Da advokat Andreas Leidesdorff for godt et år siden igen var irriteret over, hvor tidskrævende det var at lave en ekstrakt til en retssag, besluttede han sig for at gøre noget ved det. I dag har han udviklet et IT-værktøj, som klarer ekstrakt-arbejdet automatisk og dermed sparer tid, som han nu har gjort gratis tilgængelig for andre advokater.
For mange advokater og advokatsekretærer giver arbejdet med ekstrakter sved på panden. Det gjorde det også for Andreas Leidesdorff, der som indehaver af advokatvirksomheden ditAdvokathus i Ringkøbing, jævnligt var irriteret over det tidskrævende arbejde med at samle bilag, lave indholdsfortegnelser og holde styr på dokumenterne, sidetallene og få skabt ekstrakterne.
”Jeg havde en kæmpe frustration over, at jeg eller at min sekretær skulle bruge så mange timer på noget, som jo helt basalt er et sammenkog af allerede eksisterende dokumenter på en sag. Ekstrakter er uundværlige under selve sagen, men praktikken i at sortere nogle dokumenter, som allerede var uploadet én gang, var en kilde til gentagende frustration. Jeg spurgte også min kollega, der kom fra et andet firma, om det havde været lige så tungt, der hvor hun kom fra, og hun sagde til min overraskelse, at de faktisk havde gjort det på en endnu mere tidskrævende måde, end den jeg plejede at bruge,” fortæller Andreas Leidesdorff.
Andreas Leidesdorff hørte også om advokatvirksomheder, hvor de printede alle dokumenterne ud fra ’minretssag’, lagde dem i rækkefølge og skrev sidetal i hånden, for derefter at scanne det ind, fordi værktøjet på minretssag var svært at arbejde med. Andre arbejdede i pdf-værktøjer med forskellige egne metoder, og fortællingerne og de fælles frustrationer blev det, der satte strøm til et IT-projekt med udvikling af et ekstrakt-værktøj.
”Det skulle være nemt og sikkert”
Andreas Leidesdorff, der siden maj i år også har været medlem af Advokatrådet, fik med midler fra SMV-digital-puljen sammen med en IT-udvikler fra Herning, Martin Pyndt, stablet projektet på benene og udviklet værktøjet, der siden maj har klaret ekstrakt-arbejdet på en måde, som hver gang sparer brugeren op til flere timer.
Andreas Leidesdorff har i løbet af processen fortalt, hvordan han godt kunne tænke sig værktøjet skulle fungere og hvordan layoutet skulle se ud, så brugervenligheden var i højsædet. De ønsker har IT-udvikleren omsat til kode og funktionalitet. Ikke mindst spillede IT- og datasikkerhed en afgørende rolle.
”Vi havde flere snakke, om at det skal være 100 pct. ’bulletproof’ i forhold til sikkerhed. I og med vi er advokater, og det er den her type fortrolige dokumenter, var det helt afgørende, hvis det skulle kunne bruges,” siger Andreas Leidesdorff.
Systemet fungerer sådan, at man trækker dokumenterne til ekstrakten ind på en hjemmeside. Derudover taster man nogle få oplysninger ind til en forside. Herefter genererer systemet en pdf med ekstrakten, der har indholdsfortegnelse, sidetal etc. Når den samlede ekstrakt er genereret som en pdf, slettes alle data fra serveren, og samtidig lægger systemet et stykke kode i pdf’en. Vil man lave ekstrakten om, kan systemet læse koden i pdf’en, og hvis man uploader den, kan man derfor på ny redigere og danne en ny ekstrakt.
Benytter det selv
For Andreas Leidesdorff har værktøjet været en stor hjælp, og han sparer meget tid.
”Jeg har selv benyttet det i mine sager, og jeg synes, værktøjet er blevet meget intuitivt, hvor man kan flytte rundt på alt og bestemme rækkefølge og selv redigere forsider mm., hvis man for eksempel vil indsætte sit eget logo. Hele processen – fra begyndelse af download af filer fra minretssag og til færdig ekstrakt – tager 15-20 minutter, så på den måde sparer vi rigtig meget tid,” forklarer Andreas Leidesdorff.
Siden værktøjet i forsommeren blev færdig, har makkerparret stillet det gratis til rådighed for andre advokater. Det var inde i overvejelserne, om det skulle gøres til en forretning, men omkostningerne til markedsføring, salgsindsats mm. fik Andreas Leidesdorff og Martin Pyndt til i stedet at gøre det gratis.
For Andreas Leidesdorff har projekt været godt, selv om det undervejs også ’har trukket tænder ud’.
”Havde jeg vidst, hvor meget aftenarbejde, der lå i det, og hvor mange timer jeg skulle bruge på det, havde jeg nok aldrig kastet mig ud i projektet. Men undervejs syntes jeg hele tiden, at nu havde jeg investeret så meget i det, og da jeg første gang i en test kunne trykke på knappen og det virkede var det en stor forløsning. Det har været meget tilfredsstillende at få gjort færdigt, og se, at nu kan det rent faktisk virke og gøre vores hverdag lettere,” siger Andreas Leidesdorff.
Værktøjet findes her