidesat reglerne i klientkontovedtægten, hvorfor han blev pålagt en bøde. Det af advokaten anførte kunne ikke begrunde en frifindelse eller en nedsættelse af sanktionen. 

I sag 2019-1070 havde advokaten erkendt, at de påberåbte bestemmelser i klientkontovedtægten ikke var over-holdt, og at han var ansvarlig herfor. Advokaten gjorde til støtte for, at han blev idømt den mildest mulige sanktion, blandt andet gældende, at fejlen beroede på manglende indsigt og forståelse hos den antagne bogholder, og at antallet af posteringer i bogholderiet var beskedne, hvorfor bogholderen blot regulerede samlet, når der var et passende antal posteringer, således at der løbende, men ikke dagligt, blev foretaget regulering. Advokatnævnet fandt, at advokaten havde tilsidesat reglerne i klientkontovedtægten og derved havde tilsidesat god advokatskik. Advokaten blev pålagt en bøde, og der fandtes ikke at være formildende omstændigheder.

I 2019-1049 havde advokaten ned-lagt påstand om frifindelse, idet han blandt andet gjorde gældende, at der var bogført og reguleret på alle arbejdsdage, hvor der var posteringer vedrørende klientbogholderiet. Han anførte endvidere, at der ikke var bogført dagligt, idet der – begrundet i virksom-hedens størrelse –  ikke var daglige posteringer. Advokatnævnet fandt, at advokaten ikke havde dokumenteret, at han havde bogført og reguleret dagligt, og at han således havde tilsidesat reglerne i klientkontovedtægten og derved havde tilsidesat god advokatskik. Advokatnævnet bemærkede blandt andet, at de begrænsede posteringer i bogholderiet ikke kunne føre til en anden vurdering. Yderligere anførte nævnet, at såfremt der ikke er bevægelser, der nødvendiggør bogføring og regulering dagligt, vil klientkontovedtægtens bestemmelser være op-fyldt, såfremt bogføring og regulering sker hver gang, der er bevægelser. Det skulle dog kunne dokumenteres, at reglerne blev overholdt, hvilket også gjaldt de dage, hvor der ikke var foretaget bogføring og regulering. Det var således ikke tilstrækkeligt, at klientkontoen blev kontrolleret dagligt. Advokaten blev derfor pålagt en bøde.

I sag 2019-1071 påstod advokaten frifindelse for overtrædelse af kravet om daglig bogføring og regulering. Han gjorde blandt andet gældende, at hans oplysninger om, at bogføring, regulering og afstemning havde fundet sted henholdsvis dagligt og månedligt, ikke kunne eftervises, idet der ikke i alle tilfælde forelå udskrift på papir, der viste den dato, på hvilken dette var foretaget. Dette var begrundet i, at han anvendte et bogføringssystem, hvor bogføring og tilsvarsberegning blev foretaget, uden at der nødvendigvis skete samtidig udskrivelse på papir. Bogføring, regulering og afstemning kunne aflæses på skærmen, og udskrifter kunne foretages efterfølgende. Advokatnævnet fandt, at advokaten havde tilsidesat reglerne i klientkontovedtægten og derved havde tilsidesat god advokatskik. Det af advokaten anførte kunne ikke føre til et andet resultat. Advokaten blev pålagt en bøde.

 

Efter klientkontovedtægtens § 1, stk. 1, er enhver advokat og ethvert advokatselskab, som oppebærer penge for klienters eller tredjemands regning, forpligtet til at have indrettet bogholderiet således, at det til enhver tid kan vise de enkelte mellemværender samt størrelsen af det samlede tilsvar af betroede midler (klient-tilsvar). Klientbogholderiet skal føres hver arbejdsdag, jf. § 1, stk. 3, jf. stk. 1.
Det skal en gang hver arbejdsdag sikres, at der er overensstemmelse mellem klienttilsvaret og det samlede indestående på klientbankkontiene, jf. § 2, stk. 4. Det skal kunne dokumenteres, at reglen er overholdt.
Mindst en gang hver måned skal summen af de enkelte mellemværender afstemmes med det samlede klienttilsvar, jf. § 6. Dokumentation for afstemningen skal opbevares i mindst to år.