Pas på interessekonflikter. Alle typer af medarbejdere bør give anledning til bekymring, når det handler om interessekonflikter i forbindelse med en ny sag og nye medarbejdere. Det mener Kim Rasmussen, partner i Kromann Reumert og formand for firmaets etikudvalg, samt Bo Vadt Christensen, medlem af Advokatrådets regel- og tilsynsudvalg.
Temaet er skrevet af Tine Østergård
Alle medarbejdere kan blive smittet
Interessekonflikter kan opstå på alle niveauer. Både stud.jur’er, advokatfuldmægtige, advokater, partnere og måske administrativt personale kan bære smitte med sig fra ét advokatfirma til et andet, og det gælder derfor om at være påpasselig, inden man ansætter nye medarbejdere, siger Kim Rasmussen, som er formand for Kromann Reumerts etikudvalg.
Alle nye medarbejdere i Kromann Reumert bliver tjekket for interessekonflikter, inden de bliver ansat. Det sker for at undgå situationer, hvor firmaet må trække sig fra en sag, fordi en ny medarbejder tidligere har været på modpartens side og derfor har fortrolig viden. I den seneste tid er der kommet øget fokus på interessekonflikter i relation til juridiske medarbejdere, der skifter job, især i store retssager.
- Klager om inhabilitet er ikke nødvendigvis i klientens interesse, da det i værste fald kan forsinke sagen betydeligt. Det er ærgerligt for klienten, hvis en årelang retssag bliver udskudt, fordi der midt i det hele bliver rejst spørgsmål om, hvorvidt advokaten er inhabil. Hvis det viser sig, at der er en interessekonflikt, er klienten nødt til at finde en ny advokat, men det kan være svært, hvis der er tale om en stor retssag, hvor mange advokatfirmaer i forvejen er involveret. Samtidig har advokaten brugt lang tid på at forberede sig, og der går dermed en masse viden til spilde, siger Kim Rasmussen, partner i Kromann Reumert og formand for firmaets etikudvalg.
Derfor gælder det ifølge Kim Rasmussen om at sikre sig, at nye medarbejdere ikke har været involveret i sager, som kan medføre interessekonflikter.
- Vi mener i princippet, at der er risiko for, at alle juridiske medarbejdere kan blive smittet. Det gælder både stud.jur’er, advokatfuldmægtige, advokater og partnere. Vi tror ikke, det gælder administrativt personale, men der foreligger ingen afgørelser herom. Derfor sender vi et spørgeskema til alle nye medarbejdere, inden de bliver ansat, hvor vi spørger, om de har været involveret i sager, hvor Kromann Reumert er eller har været advokat. Af hensyn til tavshedspligten over for en tidligere arbejdsgiver kan vi ikke altid få oplyst, hvilke sager det drejer sig om, men det indgår i vurderingen af, om vi kan ansætte de pågældende, siger Kim Rasmussen.
Vurdering af interessekonflikt
Kromann Reumert har løbende afvist dygtige kandidater, fordi de har været involveret i sager på modpartens side, men det er heldigvis ikke sket ofte. I nogle tilfælde er det nemt at afgøre, at en medarbejder er smittet – men bestemt ikke altid, mener Kim Rasmussen.
- Hvis en advokat har været aktivt involveret i en sag, er det klart, at vedkommende er smittet. Men hvad med en stud.jur., som har gennemgået bilagsmateriale, der ikke er relevant fortrolig viden, men som samtidig har haft adgang til hele sagen – er vedkommende så smittet, og vil det have konsekvenser, hvis vedkommende skifter til modpartens advokat, spørger Kim Rasmussen, som fortæller, at Kromann Reumert jævnligt løber ind i spørgsmål om eventuelle interessekonflikter.
Spørgsmålene kan både dreje sig om advokater og advokatfuldmægtige, men også om stud.jur’er, som ofte har adgang til fortroligt materiale, fordi de laver sagsbehandling.
- Grænsedragningen er svær, og alle typer af medarbejdere kan give anledning til bekymring, hvis de tidligere har været inddraget i principielle store sager, siger Kim Rasmussen.
Kromann Reumert nedsatte i 1999 et etikudvalg i forbindelse med fusionen mellem Kromann & Münter og Reumert & Partnere.
- Da vi fusionerede til Kromann Reumert, havde vi brug for at undersøge, hvilke interessekonflikter der var mellem firmaerne, og samtidig mente vi, at det var hensigtsmæssigt med en løbende vurdering af potentielle interessekonflikter, siger Kim Rasmussen.
Etikudvalget tager løbende stilling til interessekonflikter i firmaet. Hver gang der kommer en ny sag, er den ansvarlige partner forpligtet til at tjekke sagen op mod interessekonflikter, og hvis der lader til at være en konflikt, skal partneren afklare spørgsmålet med den partner, som har en anden sag eller har haft en tidligere sag. Hvis parterne ikke kan blive enige, eller hvis det er mere principielt, skal de spørge etikudvalget, som lægger en intern linje i forhold til, hvordan de advokatetiske regler skal fortolkes.
- Vi gør vores bedste for at undgå interessekonflikter, men der har været enkelte eksempler, fordi vi ikke har været gode nok til at vurdere risikoen i forbindelse med, at vi accepterede en ny sag. Det er heldigvis meget sjældent, at det er sket. Vi har oplevet en stigning i antallet af klager til Advokatnævnet i relation til konkursboer. Jeg ved ikke, hvorfor det præcis er på dette område, vi oplever flere konflikter, men sagerne viser, at vi skal arbejde målrettet for at komme konflikterne i forkøbet, siger Kim Rasmussen.
Firkantede regler
Ifølge Kim Rasmussen er reglerne om interessekonflikter en kende for firkantede og ofte svære at administrere i praksis. Advokatnævnet har i alt fald en gang afsagt en kendelse vedrørende god advokatskik i forbindelse med jobskifte, hvor en advokat, der var involveret i en retssag, skiftede til modpartens firma, dog uden at få berøring med sagen i sit nye job. Advokatnævnet og senere Østre Landsret afgjorde, at advokaten var inhabil, og at hendes nye arbejdsplads skulle trække sig fra sagen, også selvom den pågældende advokat ikke havde noget med sagen at gøre i sit nye arbejde.
- Det var en hård dom, for den pågældende advokat har jo sin tavshedspligt, som hun skal overholde. Man må derfor gå ud fra, at hun ikke videregiver fortrolige oplysninger til sine nye kollegaer. Derudover har advokaten jo et speciale, og hvis hun skal skifte job, er det nødt til at være til en afdeling, hvor man beskæftiger sig med det pågældende område. Man kan sige, at de advokatetiske regler er en form for udvidet konkurrenceklausul, siger Kim Rasmussen, som mener, at der nok er brug for en ændring af de advokatetiske regler på dette område, således at det ikke begrænser muligheden for jobskifte.
Et andet område, hvor det kan være fornuftigt at ændre reglerne, er at tillade brug af ”Chinese Walls”, hvor to advokater i samme firma kan håndtere den samme sag med klienter med modstridende interesser, så længe advokaterne ikke har adgang til hinandens dokumenter og fortrolige viden, og såfremt klienterne har givet samtykke.
- Chinese Walls er et interessant emne, som vi bør overveje i Danmark, fordi det vil give en smidigere praksis og er ønsket af flere klienter, og det behøver ikke at bringe advokatens integritet i fare, siger Kim Rasmussen.
Råd til andre advokatfirmaer
Kim Rasmussen er sikker på, at de fleste advokatfirmaer i forvejen gør meget for at undgå interessekonflikter, men hvis han skal give et godt råd, så handler det om at forebygge problemerne ved at registrere alle sager omhyggeligt:
- Man skal registrere, hvem der er parter på sagen, også på modpartens side. De fleste sager strækker sig over tid og er dynamiske, så man skal løbende registrere nye parter og interessenter.
Derudover mener Kim Rasmussen, at man i større omfang skal overveje, om en opstået konflikt kan løses ved hjælp af mediation i stedet for at klage.
- I mange tilfælde vil mediation være en fordel, fordi det kan være en hurtigere proces, og fordi det ikke er hensigtsmæssigt, hvis der opstår tvivl om, hvorvidt en advokat kan fortsætte sin repræsentation af en klient, fordi man først skal have afklaret en klage, siger Kim Rasmussen.
Kim Rasmussen
Partner i Kromann Reumert og formand for firmaets etikudvalg. Specialiseret i blandt andet bank og finansiering samt kapitalmarkeder.
Advokaters inhabilitet ophører ikke
Alle medarbejdere bør give anledning til bekymring, når det handler om interessekonflikter – også studentermedhjælpere og sekretærer. Det siger Bo Vadt Christensen, medlem af Advokatrådets regel- og tilsynsudvalg, som gør opmærksom på, at risikoen for inhabilitet ikke ophører, heller ikke efter fem eller ti år.
Advokatfirmaer bør altid undersøge, om der er potentielle interessekonflikter, når de ansætter nye medarbejdere – også i relation til sager, som ligger flere år tilbage i tiden. Risikoen for inhabilitet ophører nemlig ikke, fortæller Bo Vadt Christensen, medlem af Advokatrådets regel- og tilsynsudvalg, som opfordrer advokatfirmaer til at være særligt opmærksomme på det tidsmæssige aspekt.
- Flere har en fornemmelse af, at risikoen for inhabilitet ophører efter fire-fem år, men det er forkert. Man vil stadig som udgangspunkt være inhabil. Til gengæld kan man sagtens opleve, at den viden, man har opnået som advokat, vil blive udvandet over tid, og i det tilfælde vil man formentlig kunne undgå inhabilitet, siger Bo Vadt Christensen.
Mærk efter i maven
Ifølge Bo Vadt Christensen bør alle medarbejdere som udgangspunkt give anledning til bekymring, når det handler om interessekonflikter. Også studentermedhjælpere og sekretærer.
- Der er ikke så meget praksis på området endnu vedrørende studenter og sekretærer, og der mangler derfor et klart svar på, om de er omfattet af reglerne om interessekonflikter. Det er dog min klare overbevisning, at stud.jur’er er omfattet, fordi de laver juridisk arbejde og har samme adgang til sagerne som advokater. Med hensyn til advokatsekretærer, så er de formentlig ikke omfattet på nuværende tidspunkt, men det er en fejl i min optik, siger Bo Vadt Christensen og uddyber:
- Mange advokatsekretærer er sagsbehandlere, og jeg kan ikke se den store forskel på deres og studentermedhjælpernes arbejde. Derfor mener jeg ikke, at de skal være undtaget fra reglerne om interessekonflikter og inhabilitet.
Der mangler også ankenævnspraksis på andre faggrupper, eksempelvis økonomer og cand.merc.(jur’er.), som måske, måske ikke er omfattet af reglerne, siger Bo Vadt Christensen, som mener, at problematikken bliver større, desto flere faggrupper man kigger på i advokatbranchen. Han har derfor ét klart råd til alle advokatvirksomheder:
- Vurder den konkrete sag. Hvis du er i tvivl, eller hvis din mavefornemmelse siger, at der kan være en interessekonflikt, så lad være med at tage sagen eller med at ansætte den person, som kan forårsage konflikten. Hvis en sekretær har været sagsbehandler på en sag, kan det formentlig være medvirkende til inhabilitet på en ny arbejdsplads.
Underleverandører ikke omfattet
Til gengæld kan advokatfirmaer (næsten) slappe af, når det gælder underleverandører.
- Underleverandører har som udgangspunkt ikke adgang til de samme oplysninger som advokatpersonalet, og derudover underskriver de ofte en tavshedserklæring, siger Bo Vadt Christensen, som dog mener, at der i særtilfælde kan blive tale om en interessekonflikt. Eksempelvis hvis advokaten har et tæt og hyppigt samarbejde med en arkitekt eller bygningssagkyndig, og hvor man er meget inde i hinandens virksomheder.
- I det tilfælde skal man være opmærksom på risikoen for inhabilitet, men overordnet set har jeg svært ved at se problemet med underleverandører.
Mindre mobilitet
I løbet af de seneste 10-15 år er der kommet øget fokus på interessekonflikter i advokatbranchen, og det har svækket mobiliteten i branchen. Bordet fanger for hele advokatvirksomheden, hvis en advokat tidligere har repræsenteret en klient. I så fald er det no go at føre sag imod klienten, også selvom den pågældende advokat ikke er involveret i sagen.
- Det skal man især være opmærksom på i forbindelse med fusioner af to advokatvirksomheder. Jo større virksomhederne er, desto større er risikoen for en interessekonflikt, siger Bo Vadt Christensen, som også gør opmærksom på problemet i forhold til kædesamarbejder.
- Kædesamarbejder gælder på samme vilkår som et stort firma, fordi man typisk har adgang til sagerne via fælles IT-systemer. Det betyder, at et kontor i et kædesamarbejde ikke kan repræsentere en klient, hvis et andet kontor i kædesamarbejdet repræsenterer modparten, siger Bo Vadt Christensen.
Inhabilitet kan dog undgås, hvis klienten skriver under på et informeret samtykke.
Bo Vadt Christensen medgiver, at reglerne for interessekonflikter kan fremstå som en udvidet konkurrenceklausul, men at det ikke er det, der er meningen med reglerne.
- Jeg har faktisk ikke hørt om hensynet til konkurrenceklausuler før i forbindelse med interessekonflikter, men der er vel en form for konkurrenceklausul i reglerne. Advokatrådets holdning er dog, at hensynet til advokaters habilitet vejer tungest, siger han.
Tre vigtige hensyn
Der er tre hovedhensyn, når det gælder om at undgå interessekonflikter, siger Bo Vadt Christensen. Det første er, at advokaten skal være uafhængig af andre interesser end klientens. Det andet er, at advokaten løbende kommer i besiddelse af fortrolige oplysninger om sine klienter, som advokaten senere vil kunne bruge imod klienten – eksempelvis hvis vedkommende skifter til det advokatfirma, som repræsenterer konkurrenten.
- Det tredje hensyn er appearance. Det vil sige, hvordan man fremstår udadtil. Det skal være tydeligt, at advokaten er uafhængig og ikke har andre motiver end at varetage klientens interesser, siger Bo Vadt Christensen.
Og netop hensynet til appearance er vigtigt, fordi der er kommet større fokus på advokaters adfærd, mener Bo Vadt Christensen.
- Der bliver generelt anlagt flere sager om interessekonflikter, fordi der er kommet øget samfundsmæssig opmærksomhed på de etiske regler, blandt andet på grund af en række kedelige sager i branchen.
Bo Vadt Christensen
Partner i Elmann og medlem af Advokatrådets regel- og tilsynsudvalg. Specialiseret i insolvens og rekonstruktion.
Advokat Bo Vadt Christensen er efter redaktionens afslutning afgået ved døden.
Undgå interessekonflikter
Pas på, når du rådgiver flere parter samtidig. Det kan eksempelvis være to personer, som vil etablere en virksomhed sammen. Her bliver du advokat for begge parter, og det betyder, at du ikke senere kan være advokat for den ene part, hvis de bliver uvenner. Det samme gælder en ægtepagt, hvor du ikke senere kan repræsentere den ene ægtefælle i forbindelse med skilsmisse.
Pas på med hasteopgaver. Udgangspunktet er, at du altid skal undersøge, om der er inhabilitet, inden du starter sagsbehandlingen. Det kan dog være vanskeligt, hvis klienten eksempelvis ringer og siger, at vedkommende er blevet stævnet, og at der skal indgives svarskrift i dag, men gør dit bedste for at afklare en potentiel interessekonflikt først.
Vær opmærksom på, om du optræder som advokat eller privatperson. Der er ingen klare regler for, hvornår du indtræder i rollen som advokat, hvis du eksempelvis sidder til et middagsselskab og taler med din bordherre eller borddame om et juridisk problem. Forsøg at gøre op med dig selv, hvornår du træder ind i rollen som advokat. Hvis du for eksempel uddeler dit visitkort og beder vedkommende om at komme ind på dit kontor i morgen, hvor I kan drøfte sagen, så er du formentlig allerede i gang med sagsbehandlingen.
Advokatetiske regler: Interessekonflikter
12.1 Ved modtagelsen af enhver ny sag skal advokaten i rimeligt omfang sikre sig mod, at der kan opstå tvivl om advokatens iagttagelse af bestemmelserne om interessekonflikter.
12.2 En advokat må ikke bistå en klient i situationer, hvor en interessekonflikt er opstået, eller hvor der foreligger nærliggende risiko for, at en sådan konflikt opstår.
Der behøver måske ikke at være etableret et formelt klientforhold, før advokaten kan havne i en interessekonflikt. Der er i hvert fald flere eksempler på, at Advokatnævnet har anvendt vendingen, at en advokat har ”fremstået” som en klients rådgiver og derfor var i en interessekonflikt.
Kilde: ”De advokatetiske regler – kommenteret” af Lars Økjær Jørgensen og Martin Lavesen