Landsretterne forbereder en ny vejledning for de civile sager. Ole Dybdahl og Svend Bjerg Hansen beskriver, hvordan advokater bedst kan opfylde kravene.
Af Ole Dybdahl, landsdommer, Østre Landsret, og Svend Bjerg Hansen, landsdommer, Vestre Landsret
Efter langvarige drøftelser blev de to landsretter i 2007 enige om en fælles vejledning om be¬handling af civile sager. Vejledningen er dateret 22. marts 2007 og kan findes på begge landsretters hjemmeside.
Formålet med en ny vejledning var dels at indarbejde de ændringer, der skete i den civile retspleje som følge af domstolsreformen, dels – så vidt muligt – at skabe fælles retningslinjer for behandlingen af civile sager i begge landsretter. Vejledningen omfatter både 1. instanssager og ankesager.
Der er nu gået mere end tre år, siden vejledningen trådte i kraft, og det kan derfor være på sin plads at gøre status og vurdere, om vejledningen har virket efter hensigten, og om der er behov for ændringer. Repræsentanter for de to landsretter vil derfor i september mødes og drøfte vej¬ledningen og overveje behovet for ændringer. Nogle ændringer skal der under alle omstændig¬heder foretages, f.eks. som følge af de nye regler om småsager og gruppesøgsmål.
Hvordan har vejledningen virket?
Hovedformålet med vejledningen var i overensstemmelse med den nye bestemmelse i retsple¬jelovens § 365 om hovedforhandlingen i civile 1. instanssager at komme væk fra den meget omstændelige oplæsning og dokumentation, som fandt sted før domstolsreformen.
Alle advo¬kater, der har mødt i landsretterne før domstolsreformen, kan huske den “gamle” måde at fore¬lægge en sag på, hvor advokaten – nogle gange i timevis – dokumenterede bilag, herunder i en an¬kesag læste byretsdommen op fra ende til anden. Det er vi heldigvis kommet væk fra, og langt de fleste advokater er kommet godt efter det, sådan at forelæggelsen i dag i langt de fleste sager kan gennemføres hurtigere end tidligere. Den almindelige ankesag forelægges vel i dag på en halv til en hel time.
Et vigtigt led i den nye måde at afvikle hovedforhandlingen på er de indstregninger, som den advokat, der udarbejder ekstrakten, skal foretage for at markere den del af et bilag, der har be¬tydning ved pådømmelsen af sagen.
Der henvises til vejledningens punkt D. 4. Formålet hermed er at give dommerne mulighed for at koncentrere deres forberedelse om de relevante dele af sagen.
I begyndelsen kneb det for mange advokater at leve op til kravene om indstregninger, men ef¬terhånden går det bedre, og de fleste ekstrakter opfylder i dag de krav, der stilles i vejledningen. Det sker dog stadig, at der kommer ekstrakter uden indstregninger eller ekstrakter, hvor stort set alt er streget ind. Vi er i landsretterne begyndt at kræve, at sagsøgeren/appellantens advokat gør ekstrakten færdig, således at de nødvendige indstregninger sker. Advokaterne må imødese, at denne praksis vil blive skærpet fremover.
Ekstrakten
Ekstrakten er grundlaget for dommernes forberedelse og for hovedforhandlingen. Dommerne har almindeligvis ikke andre dele af sagen til rådighed. Det er derfor vigtigt, at alle relevante bilag kommer med i ekstrakten. Det gælder f.eks. retsbøger, der er relevante under hovedfor¬handlingen. Det sker ikke sjældent, at sådanne retsbøger ikke medtages i ekstrakten.
Husk at ekstrakten ikke er en bilagssamling, hvor alt skal med. Det er kun relevante bilag, der skal med i ekstrakten. Det virker ikke særlig heldigt, når ekstrakten i en skattesag, hvori Kammeradvokaten har afgivet op til flere processkrifter, indeholder et bilag, der viser, at stæv¬ningen er blevet forkyndt for en medarbejder i Skatteministeriets betjentstue.
Almindeligvis er der også grund til at advare mod – navnlig i ankesager – at medtage alt for meget korrespondance mellem advokaterne inden sagsanlægget. Sådan korrespondance indeholder ofte alene en op¬ridsning af parternes synspunkter, som jo er kendte fra andre bilag i sagen.
Det er sagsøgerens/appellantens advokat, der er den udfarende, når det gælder ekstrakten, men det er langt det letteste, hvis alt materiale – også det modparten finder relevant – kommer med i ekstrakten, så vi undgår, at der i sidste øjeblik kommer tillægsekstrakter dumpende. Det er der¬for vigtigt, at et udkast til ekstrakt som foreskrevet i vejledningen sendes til modparten senest 14 dage før hovedforhandlingen. Man kan vist roligt sige, at det ikke altid sker.
Materialesamlinger
I begge landsretter påbegyndes voteringen næsten altid umiddelbart efter hovedforhandlingen. Hvis parterne ønsker, at de domme mv., som støtter deres sag, skal tillægges betydning, er det derfor særdeles fornuftigt at sende materialesamlinger i så god tid, at dommerne har mulighed for at studere dem inden hovedforhandlingen.
Også en materialesamling bør kun indeholde oplysninger, der er relevante for sagen. Det sker ikke sjældent, at materialesamlingerne indeholder f.eks. domme, hvis relevans for problemstil¬lingen i den sag, man som dommer skal pådømme, ikke er soleklar.
Det er en god idé også i materialesamlingen at lave indstregninger, således at de dele af en dom eller et lovforslag, som advokaten ønsker at påberåbe sig, er angivet med en indramning eller en streg i margen.
Påstandsdokumenter og processkrifter
Forud for ekstrakten og materialesamlingen har advokaten udarbejdet en række processkrifter og et påstandsdokument.
Om processkrifterne under sagens forberedelse vil vi blot minde om, at formålet med skrift¬vekslingen er at afklare sagens genstand. Det kan også udtrykkes på den måde, at sagen gerne skal skæres til, så det står bøjet i neon, hvori uenigheden består. Det kan derfor godt være fru¬strerende at konstatere, at vi stadig har sager, hvor sagsøgeren er nået til processkrift VI og sag¬søgte til processkrift F.
Mange påstandsdokumenter er alt for lange, idet de efter en kort påstand, f.eks. frifindelse, inde¬holder flere sider med advokatens synspunkter, hvor det karakteristiske er, at alle synspunkterne begynder med “at”. Det er heller ikke altid, at der er nogen systematisk inddeling af de mange “at”er.
Et påstandsdokument bør udover partens påstand indeholde en systematisk, kortfattet oversigt over partens anbringender. I almindelige civile sager er der ingen grund til, at påstandsdoku¬mentet er på mere end et par sider, men selvfølgelig kan der være sager, der er så omfattende eller principielle, at en noget mere omfattende angivelse af partens synspunkter kan være på sin plads. Det kan i så fald ske i form af et såkaldt sammenfattende processkrift, jf. retsplejelovens § 357,stk. 2.
Formuleringen af påstanden er meget vigtig. Påstandene er grundlaget for rettens domskonklu¬sion, og påstandene er derfor noget, som alle dommere går voldsomt op i. Det er derfor vigtigt, at man som advokat formulerer sin parts påstand omhyggeligt, så den er klar og letforståelig (og kan fuldbyrdes) og direkte kan danne grundlag for rettens konklusion, hvis man får medhold. Det sker stadig ikke helt sjældent, at en påstand indeholder dele, som blot er anbringender til støtte for det, som parten reelt ønsker at opnå.
Vi arbejder ved domstolene på at undgå eller i hvert fald nedtone anvendelsen af ord som “sagsøge¬ren”, “indstævnte”, “rekvisitus” og lignende, så anvendelsen af disse for menigmand noget ufor¬ståelige udtryk bør søges begrænset i et påstandsdokument.
Forelæggelsen under hovedforhandlingen
Som dommer vil man gerne have den advokat, der forelægger sagen, til at “fortælle historien”. Bag enhver civil retssag er der en historie, som ofte er spændende, og det er den, vi gerne vil have præsenteret på en i forhold til modparten loyal og objektiv måde. Advokaten afgør selv, hvor meget han vil citere direkte, men citeringen bør søges begrænset til de virkelig centrale bilag for problemstillingen i sagen.
Alle dommere elsker støttebilag. Det er altså noget lettere at forberede/hovedforhandle en sag, hvis centrale økonomiske oplysninger af betydning for f.eks. en sag om omstødelse er angivet på et støttebilag, i stedet for at man skal “grave” efter oplysningerne i et helt ringbind med regn¬skaber. Man vil derfor som advokat blive mødt med venlige smil fra dommerne, hvis man kommer med et sådant støttebilag. Også tidslinjer i større sager er meget velkomne.
Proceduren
Mange procedurer er efter vores opfattelser alt for lange og kunne med fordel koncentreres. Som advokat bør man under proceduren samle sig om sagens afgørende faktiske og retlige spørgsmål og nøjes med en kortere gennemgang af mindre væsentlige spørgsmål.
Overflødige henvisninger til domme og litteratur bør undgås. Det bør tilkendegives klart og præcist, hvilken relevans en dom har for afgørelsen af den sag, som man procederer i.
Sagsomkostninger
Til slut nogle enkelte bemærkninger om sagsomkostninger.
Hvis der er særlige hensyn, som en advokat ønsker tillagt betydning ved rettens omkostningsafgørelse, er det vigtigt, at der som anført i vejledningens punkt C. 3. senest ved hovedforhandlingens begyndelse indleveres en specificeret oversigt med oplysninger, som er relevante for omkostningsafgørelsen, f.eks. vedrø¬rende retsafgift og syn og skøn.
Som angivet i vejledningen må omkostningsafgørelsen forven¬tes truffet på grundlag af de oplysninger, som advokaterne forsyner dommerne med skriftligt eller mundtligt under hovedforhandlingen.
Sagsomkostninger er i øvrigt en videnskab for sig. I forbindelse med samarbejdet mellem de to landsretter om en revision af vejledningen om behandlingen af civile sager vil der blive indledt drøftelser om, hvorvidt der kan udfærdiges nogle generelle retningslinjer og principper for landsretternes afgørelser om sagsomkostninger i civile sager.
Giv dit besyv med
Vi vil gerne opfordre advokater, der måtte have bemærkninger til vejledningen eller forslag til ændringer eller tilføjelser, om at give os besked herom. Kom frem med det, hvis I har gode ideer. Det gøres lettest på mail OleDybdahl@oestrelandsret.dk eller SvendBjergHansen@vestrelands- ret.dk. Vi modtager med fornøjelse stort og småt samt både ris og ros.
Af Ole Dybdahl, landsdommer, Østre Landsret, og Svend Bjerg Hansen, landsdommer, Vestre Landsret
Efter langvarige drøftelser blev de to landsretter i 2007 enige om en fælles vejledning om be¬handling af civile sager. Vejledningen er dateret 22. marts 2007 og kan findes på begge landsretters hjemmeside.
Formålet med en ny vejledning var dels at indarbejde de ændringer, der skete i den civile retspleje som følge af domstolsreformen, dels – så vidt muligt – at skabe fælles retningslinjer for behandlingen af civile sager i begge landsretter. Vejledningen omfatter både 1. instanssager og ankesager.
Der er nu gået mere end tre år, siden vejledningen trådte i kraft, og det kan derfor være på sin plads at gøre status og vurdere, om vejledningen har virket efter hensigten, og om der er behov for ændringer. Repræsentanter for de to landsretter vil derfor i september mødes og drøfte vej¬ledningen og overveje behovet for ændringer. Nogle ændringer skal der under alle omstændig¬heder foretages, f.eks. som følge af de nye regler om småsager og gruppesøgsmål.
Hvordan har vejledningen virket?
Hovedformålet med vejledningen var i overensstemmelse med den nye bestemmelse i retsple¬jelovens § 365 om hovedforhandlingen i civile 1. instanssager at komme væk fra den meget omstændelige oplæsning og dokumentation, som fandt sted før domstolsreformen.
Alle advo¬kater, der har mødt i landsretterne før domstolsreformen, kan huske den “gamle” måde at fore¬lægge en sag på, hvor advokaten – nogle gange i timevis – dokumenterede bilag, herunder i en an¬kesag læste byretsdommen op fra ende til anden. Det er vi heldigvis kommet væk fra, og langt de fleste advokater er kommet godt efter det, sådan at forelæggelsen i dag i langt de fleste sager kan gennemføres hurtigere end tidligere. Den almindelige ankesag forelægges vel i dag på en halv til en hel time.
Et vigtigt led i den nye måde at afvikle hovedforhandlingen på er de indstregninger, som den advokat, der udarbejder ekstrakten, skal foretage for at markere den del af et bilag, der har be¬tydning ved pådømmelsen af sagen.
Der henvises til vejledningens punkt D. 4. Formålet hermed er at give dommerne mulighed for at koncentrere deres forberedelse om de relevante dele af sagen.
I begyndelsen kneb det for mange advokater at leve op til kravene om indstregninger, men ef¬terhånden går det bedre, og de fleste ekstrakter opfylder i dag de krav, der stilles i vejledningen. Det sker dog stadig, at der kommer ekstrakter uden indstregninger eller ekstrakter, hvor stort set alt er streget ind. Vi er i landsretterne begyndt at kræve, at sagsøgeren/appellantens advokat gør ekstrakten færdig, således at de nødvendige indstregninger sker. Advokaterne må imødese, at denne praksis vil blive skærpet fremover.
Ekstrakten
Ekstrakten er grundlaget for dommernes forberedelse og for hovedforhandlingen. Dommerne har almindeligvis ikke andre dele af sagen til rådighed. Det er derfor vigtigt, at alle relevante bilag kommer med i ekstrakten. Det gælder f.eks. retsbøger, der er relevante under hovedfor¬handlingen. Det sker ikke sjældent, at sådanne retsbøger ikke medtages i ekstrakten.
Husk at ekstrakten ikke er en bilagssamling, hvor alt skal med. Det er kun relevante bilag, der skal med i ekstrakten. Det virker ikke særlig heldigt, når ekstrakten i en skattesag, hvori Kammeradvokaten har afgivet op til flere processkrifter, indeholder et bilag, der viser, at stæv¬ningen er blevet forkyndt for en medarbejder i Skatteministeriets betjentstue.
Almindeligvis er der også grund til at advare mod – navnlig i ankesager – at medtage alt for meget korrespondance mellem advokaterne inden sagsanlægget. Sådan korrespondance indeholder ofte alene en op¬ridsning af parternes synspunkter, som jo er kendte fra andre bilag i sagen.
Det er sagsøgerens/appellantens advokat, der er den udfarende, når det gælder ekstrakten, men det er langt det letteste, hvis alt materiale – også det modparten finder relevant – kommer med i ekstrakten, så vi undgår, at der i sidste øjeblik kommer tillægsekstrakter dumpende. Det er der¬for vigtigt, at et udkast til ekstrakt som foreskrevet i vejledningen sendes til modparten senest 14 dage før hovedforhandlingen. Man kan vist roligt sige, at det ikke altid sker.
Materialesamlinger
I begge landsretter påbegyndes voteringen næsten altid umiddelbart efter hovedforhandlingen. Hvis parterne ønsker, at de domme mv., som støtter deres sag, skal tillægges betydning, er det derfor særdeles fornuftigt at sende materialesamlinger i så god tid, at dommerne har mulighed for at studere dem inden hovedforhandlingen.
Også en materialesamling bør kun indeholde oplysninger, der er relevante for sagen. Det sker ikke sjældent, at materialesamlingerne indeholder f.eks. domme, hvis relevans for problemstil¬lingen i den sag, man som dommer skal pådømme, ikke er soleklar.
Det er en god idé også i materialesamlingen at lave indstregninger, således at de dele af en dom eller et lovforslag, som advokaten ønsker at påberåbe sig, er angivet med en indramning eller en streg i margen.
Påstandsdokumenter og processkrifter
Forud for ekstrakten og materialesamlingen har advokaten udarbejdet en række processkrifter og et påstandsdokument.
Om processkrifterne under sagens forberedelse vil vi blot minde om, at formålet med skrift¬vekslingen er at afklare sagens genstand. Det kan også udtrykkes på den måde, at sagen gerne skal skæres til, så det står bøjet i neon, hvori uenigheden består. Det kan derfor godt være fru¬strerende at konstatere, at vi stadig har sager, hvor sagsøgeren er nået til processkrift VI og sag¬søgte til processkrift F.
Mange påstandsdokumenter er alt for lange, idet de efter en kort påstand, f.eks. frifindelse, inde¬holder flere sider med advokatens synspunkter, hvor det karakteristiske er, at alle synspunkterne begynder med “at”. Det er heller ikke altid, at der er nogen systematisk inddeling af de mange “at”er.
Et påstandsdokument bør udover partens påstand indeholde en systematisk, kortfattet oversigt over partens anbringender. I almindelige civile sager er der ingen grund til, at påstandsdoku¬mentet er på mere end et par sider, men selvfølgelig kan der være sager, der er så omfattende eller principielle, at en noget mere omfattende angivelse af partens synspunkter kan være på sin plads. Det kan i så fald ske i form af et såkaldt sammenfattende processkrift, jf. retsplejelovens § 357,stk. 2.
Formuleringen af påstanden er meget vigtig. Påstandene er grundlaget for rettens domskonklu¬sion, og påstandene er derfor noget, som alle dommere går voldsomt op i. Det er derfor vigtigt, at man som advokat formulerer sin parts påstand omhyggeligt, så den er klar og letforståelig (og kan fuldbyrdes) og direkte kan danne grundlag for rettens konklusion, hvis man får medhold. Det sker stadig ikke helt sjældent, at en påstand indeholder dele, som blot er anbringender til støtte for det, som parten reelt ønsker at opnå.
Vi arbejder ved domstolene på at undgå eller i hvert fald nedtone anvendelsen af ord som “sagsøge¬ren”, “indstævnte”, “rekvisitus” og lignende, så anvendelsen af disse for menigmand noget ufor¬ståelige udtryk bør søges begrænset i et påstandsdokument.
Forelæggelsen under hovedforhandlingen
Som dommer vil man gerne have den advokat, der forelægger sagen, til at “fortælle historien”. Bag enhver civil retssag er der en historie, som ofte er spændende, og det er den, vi gerne vil have præsenteret på en i forhold til modparten loyal og objektiv måde. Advokaten afgør selv, hvor meget han vil citere direkte, men citeringen bør søges begrænset til de virkelig centrale bilag for problemstillingen i sagen.
Alle dommere elsker støttebilag. Det er altså noget lettere at forberede/hovedforhandle en sag, hvis centrale økonomiske oplysninger af betydning for f.eks. en sag om omstødelse er angivet på et støttebilag, i stedet for at man skal “grave” efter oplysningerne i et helt ringbind med regn¬skaber. Man vil derfor som advokat blive mødt med venlige smil fra dommerne, hvis man kommer med et sådant støttebilag. Også tidslinjer i større sager er meget velkomne.
Proceduren
Mange procedurer er efter vores opfattelser alt for lange og kunne med fordel koncentreres. Som advokat bør man under proceduren samle sig om sagens afgørende faktiske og retlige spørgsmål og nøjes med en kortere gennemgang af mindre væsentlige spørgsmål.
Overflødige henvisninger til domme og litteratur bør undgås. Det bør tilkendegives klart og præcist, hvilken relevans en dom har for afgørelsen af den sag, som man procederer i.
Sagsomkostninger
Til slut nogle enkelte bemærkninger om sagsomkostninger.
Hvis der er særlige hensyn, som en advokat ønsker tillagt betydning ved rettens omkostningsafgørelse, er det vigtigt, at der som anført i vejledningens punkt C. 3. senest ved hovedforhandlingens begyndelse indleveres en specificeret oversigt med oplysninger, som er relevante for omkostningsafgørelsen, f.eks. vedrø¬rende retsafgift og syn og skøn.
Som angivet i vejledningen må omkostningsafgørelsen forven¬tes truffet på grundlag af de oplysninger, som advokaterne forsyner dommerne med skriftligt eller mundtligt under hovedforhandlingen.
Sagsomkostninger er i øvrigt en videnskab for sig. I forbindelse med samarbejdet mellem de to landsretter om en revision af vejledningen om behandlingen af civile sager vil der blive indledt drøftelser om, hvorvidt der kan udfærdiges nogle generelle retningslinjer og principper for landsretternes afgørelser om sagsomkostninger i civile sager.
Giv dit besyv med
Vi vil gerne opfordre advokater, der måtte have bemærkninger til vejledningen eller forslag til ændringer eller tilføjelser, om at give os besked herom. Kom frem med det, hvis I har gode ideer. Det gøres lettest på mail OleDybdahl@oestrelandsret.dk eller SvendBjergHansen@vestrelands- ret.dk. Vi modtager med fornøjelse stort og småt samt både ris og ros.