Af Mette Green van de Ven, sekretariatschef i Advokatnævnet

Der er et stort ønske fra sagens parter om at kunne kommunikere elektronisk. Det viser en brugerundersøgelse, som er foretaget af Advokatnævnet og omtalt i Advokaten 03/2018. Advokatnævnets sekretariat igangsatte på den baggrund et arbejde med udviklingen af en selvbetjeningsløsning, sådan at indgivelse af klager – og den efterfølgende korrespondance – kan foregå elektronisk. 

Arbejdet med at digitalisere klagesagsbehandlingen er på vej ind i idriftsættelsesfasen, og her kan læses om den seneste status på projektet. Det vil blive kommunikeret i nyhedsbrev, når idriftsættelsen sættes i gang. Denne afventer bl.a. spørgsmålet om indførelse af gebyr.

Projektet indeholder tre led. Det ene er en selvbetjeningsløsning til indgivelse af klager, det andet er elektronisk sagsbehandling i nævnets sekretariat (elektronisk sagsforløb), og det sidste er en portal, som sagens parter kan tilgå for at svare på høringer og se sagens status, dokumenter og afgørelse.

Selvbetjeningen er forsøgt opbygget intuitivt, og samtidig på en måde, så klagesagen ”fødes” med alle relevante oplysninger. Som det er nu, oplever sekretariatet ofte, at der mangler kontaktoplysninger, oplysninger om konkrete klagepunkter, nødvendige fuldmagter mv. Man vil blive guidet igennem processen med vejledende tekster, og man vil kunne uploade bilag til klagen.

Parterne vil ikke som sådan opleve en ændring i selve sagsbehandlingen, der vil foregå digitalt i sekretariatet, men tanken er, at processen bliver papirløs, og sagsforløbet vil understøtte en fuldstændig digital håndtering af klagesagerne i sekretariatet med de fordele det giver i forhold til ikke at skulle printe, kopiere, scanne og kuvertere mv.

Overblik over sagen i KIG-portalen

For så vidt angår portalen, der i daglig tale kaldes KIG (Kig-i-egen-sag), vil klager og indklagede (eller den, de har befuldmægtiget hertil) modtage adviseringer, når der er nyt i KIG. De vil kunne tilgå KIG med en unik sms-kode, der sendes til deres mobiltelefon. KIG vil indeholde et overblik over sagen, herunder status, og høringer, indlæg fra modparten og sagens afgørelse, vil blive publiceret i KIG. Parterne vil modtage besked, når der er nyt i KIG, og hvordan de herefter skal forholde sig. KIG forventes opbygget, så der er samtidighed i forhold til publiceringen af klageskrifter, bortset fra den indledende klage. Dokumenterne vil vedblive med at være tilgængelige i KIG i en periode efter sagens afslutning.

Det er håbet, at den digitale løsning vil blive opfattet som en lettelse, samt en moderne og bedre service for klagesagens parter. Succesen er i vid udstrækning baseret på, at parterne medvirker til oplysning af sagen og bidrager med relevante oplysninger, der er skåret til. I henhold til reglerne om databeskyttelse, er det bl.a. vigtigt, at oplysninger om bipersoner er begrænset i videst muligt omfang, og at der ikke fremgår cpr-numre. Det er ligeledes af stor vigtighed, at eventuelle ændringer i mailadresse og telefonnumre indrapporteres.

Systemet er som nævnt forsøgt opbygget så intuitivt som muligt. Der er opmærksomhed på, at systemet givet vil kræve tilvænning, og at det ikke nødvendigvis vil blive opfattet som en lettelse ved første øjekast. Sekretariatet vil bestræbe sig på at yde vejledning i anvendelsen og være behjælpelig med besvarelse af diverse spørgsmål.