Advokatsamfundets artikelserie med titlen ”Kundekendskabsprocedurer” har til formål at give et overblik over netop kundekendskabsproceduren i advokatens møde med forskellige klienter. Denne artikel er del tre i serien, som består af tre dele og vedrører kundekendskabsprocedurer for juridiske personer. Første del er udgivet i Advokaten 4 2024 og anden del er udgivet i Advokaten 1 2025.

For at finde ud af hvilke kundekendskabsprocedurer der er tilstrækkelige i en konkret sag, må advokaten først og fremmest foretage en risikovurdering af klientforbindelsen og sagen. Du kan læse nærmere om kravene til risikovurderingen i artiklen: ”risikovurdering på sagsniveau”, som er udgivet i Advokaten 3 2024.

Advokater skal kunne dokumentere overfor tilsynet, at der er foretaget en konkret risikovurdering af klientforbindelsen og sagen, og at der herefter er udført kundekendskabsprocedurer i et tilstrækkeligt omfang, risikovurderingens konkrete udfald taget i betragtning.

Kundekendskabsproceduren når klienten er en juridisk person

Det følger af hvidvasklovens § 11, stk. 1, nr. 1, jf. hvidvasklovens § 1, stk. 1, nr. 13, at de kundekendskabsprocedurer som advokater skal gennemføre, omfatter indhentelse af klientens identitetsoplysninger. Det følger videre af § 11, stk. 1, nr. 1, litra b, jf. § 1, stk. 1, nr. 13, at kundekendskabsproceduren skal omfatte navn og cvr-nummer eller lignende, når klienten er en juridisk person.

Identitetsoplysninger, som advokaten har indhentet, skal for både fysiske og juridiske personer kontrolleres på grundlag af dokumenter, data eller oplysninger indhentet fra en pålidelig og uafhængig kilde, jf. § 11, stk. 1, nr. 2. Ved pålidelig og uafhængig kilde forstås for eksempel elektroniske identifikationsmidler, tillidstjenester, sikre fjernidentifikationsprocesser eller elektroniske identifikationsprocesser, såfremt processerne er reguleret, anerkendt, godkendt eller accepteret af de kompetente nationale myndigheder.

”Cvr-nummer eller lignende”

I tilfælde hvor en juridisk person ikke har et cvr-nummer, skal advokaten indhente lignende identifikationsoplysninger, for eksempel et TIN-nummer (Tax Identification Number), LEI-kode (Legal Entity Identifier) eller et andet unikt nationalt registreringsnummer.

Såfremt en klient ikke har hverken et cvr-nummer eller et lignende unikt registreringsnummer for den juridiske person, er advokaten forpligtet til som minimum at indhente oplysninger om klientens virksomhedsform. Advokaten skal i det tilfælde endvidere indhente andre relevante oplysninger, for eksempel oplysninger om, hvorvidt der er tale om et selskab med begrænset hæftelse.

Klarlæggelse af ejer- og kontrolstruktur

Advokater er forpligtede til at gennemføre rimelige foranstaltninger for at klarlægge en juridisk persons ejer- og kontrolstruktur. Kravet indebærer, at det i visse tilfælde vil være relevant at indhente et koncerndiagram. Det kræves, at de foranstaltninger der gennemføres, er ”rimelige”, og i mere simple tilfælde som ikke giver anledning til nærmere undersøgelser af strukturen hos den juridiske person, kan et koncerndiagram udelades.

Advokater er forpligtede til at opbevare oplysninger om de iværksatte foranstaltninger og om eventuelle vanskeligheder, som er opstået i forbindelse med udførelse af kontrollen.  

Identifikationsoplysninger på reelle ejere

Det følger af hvidvasklovens § 11, stk. 1, nr. 3, jf. § 1, stk. 1, nr. 13, at advokater ved behandling af sager omfattet af hvidvaskloven skal indhente identitetsoplysninger på den eller de reelle ejere af den juridiske person. Advokater skal endvidere i medfør af bestemmelsen gennemføre rimelige foranstaltninger for kontrol af den eller de reelle ejeres identitet.

En reel ejer kan kun være en fysisk person, og advokater er således i medfør af bestemmelsen, forpligtede til at identificere den eller de fysiske personer, der udgør den juridiske persons reelle ejere. Afgørelsen af, hvem der udgør de reelle ejere, vil afhænge af hvilke personer der råder over tilstrækkelige kapitalandele, stemmerettigheder, eller på anden vis kontrollerer den juridiske person. Det er en indikation på reelt ejerskab, at en person direkte eller indirekte ejer mere end 25% af en juridisk person.

Identifikationsoplysninger på den daglige ledelse

I tilfælde hvor der ikke er reelle ejere, er advokaten fortsat forpligtet til at klarlægge, hvilke fysiske personer der i sidste ende ejer eller kontrollerer den juridiske person. I disse tilfælde vil advokaten være forpligtet til at gennemføre kundekendskabsproceduren overfor den daglige ledelse.

Den daglige ledelse udgøres af de personer, som har ansvaret for den juridiske persons daglige ledelse, herunder drift mm. Den daglige ledelse vil på den baggrund typisk udgøres af den juridiske persons direktion eller bestyrelse.

Advokater er også i denne henseende forpligtede til at opbevare oplysninger om de iværksatte foranstaltninger, og om eventuelle vanskeligheder som er opstået i forbindelse med udførelse af kontrollen. 

Dokumentationskrav

Advokater skal over for tilsynet kunne dokumentere, at der er indhentet, noteret og i rimeligt omfang foretaget kontrol af de indhentede oplysninger vedrørende klientens ejer- og kontrolstruktur. Advokater skal i den forbindelse tillige kunne dokumentere, hvornår oplysningerne er indhentet.

Det er ikke usædvanligt, at der sker ændringer i en juridisk persons ejer- og kontrolstruktur, og det er derfor nødvendigt, at advokaten kan dokumentere, hvornår ejer- og kontrolstrukturen er undersøgt. Advokater må således forvente, at de under et tilsyn vil blive bedt om at dokumentere tidspunktet for gennemførelsen af deres undersøgelse af forholdene.

Opmærksomhedspunkt vedrørende selskabsstiftelser

I forbindelse med advokatopdrag der involverer selskabsstiftelser, er det relevant at bemærke, at der ikke kan gennemføres kundekendskabsprocedurer på en juridisk person, som ikke eksisterer. Såfremt en advokat bliver kontaktet af en fysisk person, der ønsker advokatens bistand til stiftelse af et selskab, er det således den pågældende person, som retter henvendelse til advokaten, der vil udgøre klienten. Det er også i den henseende uden betydning, om den eller de pågældende der betegnes som advokatens klient/klienter, kommer til at udgøre reelle eller legale ejere af selskabet, når dette er stiftet.

Advokaten bør naturligvis fortsat – og i det omfang som risikovurderingen giver anledning hertil – indhente oplysninger vedrørende klienten, men også det selskab der stiftes. 

Kundekendskabsprocedurer for udvalgte juridiske enheder

Det er væsentligt at bemærke, at overholdelse af hvidvasklovens bestemmelser om kundekendskab praktisk vil komme forskelligt til udtryk afhængigt af, hvilken juridisk enhed der udgør advokatens klient.

Kapitalselskaber

Såfremt advokatens klient er et kapitalselskab, herunder et partnerselskab, aktieselskab eller et anpartsselskab, skal advokaten identificere de reelle ejere i det omfang, det er muligt. Det er som nævnt ovenfor en indikation på reelt ejerskab, at en fysisk person er i besiddelse af mere end 25% af ejerandelene. Hvis der ikke kan identificeres reelle ejere, skal advokaten identificere den daglige ledelse, og kundekendskabsproceduren må da tage udgangspunkt i de af ledelsen omfattede personer.

Indholdet af en eventuel ejeraftale kan påvirke bedømmelsen af, hvem der er de reelle ejere. Dette bør advokaten således i alle tilfælde, hvor en sådan foreligger, være opmærksom på. Det er ligeledes nødvendigt, at advokater er opmærksomme på, at der ved partnerselskaber kan være vedtægtsmæssige bestemmelser i forhold til komplementaren, som kan påvirke bedømmelsen af, hvem der kontrollerer det pågældende partnerselskab.

Personligt ejede virksomheder

Såfremt advokatens klient er en enkeltmandsvirksomhed, er det indehaveren af denne, som skal underlægges kundekendskabsproceduren. I tilfælde hvor klienten er et interessentskab, vil alle interessenterne skulle underlægges kundekendskabsproceduren. I sådanne tilfælde kan indholdet af interessentskabskontrakten betyde en ændret opfattelse af, hvem der er de reelle ejere.

For det tilfælde at klienten er et kommanditselskab, kan advokaten ikke blot antage, at komplementaren er den reelle ejer af klienten. Det kan således også være tilfældet, at kommanditisterne skal anses for reelle ejere. Disse tilfælde må advokaten således undersøge nærmere.

Børsnoterede selskaber

Såfremt klienten er et børsnoteret selskab, hvis ejerandele handles på et reguleret marked eller lignende, og denne er undergivet oplysningspligter i overensstemmelse med EU-retten, skal advokaten ikke indhente oplysninger på de reelle ejere af virksomheden. Der skal heller ikke i dette tilfælde indhentes oplysninger om den daglige ledelse. Årsagen er, at sådanne selskaber qua den opnåede børsnotering, er underlagt regulering, der indebærer en høj grad af gennemsigtighed.

Advokater skal dog i disse situationer kunne dokumentere overfor tilsynsmyndigheden, at der er tale om et børsnoteret selskab, og at dette var tilfældet, da advokaten påtog sig sagen. Der skal således indhentes dateret dokumentation for forholdene.

Staten, regioner, kommuner, offentlige myndigheder

Såfremt advokatens klient ultimativt er ejet af en af de ovenstående instanser, vil der som udgangspunkt ikke være fysiske personer, som direkte eller indirekte kontrollerer denne. Der vil således som udgangspunkt ikke kunne identificeres reelle ejere for en sådan klient. I tilfælde hvor klienten er et ministerium, anses departementschefen som reel ejer, og er der tale om en statslig myndighed eller en styrelse, betragtes direktøren som reel ejer.

Når klienten er en kommune, skal advokaten være særligt opmærksom på, at disse kan have forskellige administrative strukturer. I visse tilfælde vil den reelle ejer således være borgmesteren, mens den reelle ejer i andre tilfælde vil være den eller de fysiske personer, som har beføjelser over den del af kommunen, som advokaten udfører et opdrag for.

Tvivlstilfælde

I tilfælde hvor advokater af den ene eller anden årsag er i tvivl om, over for hvem kundekendskabs-proceduren skal gennemføres, kan advokaten søge vejledning hos advokatsamfundet. Såfremt advokaten i et komplekst tilfælde har foretaget vurderingen uden fuldstændig sikkerhed, bør advokaten dokumentere sine overvejelser i den forbindelse. De pågældende overvejelser bør således være tilgængelige for tilsynsmyndigheden, og kan ligeledes blive relevante for advokaten at have dokumenteret i andre tilfælde, hvor oplysningerne skal anvendes, for eksempel i forbindelse med en underretning.