Store og komplekse civile sager kan strække sig over fem, syv eller helt op mod ti år blot i én instans. En ny rapport peger på blandt andet frontloading, aktiv retsledelse, skriftlige vidneerklæringer og nye modeller for sagkyndige erklæringer som veje til et mere effektivt retssystem.
Når store civile retssager trækker ud i årevis, er det ikke kun et praktisk problem for advokater, dommere og parter. Det er også et retssikkerhedsmæssigt problem.
Det er et af de centrale afsæt for en række nye anbefalinger, der skal gøre behandlingen af store og komplekse civile sager mere effektiv. Bag anbefalingerne står en arbejdsgruppe nedsat af Advokatrådet, som har set på, hvorfor nogle sager udvikler sig til meget langvarige forløb – og hvad der kan gøres for at begrænse det.
Ifølge formand for arbejdsgruppen, advokat og medlem af Advokatrådet, Ole Spiermann, udspringer arbejdet af en mangeårig oplevelse blandt advokater af, at civile retssager kan gennemføres både mere effektivt og mere tilfredsstillende for klienterne.
"Udgangspunktet for arbejdsgruppens arbejde har været et praktikerperspektiv. Flere af de emner, vi har beskæftiget os med, bliver også drøftet hos domstolene, i Retsplejerådet og i Justitsministeriet, men vi har haft fokus på de områder, hvor advokaterne ser de mest oplagte muligheder for at gøre retssagerne mere effektive. Grundtanken er, at retssystemet kan blive bedre og levere en bedre ydelse til borgere og virksomheder," siger Ole Spiermann.
Advokat og næstformand i Advokatrådet, Birgitte Sølvkær Olesen, der også har siddet med i arbejdsgruppen, peger på, at når man taler om lange sagsbehandlingstider ved domstolene, er fem til syv år allerede lang tid. Men i de sager, arbejdsgruppen har haft for øje, kan forløbene i nogle tilfælde strække sig op mod ti år, før der foreligger en afgørelse.
”Det er en stor belastning for alle involverede. For dem, der ønsker at få fastslået et krav, betyder det mange års usikkerhed. Omvendt kan det også være meget indgribende for dem, der bliver mødt med et betydelig krav, at sagen kan versere i årevis,” siger Birgitte Sølvkær Olesen.
Mere på bordet fra begyndelsen
En af de mest centrale anbefalinger er såkaldt frontloading. Det betyder, at parterne i højere grad skal fremlægge deres væsentlige materiale tidligt i sagen – herunder centrale anbringender, dokumenter, vidneerklæringer og eventuelt sagkyndige vurderinger.
Ifølge Ole Spiermann er det sandsynligvis den anbefaling, der vil kunne få størst betydning for advokaternes arbejdsform. Hvis parterne risikerer at blive afskåret fra senere at fremlægge argumenter eller beviser, som de kunne have fremlagt tidligere, vil det kræve, at advokaterne arbejder langt mere intensivt med sagen fra begyndelsen.
”I dag kan der i store civile sager være en forventning om, at processen kommer til at strække sig over flere år, og at der derfor er god tid til at udvikle sagen undervejs. Det er i vidt omfang et spørgsmål om kultur, også blandt dommere, men der mangler også mere faste bestemmelser om præklusion i retsplejeloven. Med en mere frontloadet proces ville advokaterne i højere grad skulle tænke sagen igennem allerede ved de første processkrifter. Gevinsten kan være større klarhed tidligere i forløbet,” siger han.
Arbejdsgruppen peger på, at der i dag løbende kan komme nyt materiale ind i sagen, hvilket ofte fører til flere processkrifter, nye tvister og længere sagsforløb.
”Hvis mere kommer på bordet fra starten, bliver der mindre behov for løbende tilføjelser. I den forbindelse spiller præklusionsfrister en vigtig rolle. Hvis der sættes klare tidsgrænser for, hvornår nyt materiale kan fremlægges, kan det være med til at fremme sagen og skabe mere fremdrift,” siger Birgitte Sølvkær Olesen.
”Samtidig kan frontloading også styrke mulighederne for forlig. Når begge parter tidligt får et mere fuldstændigt billede af hinandens sag, bliver det lettere at vurdere sagens styrker og svagheder. Det kan motivere parterne til at sætte sig sammen igen og undersøge, om sagen kan løses uden en langvarig hovedforhandling,” supplerer Ole Spiermann
Aktiv retsledelse skal forhindre døde perioder
Et andet centralt punkt i anbefalingerne er behovet for mere aktiv retsledelse. Arbejdsgruppen har haft fokus på, at en sag ikke må ligge stille i systemet, hvilket kan sikres gennem dommerens procesledelse, herunder med berammelse af sagen tidligt i processen samt fastsættelse af løbende forberedende retsmøder og frister for afgivelse af processkrifter og bilag.
”Når der er mange parter involveret i en retssag, er det erfaringen, at tidlig fastlæggelse af hovedforhandlingen, frister for processkrifter og en håndfast procesledelse er af stor betydning for sagens fremdrift,” forklarer Birgitte Sølvkær Olesen.
Ole Spiermann supplerer, at aktiv retsledelse fra dommernes perspektiv formentlig er et af de vigtigste redskaber til at skabe mere effektive sagsforløb og et område, hvor der fortsat er et betydeligt potentiale.
”Noget kan gennemføres inden for de gældende regler, hvis retten er mere tydelig om, hvad der forventes af parterne og advokaterne. Det gælder også i forhold til forelæggelser, hvor arbejdsgruppen peger på, at man i højere grad kan begrænse den mundtlige gennemgang af omfattende materiale og i stedet henvise til skriftlige dokumenter,” forklarer Ole Spiermann.
Et af de områder, der i særlig grad kan forlænge de komplekse sager, er brugen af sagkyndige erklæringer – det klassiske syn og skøn.
Birgitte Sølvkær Olesen peger på, at der ofte opstår konflikter om selve processen:
”Skal der overhovedet gennemføres syn og skøn? Hvilke spørgsmål må stilles? Hvem kan udpeges som skønsmand? Og hvilket materiale skal indgå? Den type tvister kræver kendelser fra retten, som igen kan kæres til højere instanser. Dermed kan processen om den sagkyndige vurdering i sig selv blive en væsentlig årsag til forsinkelse.”
Derfor har arbejdsgruppen set på, om der kan indføres en model, hvor parterne i højere grad selv fremlægger sagkyndige erklæringer, som retten kan vurdere, før der eventuelt besluttes syn og skøn. Tanken er, at det både kan reducere konfliktniveauet og spare tid.
Ole Spiermann fremhæver samtidig et mere principielt problem ved syn og skøn.
”Set fra dommerens perspektiv kan det være en fordel at få én ekspertvurdering, som retten kan læne sig op ad. Men fra advokatens perspektiv kan det være problematisk, hvis komplekse faglige uenigheder mellem ligeværdige eksperter reduceres til én autoritativ sandhed, blot fordi man alene hører en enkelt ekspert.”
Dialogen er i gang
Arbejdsgruppen har også set på selve hovedforhandlingen. I nogle sager kan den strække sig over meget lange forløb – i ekstreme tilfælde over 100 retsdage. Det skaber både praktiske udfordringer, lange ventetider og betydelige omkostninger.
Her peger anbefalingerne blandt andet på en større brug af skriftlige vidneerklæringer. Formålet er dels at forkorte den tid, vidnerne skal bruge i retten, dels at sikre, at forklaringerne afgives tættere på de begivenheder, sagen handler om. Når der går mange år, før et vidne skal afgive forklaring, kan hukommelsen være svækket, og forklaringens bevisværdi kan blive mindre.
”Skriftlige vidneerklæringer kan være med til at bevare bevisernes værdi. Når forklaringen foreligger på skrift tidligere i forløbet, kan den også i højere grad indgå sammen med andre skriftlige beviser, for eksempel e-mails og dokumenter,” vurderer Ole Spiermann.
Samtidig understreger han, at der skal være klare rammer.
”Det skal fortsat være vidnet, der forklarer sig – ikke advokaten. Derfor er der behov for vejledninger, som sikrer, at erklæringerne udarbejdes korrekt og i overensstemmelse med god advokatskik.
Dommerne spiller her en særlig rolle, fordi de har det overordnede ansvar for sagsstyringen, og de har en anden mulighed end advokaterne for at sikre fremdrift og gribe ind over for unødige forsinkelser,” siger Ole Spiermann, som samtidig oplyser, at Østre Landsret i en kendelse afsagt i juli måned direkte citerede fra arbejdsgruppens rapport om skriftlige vidneerklæringer.
Han anerkender også, at der i nogle sager kan være et incitament til at trække processen i langdrag. En part kan have interesse i at presse modparten økonomisk eller ressourcemæssigt for på et senere tidspunkt at opnå et mere fordelagtigt forlig. Netop derfor er aktiv procesledelse vigtig.
”Overordnet er præmissen for arbejdet, at retssikkerheden styrkes, når sager kan afgøres inden for rimelig tid – både for den, der rejser et krav, og for den, der bliver mødt med det. Det er den målsætning, anbefalingerne i rapporten skal bidrage til at indfri,” siger Birgitte Sølvkær Olesen.
”Nogle af forslagene kan gennemføres relativt hurtigt gennem fælles retningslinjer, ændret praksis og styrket dialog mellem aktørerne. Andre – for eksempel mere grundlæggende ændringer i reglerne om syn og skøn eller præklusion – vil kræve lovændringer og dermed en politisk proces,” siger Ole Spiermann.
Han oplever, at der er en betydelig lydhørhed blandt dommerne over for behovet for reformer.
”Dialogen mellem dommere og advokater er konstruktiv, og jeg fornemmer en fælles interesse i at få systemet til at fungere bedre. Det er ofte vanskeligt at reformere et system indefra, men netop derfor kan input fra advokaterne og fra andre brugere af retssystemet være vigtigt,” siger Ole Spiermann, og fortsætter:
”For i sidste ende handler anbefalingerne ikke kun om arbejdsgange for advokater og dommere. De handler om, at borgere og virksomheder skal kunne få deres sag prøvet på en måde, der både er retssikkerhedsmæssigt forsvarlig og praktisk overkommelig.”
Overordnet er præmissen for arbejdet, at retssikkerheden styrkes, når sager kan afgøres inden for rimelig tid – både for den, der rejser et krav, og for den, der bliver mødt med det.
Arbejdsgruppens seks hovedanbefalinger for større civile sager
1) Frontloading
En god begyndelse kan være halvt fuldendt, og der er grund til at sikre, at sagerne kommer godt fra start. Arbejdsgruppen anbefaler, at retsplejelovens præklusionsordning udvides til at gælde generelt fra første runde af skriftvekslingen. Det betyder, at påstande, anbringender og bevismidler så vidt muligt skal anføres i første processkrift (stævning eller svarskrift), og at senere tilføjelser kræver enighed eller særlig begrundelse. Samtidig bør det forberedende retsmøde tilpasses og styrkes i overensstemmelse hermed.
2) Eksperterklæringer
Arbejdsgruppen anbefaler, at ekspertbevis i udgangspunktet føres i form af ensidige erklæringer i stedet for syn og skøn. Det vil fremme sagerne i tid. Samtidig vil erklæringer fra forskellige eksperter belyse faglige usikkerheder, som ofte forbliver skjult eller uunderbyggede, hvor der alene optræder én ekspert.
3) Skriftlige vidneerklæringer
Arbejdsgruppen anbefaler, at vidnebevis i udgangspunktet føres i form af ensidige skriftlige vidneerklæringer, og at direkte mundtlig afhøring begrænses. Det vil forkorte hovedforhandlingen, styrke vidnebeviset og samtidig mindske overraskelsesmomenter.
4) Aktiv retsledelse og tilrettelæggelse af hovedforhandlingen
Arbejdsgruppen støtter de mange tidligere henstillinger om mere aktiv retsledelse, herunder i forbindelse med berammelse af hovedforhandlingen og fastlæggelsen af hovedforhandlingens omfang. Det bør forventes, at retten i forbindelse med berammelsen har sat sig grundigt ind i sagen og hovedforhandlingens elementer, idet der kan spares megen tid til hovedforhandlingen ved aktiv retsledelse i forbindelse med berammelsen.
5) Forelæggelse
Arbejdsgruppen anbefaler, at forelæggelsen afskaffes, idet hovedforhandlingen i stedet kan erstattes med korte indlæg fra hver part (”opening statements”). Det vil igen forkorte hovedforhandlingen og inspirere retten til grundigt at forberede hovedforhandlingen og aktivt at adressere konkrete uklarheder.
6) Retningslinjer
Arbejdsgruppen foreslår, at der udarbejdes retningslinjer til brug for behandling af større civile sager.
Arbejdsgruppens medlemmer
Arbejdsgruppen består af advokaterne Tomas Ilsøe Andersen, Simon Kristian Frøsig, Henriette Gernaa, Michael Kjær Lauritsen, Birgitte Sølvkær Olesen, Peter Schradieck og formand Ole Spiermann samt vicegeneralsekretær i Advokatsamfundet, Nicolai Pii.