Advokaten 7 Et stærkere og mere effektivt tilsyn

Print Print
24-09-2019

Advokatrådets nye, risikobaserede tilsyn er trådt i kraft. Det betyder, at tilsynet ikke alene er fordoblet men nu i også højere grad får fokus der, hvor det statistisk set giver bedst mening.

Borgere og virksomheder skal være helt trygge, når de vælger advokater. Det er kernen i Advokatrådets tilsyn, der sikrer, at advokater har styr på alt fra klientkonto til procedurer, der skal forhindre hvidvask.

I juli trådte det nye tilsyn i kraft. Et tilsyn, som er styrket og mere effektivt, og som derfor bedre kan bidrage til, at reglerne overholdes. Samtidig overgår tilsynet ved årets udgang til at blive risikobaseret. I praksis betyder det, at statistik og data vil udgøre grundlaget for fokus i tilsynet.

- Det har været et stort ønske for Advokatrådet igennem længere tid, at kunne sætte flere kræfter ind, der hvor de gør størst gavn – også for advokaternes omdømme. Det er i den forbindelse vigtigt at få frem, at langt de fleste advokater efterlever reglerne for god advokatskik. Alle får tilsyn hen over en bestemt periode. Vi prioriterer blot at sætte flest kræfter ind dér, hvor vi ved, at det giver bedst mening, siger Andrew Hjuler Crichton, som er generalsekretær i Advokatsamfundet.

Han betegner det nye tilsyn som ”et klogt tilsyn”.

- Hermed mener jeg, at man anvender data og statistisk for at målrette indsatsen. Det bliver parametre som praksis og historik, der vil indgå i et system, som vi lige nu lægger sidste hånd på.

- Der er ikke tale om, at vi skiller de gode fra de dårlige advokater. Ordningen er et internt arbejdsredskab for Advokatrådets tilsyn og skal på ingen måde bruges til hverken at blåstemple eller at hænge advokater ud.

Da der er tale om en tilgang til det nye tilsyn, hvor vi bruger den viden, vi løbende får, vil systemet blive klogere med tiden, hvor antallet af datapunkter bliver større og derfor bidrager til at tegne et mere nuanceret billede.

- Det positive ved det kloge tilsyn er, at der bliver banket på de døre, hvor det giver bedst mening. Traditionen tro, er tilsynet ikke blot kontrol, men skal også bruges til at få skabt dialog om, hvordan man bedst tilrettelægger sin advokatforretning, sådan at man lever op til reglerne, siger Andrew Hjuler Crichton.

For primært de mindre advokatkontorer støtter Advokatrådet op på flere måder: ved at lægge vejledninger ud på hjemmesiden, minde om udløb af efteruddannelse og også rådgive advokaterne på telefon.

Q&A om Advokatrådets nye tilsyn

Hvilke parametre bliver der lagt vægt på?

Der indgår en række forskellige parametre, og det vil løbende blive vurderet, om der skal ændres i sammensætningen og vægtningen. Der vil blandt andet blive lagt vægt på sagsområder, praksis og historik.

Hvor ofte vil du som advokat få tilsyn?

Advokatrådet har besluttet at fordoble intensiteten af det udgående tilsyn. Intensiteten af det tilsynsbesøg hos advokater fastlægges på baggrund af risikoscoren, men det er vigtigt at understrege, at alle advokater indenfor en periode på 10-12 år vil have haft tilsynsbesøg. Det ligger i systemet, at der vil være forskel på, hvor ofte man får tilsyn. Nogle advokater vil eksempelvis få besøg oftere end hvert 10 år, fordi der statistisk set er en større sandsynlighed for, at det giver mening at foretage et tilsynsbesøg der.

Kort og godt om kravene til tilsyn

Hvordan lever du som advokat op til tilsynskravene? Få et overblik over de områder, som tilsynet har fokus på og husk, at der er hjælp at hente på Advokatsamfundet.dk, hvor der findes formularer, guides og inspiration til udarbejdelsen af retningslinjer.

ADVOKATSELSKABSREGLERNE

Advokatfirmaer, der er etableret som anpartsselskab, aktieselskab eller partnerselskab, skal overholde en række regler, som fremgår af retsplejelovens §§ 124 – 124 g og advokatselskabsbekendtgørelsen. Det samme gælder for advokatholdingselskaber.

Under tilsynet gennemgås advokatselskabets navn og formål, ledelsens og ejerkredsens sammensætning, herunder at oplysninger er korrekt indsendt til og registreret hos Advokatsamfundet.

Spørgsmål til selskabsreglerne drejer sig som ofte om selskabets eventuelle investeringer og aktiviteter udover selve advokatvirksomheden. Af advokatselskabsbekendtgørelsen fremgår det, at både driftsselskaber og holdingselskaber må foretage ”sædvanlig formueanbringelse”, men herudover må selskaberne ikke foretage sig andet end henholdsvis ”at drive advokatvirksomhed” og ”at eje aktier og anparter i et andet advokatselskab”. For eksempel må advokatselskabet ikke drive virksomhed med udlejning af fast ejendom, hvad enten det drejer sig om erhvervsejendom eller beboelse. De konkrete forhold drøftes under tilsynet.

INTERESSEKONFLIKTER

Forpligtelsen til at tilvejebringe skriftlige retningslinjer for at sikre, at der ikke opstår interessekonflikt, gælder advokatfirmaer med to eller flere advokater. Forpligtelsen gælder desuden, hvis et enkeltmandsfirma indgår i et kontorfællesskab med et andet advokatfirma med en eller flere advokater, eller hvis advokatfirmaet er en del af et kædesamarbejde, hvor advokatkontorerne kan opfattes som en enhed.

Der gælder ingen formkrav med hensyn til, hvordan interessekonflikttjekket foretages. Mange benytter opslag i sagshåndteringssystemet, men e-mails eller korte møder mellem advokaterne i et kontorfællesskab, hvor der udveksles oplysninger om nye sager, kan være fuldt ud lige så effektivt. Det afgørende er, at interessekonflikttjekket foretages straks efter, at en potentiel klient har rettet henvendelse.

I forbindelse med et tilsyn hos advokater i et kontorfællesskab var det i retningslinjerne fastsat, at der én gang om måneden skulle gennemgås nyindkomne sager. Tilsynet krævede, at mødet blev afholdt markant hyppigere, og der blev i den forbindelse lagt vægt på, hvor ofte der kom nye sager ind.

Retningslinjerne bør angive, om det er sekretæren, der foretager undersøgelserne og i tvivlstilfælde forelægger sagen for advokaten, eller om det er advokaterne, der foretager interessekonflikttjekket.

Udover selve konflikttjekket skal retningslinjerne også indeholde en beskrivelse af fremgangsmåden, hvis advokatfirmaet, efter at have påtaget sig en sag, befinder sig i en interessekonflikt. En indledende øvelse kan være, at sagen forelægges for et etikudvalg eller en bestemt advokat i firmaet til afgørelse af, hvorvidt der overhovedet er interessekonflikt.

Hvis der er interessekonflikt, skal der forholdes til udtræden. Ved de udgående tilsyn har Advokatrådets repræsentanter set eksempler på, at f.eks. en seniorpartner suverænt bestemmer, hvad der skal ske, instruks om, at der skal udtrædes i forhold til den indtjeningsmæssigt mindst lukrative klient, eller at den klient, som senest har rettet henvendelse til kontoret, må vige for den ældre klient. Det er i den forbindelse vigtigt at have for øje, at interessekonfliktreglerne kun indrømmer et meget lille spillerum for advokatfirmaet. Hvis der foreligger interessekonflikt er hovedreglen, at advokatfirmaet skal udtræde i forhold til alle klienter, der er berørt af interessekonflikten. Førnævnte eksempler på instruks kan derfor alene anvendes, hvis situationen er den, at advokatfirmaet i de AER pkt. 12.2, nr. 1, 3, 9 og 10 nævnte situationer alene har modtaget væsentlige informationer fra nogle af klienterne, og hvor udtrædelsen kan begrænses til de øvrige klienter og da alene, hvis instruksen er i overensstemmelse med de faktiske forhold i interessekonflikten.

ANSVAR OG GARANTI

Alle advokater er forpligtede til at være omfattede af advokatansvarsforsikring og garantistillelse. Det er uden betydning, om advokaten er aktiv eller om advokaten har sager eller ej.

Det er Advokatrådets klare udgangspunkt, at sager om manglende ansvarsforsikring og garanti indbringes for Advokatnævnet med påstand om frakendelse.

Det er derfor afgørende, at du som advokat altid har forsikring og garanti. Det er en af de ting, som du skal være særlig opmærksom på, for eksempel når du skifter arbejdsplads eller får genudleveret din beskikkelse.

HVIDVASK

Det er afgørende, at du som advokat overvejer, om du ønsker at modtage sager omfattet af hvidvaskloven, da der i givet fald på forhånd skal udarbejdes risikovurdering, politik og procedure, ligesom der i ordrebekræftelsen skal indarbejdes en § 16 underretning, som er en orientering til klienten om advokatens pligt til i særlige tilfælde at underrette myndighederne.

Advokater er omfattet af hvidvaskloven, og skal derfor sikre sig, hvorvidt de sager, som de behandler, er nævnt i § 1, stk. 1, nr. 14.

Sager som køb og salg af fast ejendom og virksomheder, stiftelse, drift og ledelse af virksomheder samt forvaltning af klienters penge er omfattet af hvidvaskloven.

I de sager, som er omfattet af hvidvaskloven, skal advokater gennemføre kundekendskabsprocedurer og opbevare resultatet i fem år; fra sagen afsluttes.

På Advokatsamfundets hjemmeside finder du under afsnittet om advokatregulering et idéoplæg til risikovurdering, politik og procedure samt § 16 underretning.

Advokatrådets hvidvaskvejledning og Advokatsamfundets hjemmeside indeholder også flere oplysninger om kravene til advokater, samt de nærmere krav til behandling af sager omfattet af hvidvaskloven.

Du har herudover mulighed for at orientere dig i Finanstilsynets hvidvaskvejledning.

EFTERUDDANNELSE

Alle danske advokater, herunder danske advokater i udlandet, EU-advokater samt advokatfuldmægtige er forpligtede til inden for en treårig periode at deltage i mindst 54 lektioners efteruddannelse af betydning for advokaterhvervet. Efter udløbet af hver treårig efteruddannelsesperiode skal advokaten eller advokatfuldmægtigen foretage elektronisk indberetning af sin efteruddannelse.

Under tilsynsbesøget er der fokus på, om du som advokat kan dokumentere den efteruddannelse, du har indberettet, og at efteruddannelsen opfylder de indholdsmæssige og formelle krav.

Efteruddannelse af betydning for advokaterhvervet kan være kurser i form af undervisning, der enten er af generel betydning for udøvelsen af advokaterhvervet, eller som har konkret betydning for den pågældende advokatfuldmægtigs eller advokats varetagelse af arbejdsopgaverne. Efteruddannelse kan efter omstændighederne også være undervisningsvirksomhed, forfattervirksomhed, eller frivillig rådgivning i advokatvagter og på retshjælpskontorer, som ydes af advokatfuldmægtige, uden at disse modtager vederlag for rådgivningen.

Det er den enkelte advokat eller advokatfuldmægtig selv, der har ansvaret for, at efteruddannelsen lever op til kravene i efteruddannelsesbekendtgørelsen, og det er ikke muligt at få forhåndsgodkendelser af påtænkte eller udførte efteruddannelsesaktiviteter.

Ved udgangen af 2019 udløber mange advokaters efteruddannelsesperiode. Advokatsamfundet sender umiddelbart efter udløbet af perioden en mail med instruktioner og log-in oplysninger. Fristen for indberetningen bliver den 31. marts 2020.

OPDRAGS- OG PRISOPLYSNINGER

Forpligtelsen til at afgive opdrags- og prisoplysning gælder i alle forbrugersager. Oplysningen skal ske skriftligt, direkte og af egen drift i forbindelse med indgåelsen af aftalen om bistand.

Opdrags- og prisoplysningen skal indeholde de vigtigste elementer i den forventede bistand og om fastsættelsen af honoraret. Oplysninger om opdraget skal afgrænse opgaven og hindre misforståelser mellem advokat og klient om, hvad advokaten har forpligtet sig til. Det betyder, at en vis konkretisering er nødvendig, og at ordvalget skal give mening for klienten.

Det er for eksempel ikke tilstrækkeligt at skrive: “Jeg bistår dig med berigtigelsen af handelen vedrørende Egernvej 3.” Klienten kan på denne baggrund ikke vide, om rådgivning om købsaftale, finansiering, skatte- og forsikringsmæssige forhold, udarbejdelse af refusionsopgørelse og tinglysning er omfattet af opdraget.

Tilsvarende vil: “Jeg bistår dig i anledning af ulykken 3. maj 2019,” heller ikke være tilstrækkeligt.

Klienten skal have flere oplysninger, eksempelvis om der er flere modparter (for eksempel ansvarsforsikringsselskab og ulykkesforsikring), og om bistanden omfatter forhandlinger/tabsopgørelse eller en evt. efterfølgende tvist.

Det kan være svært at vide, hvordan sagen vil udvikle sig. Advokaten må derfor vælge, om han vil skrive en redegørelse for de forventelige scenarier, eller om han vil redegøre for de foreløbigt fastlagte skridt og sende ny opdrags- og prisoplysning, når sagen er på vej ind i en ny fase.

Hvis det ikke på forhånd er muligt at beregne honorarets størrelse, så man kan give en fast pris, skal det oplyses, hvordan honoraret beregnes, herunder de parametre, der danner grundlag for et rimeligt honorar samt en timepris. Redegørelsen for honorarberegningen må ikke blive så generel, at klienten ikke får nogen reel information om, hvor honoraret kan ende. Hvis der er givet et prisoverslag, skal advokaten orientere klienten, hvis honoraret vil overstige overslaget. Orienteringen skal gives forud for påbegyndelse af det arbejde, der betyder, at overslaget ikke holder.

Advokaten skal desuden oplyse om forventede udlæg, herunder tinglysningsafgift, retsafgift og notarialafgift. Hvis ikke det på forhånd er muligt at oplyse størrelsen af eksempelvis en tinglysningsafgift, skal det anføres, hvordan afgiften beregnes. Omkostninger til for eksempel kørsel skal også oplyses. Alle beløb skal angives inklusive moms.

Oplysninger om fri proces og retshjælpsforsikringsdækning bør konkretiseres i forhold til den aktuelle sag.  Klienten skal have besked om betaling af selvrisiko, og hvis der er nogen risiko for, at maksimumdækningen overskrides, skal klienten fra starten have besked om mulig egenbetaling af honorar. Tilsvarende er det vigtigt at tydeliggøre for klienten, hvis der er arbejde i sagen, som ikke er omfattet af fri proces/retshjælp, og derfor skal betales særskilt. Det kan være hensigtsmæssigt at sende to prisoplysninger i disse sager, en ved sagens start, og en når spørgsmålet om fri proces/retshjælp er afklaret.

Forpligtelsen til at afgive opdrags- og prisoplysning gælder som nævnt i alle forbrugersager – også selvom klienten ikke skal betale. Prisoplysningen består i denne situation i, at klienten orienteres om, at salæret udredes af f.eks. statskassen, og at klienten således ikke skal betale salær. Der gælder således ingen undtagelser for straffesager (hverken som beskikket eller valgt forsvarer) eller i sager, hvor honoraret forventes betalt af det offentlige (fri proces) eller af et forsikringsselskab (retshjælpsforsikring).

Der gælder tillige nogle begrænsede regler om oplysningspligter, når klienten har henvendt sig som erhvervsdrivende.

Læs mere i Advokaten nummer 3 / 2019 i artiklen Opdrags- og prisoplysning – en genopfriskning.