Advokaternes oplevelse af domstolene er ofte, at der på den tekniske side er et efterslæb. Fogedretterne forbedrer nu fire konkrete områder og opfordrer advokaterne til at komme på banen med flere råd.
Af Trine Nørhede, retsassessor, Retten i Hillerød
Det er nu fire år siden, at retterne blev lagt sammen. De fleste embeder har fundet sig godt til rette i nye bygninger, og det er nu på tide at rette blikket udad mod dem, vi lever af og for: brugerne. Resultatet af den seneste landsdækkende brugerundersøgelse ved Danmarks Domstole, som blev offentliggjort i 2010, viser blandt andet, at selv om der blandt de professionelle brugere er en høj grad af tilfredshed med retternes service og personale, så er der stadig plads til forbedring ikke mindst på det teknologiske område.
Fogedretterne vil gerne gå forrest i en forbedring af samarbejdet med de professionelle brugere. Fogedretterne har en særlig forpligtelse til at sikre borgerne en ordentlig og respektfuld behandling og bliver på den baggrund måske til tider af de professionelle brugere opfattet som en modspiller eller en stopklods. Fogedretterne og de professionelle brugere har imidlertid en fælles interesse i at finde frem til en praktisk håndtering af navnlig inkassosagerne, der de senere år er steget eksplosivt i antal, og som er karakteriseret ved generelt at være relativt ensartede og oftest ukomplicerede. Vi i fogedretterne tænker, at en større åbenhed og en gensidig forståelse for hinandens arbejdsvilkår utvivlsomt vil skabe større effektivitet, kvalitet og tilfredshed for alle involverede parter, hvilket kan illustreres ved følgende fire eksempler:
Oplysninger om CPR/CVR
I den kommende tid vil fogedretternes IT-system, som alle almindelige fogedsager oprettes og behandles i, blive koblet op på CPR-registeret og CVR-registeret.
Brug af person- og CVR-numre i fogedretterne vil give en langt større træfsikkerhed, når (den rigtige) skyldner indkaldes, og vi har en forventning om, at spildtiden – ved for eksempel returnering af sager til adressesøgning og forgæves forkyndelser som følge af skyldners flytning – vil blive reduceret betydeligt, så gennemløbstiden for sagerne bliver kortere. Hvis fogedretterne skal kunne udnytte denne teknologiske mulighed optimalt, er det derfor vigtigt, at vi fremover i alle sager fra starten modtager oplysning om person- eller CVR-nummer på alle parter, og at det på forhånd er tjekket, at CVR-nummer og firmanavn passer sammen, så der ikke skal bruges tid på at undersøge, hvem den rette part er.
Langt de fleste professionelle brugere har på forhånd oplysning om parternes person- eller CVR-nummer og har i øvrigt det sidste halvandet år vænnet sig til at skulle give oplysningerne til fogedretten i de tilfælde, hvor kreditor får udlæg, som skal tinglyses.
Mailadresse og kontonummer
Fogedretternes IT-system samkøres allerede med Advokatsamfundets navne- og adresseregister. Hvis disse samkørsler også omfattede oplysning om sikre mailadresser og kontonumre på advokater, ville disse oplysninger automatisk kunne trækkes over i vores system til brug for f.eks. tilbagebetaling af retsafgift og tilbagemelding om gennemførte tinglysninger.
Telefonmøder
De såkaldte halve telefonmøder, hvor kreditor deltager i udlægsforretningen pr. telefon, er også et af de områder, hvor fogedretterne og de professionelle brugere kan have fordel af at indlede en dialog om, hvordan man imødekommer et behov hos brugerne og samtidig skaber de bedste forudsætninger for en smidig tilrettelæggelse og afvikling af rettens sagsbehandling.
Fogedretterne har hidtil måske ikke været gode nok til at informere om den udfordring, som telefonmøderne er, og hvad vi mener, der skal til, for at vi kan håndtere dem med det bedst mulige resultat for alle parter. Hvis vi er tilbageholdende med at omberamme almindelige møder til telefonmøder, skyldes det ikke uvilje mod forandringer, men at mange retter har indrettet særlige mødelokaler, hvor det nødvendige, tekniske udstyr er installeret, til brug for netop telefonmøderne. Derudover opererer de fleste fogedretter med et andet berammelsesmønster for telefonmøder end ved møder med personligt fremmøde, fordi telefonmøder uden samtidig visuel kontakt mellem parterne erfaringsmæssigt tager længere tid, idet de kræver en anderledes og mere aktiv deltagelse fra mødelederens side.
Professionelle brugere, som ønsker fleksibiliteten og bekvemmeligheden i at deltage i fogedretsmøder pr. telefon, kan derfor medvirke til at skabe de bedst mulige rammer om denne særlige mødeform ved allerede ved begæringens indgivelse at fremsætte et eventuelt ønske om telefonmøde. Det letter også fogedretternes afvikling af sagerne, når det originale fundament sendes med fra begyndelsen, og rekvirenten senest ved modtagelsen af meddelelsen om telefonmødets berammelse sender oplysning til fogedretten om navn og direkte telefonnummer på den bestemte person, som fogeden kan forvente i den anden ende af røret, når der ringes op ved mødets start.
Salgsopstillinger som pdf-fil
Også på tvangsauktionsområdet kan fogedretterne og de professionelle brugere opnå et smidigere samarbejde ved at indlede en tættere kommunikation om, hvordan man bedst udnytter ressourcerne og letter arbejdet for hinanden.
I takt med stigningen i antallet af tvangsauktioner er udgifterne til porto eksploderet som følge af de mange og ofte omfangsrige salgsopstillinger, der sendes pr. post først af de professionelle brugere til fogedretterne og herefter videre til rettighedshaverne. Udsigten til betydelige portostigninger fra 1. april 2011 har allerede inspireret enkelte fogedretter til at opfordre de professionelle brugere til at sende salgsopstillingen frem som en pdf-fil sammen med skyldners og rettighedshavernes mailadresser indhentet i forbindelse med henvendelsen til rettighedshaverne for at få opgørelser over deres krav.
Ud over den åbenlyse fordel i form af en portobesparelse for begge parter, som for Retten i Hillerøds vedkommende gav mærkbart resultat allerede efter en måned, giver den digitale forsendelsesmåde en større fleksibilitet, samtidig med at den er miljøvenlig, nem og fuldt forsvarlig, fordi filen ikke behøver sendes som krypteret mail. Kravet for salgsopstillinger i papirform om, at de ikke må indeholde oplysninger om f.eks. beskyttede adresser, personnumre eller fotos, der kan krænke privatlivets fred, gælder dog naturligvis også for en digital version.
Har du et forslag?
Der er uden tvivl mange andre områder, hvor fogedretterne og de professionelle brugere med fordel kan bruge og lytte mere til hinanden. Fogedretterne opfordrer derfor advokaterne til mere dialog. Advokater, der har råd eller forslag, kan kontakte artiklens forfatter på trno@domstol.dk eller leder af retternes Bedste Praksis konsulentteam, jurist Merete Schlüter med mailadressen mesc@domstol.dk.