Advokaten 1 Kend din hvidvasklov

Print Print
29-01-2018


Siden juni 2017 skal advokater med sager omfattet af hvidvaskloven leve op til en række krav – det gælder blandt udarbejdelse af risikovurdering, politikker og procedurer samt for nogle etablering af en whistleblowerordning.

Men hvad skal der til for at leve op til hvidvaskloven? Henrik Roslev Østergaard fra WTC Advokaterne fortæller, hvordan de løser opgaverne i praksis. 

TEKST: LONE SCHRØDER JEPPESEN

FOTO: JEPPE CARLSEN

CASE I:

Det allervigtigste er stadig,

at man bruger almindelig sund fornuft

Hvidvaskloven medfører nye procedurer, der er tidskrævende at føre ud i praksis, oplever advokat og partner Jens Gottlieb fra ADVODAN Helsingør. Advokatfirmaet har indført nye rutiner og udarbejdet en række nye dokumenter, men det er fortsat vigtigt, at medarbejderne bruger deres sunde fornuft.

Regelsættet i den nye hvidvasklov er godt, men det er omfattende og tidskrævende at arbejde med i praksis. Sådan lyder konklusionen fra advokat og partner Jens Gottlieb fra ADVODAN Helsingør. Ud fra sine erfaringer indtil nu kan han godt forstå, hvis medarbejdere og klienter ser kravene som en ekstra byrde, der nogle gange skyder forbi målet.

- Hvis der kun er brug for køberrådgivning og berigtigelse af en banal ejendomshandel, kan det forekomme omstændeligt, at klienten nu skal opgive alle mulige oplysninger, fordi vi skal gennemføre en kundekendskabsprocedure. Det er one size fits all-regler, der gælder for alle uanset relevans i forhold til en reel risiko for hvidvask eller terrorfinansiering, men klienterne er meget forskellige. Hovedparten af vores sagstyper er slet ikke i nærheden af at være i en risikogruppe, men vi skal alligevel leve op til de krav, der stilles, siger han.

I arbejdet med at udarbejde nye retningslinjer, som Jens Gottlieb har det overordnede ansvar for, har ADVODAN Helsingør trukket på kolleger i ADVODAN-kæden med særlig ekspertise i compliance og hentet inspiration i Advokatsamfundets vejledning. Det har resulteret i fire interne dokumenter: Risikovurdering, hvidvaskpolitik, beskrivelse af kontrolforanstaltninger og interne procedurer vedrørende efterlevelse af hvidvasklovens regler.

Risikoen er begrænset

Risikovurderingen er udarbejdet på baggrund af advokatfirmaets forretningsmodel og omfatter en vurdering af de risikofaktorer, der er forbundet med kunder, produkter og tjenesteydelser, transaktioner, leveringskanaler samt de lande, hvor forretningsaktiviteterne udøves.

- Vi har analyseret de sagstyper, som vi beskæftiger os med, og som er omfattet af hvidvaskloven. Det gælder for eksempel køb og salg af fast ejendom, stiftelse af selskaber foruden andre former for erhvervsrådgivning med transaktioner. Vi konkluderer, at der overordnet set er en begrænset risiko. Mindre end 20 procent af vores sager er omfattet af hvidvaskloven, fortæller Jens Gottlieb.

Med afsæt i risikovurderingen har ADVODAN Helsingør formuleret en hvidvaskpolitik, som beskriver de overordnede strategiske mål i forhold til at forebygge hvidvask og finansiering af terrorisme. Hvidvaskpolitikken fastsætter blandt andet ansvarsområder og risikovillighed. Målet er, at risikoen fortsat skal være lav, så der tages ikke sager, der er forbundet med væsentlige risici. Hver tredje måned gennemføres tre stikprøver inden for hvert af de sagsområder, der er omfattet af hvidvaskreglerne. Kontrollen skal vise, om der i konkrete sager handles i strid med de interne politikker og procedurer.

Intern undervisning og instruktion

ADVODAN Helsingør beskæftiger 35 jurister, sagsbehandlere og administrative medarbejdere. Alle er blevet undervist i reglerne og har fået udleveret en kopi af de fire interne dokumenter. De skal skrive under på, at de har modtaget, læst og forstået reglerne. Medarbejdere, som i det daglige beskæftiger sig med sagsområder omfattet af hvidvaskloven, har fået en særlig instruktion i, hvilke type sager der er omfattet, og hvordan de håndterer reglerne. Er en sag omfattet af reglerne, skal der nu laves en skriftlig risikovurdering og gennemføres en kundekendskabsprocedure, når den oprettes. Advokaten skal løbende holde øje med, at oplysningerne om klienten hele tiden er korrekte og tilstrækkelige.

- Det allervigtigste er stadig, at medarbejderne bruger almindelig sund fornuft i forhold til, hvad man skal reagere på. Er der noget, der forekommer mistænkeligt eller i øvrigt vækker undren, vil vi under alle omstændigheder altid undersøge det nærmere, siger Jens Gottlieb.

Her hentyder han til situationer, hvor klienten for eksempel indbetaler en stor købesum kontant eller vægrer sig mod at udlevere nødvendige oplysninger, billed-id osv. I forbindelse med en selskabsstiftelse bør man eksempelvis være på vagt over for usædvanlige apportindskud. I en traditionel ejendomshandel skal der også stoppes op, hvis værdien af ejendommen synes at være helt urealistisk forkert og særligt, hvis der samtidig indgås andre retshandler mellem parterne, ligesom det bør vække undren, hvis en transaktion sker via skattelylande.

En fortsat proces

Arbejdet med at udarbejde de nye retningslinjer kom i mål i november efter at have stået på i nogle måneder. Det har betydet en øget arbejdsbyrde, men Jens Gottlieb ser også det positive ved, at det har øget advokatfirmaets fokus på hvidvask, hvor der kan være problemer, og hvad man skal være opmærksom på.

- Om et år vil jeg forhåbentligt fortsat kunne sige, at vi endnu ikke har haft en hvidvasksag. Vi er ikke i den høje risikogruppe, og samtidig er vores opmærksomhed skærpet yderligere ved de nye tiltag. Vi tager arbejdet med det nye regelsæt seriøst og håndterer reglerne så godt, som det er ladesiggøreligt. Det er en on-going proces, og vi fortsætter med at udvikle på vore processer og rutiner. Planen er, at vi vil bryde de nye krav yderligere ned på team- og afdelingsniveau for løbende at sikre, at vores medarbejdere håndterer de daglige udfordringer i overensstemmelse med de nye regler, siger han.

Det allervigtigste er stadig, at man bruger almindelig sund fornuft i forhold til, hvad man skal reagere på. Er der noget, der forekommer mistænkeligt eller i øvrigt vækker undren, vil vi under alle omstændigheder altid undersøge det nærmere.

Jens Gottlieb

Advokat, partner ADVODAN Helsingør. Arbejder hovedsagelig med selskabsret og M&A samt generel erhvervsret men fører også rets- og voldgiftssager og behandler konkursboer mv.

CASE II:

Større opmærksomhed på hvidvask

Advokat Henrik Roslev Østergaard fra WTC Advokaterne ser perspektiver i hvidvasklovens nye regler, men han oplever, at det er omfattende at udarbejde risikovurdering, formulere en intern politik med de nye retningslinjer og få dem implementeret i hverdagen.

Hvidvasklovens nye krav gjorde i første omgang advokat Henrik Roslev Østergaard fra WTC Advokaterne i Hillerød en smule irriteret. Det virkede lidt overflødigt at skulle bruge tid og ressourcer på hvidvask, mente han. Især for et mindre advokatfirma, der indtil nu ikke har haft sager, hvor klienten figurerer på EU’s liste over terrormistænkte personer. Men da han nærlæste lovteksten, satte det nogle tanker i gang hos ham, for der var nogle fornuftige perspektiver i det, som han ikke havde set før.

- Det giver god mening at lave en generel risikovurdering af vores aktiviteter, og hvorvidt vi lever op til kravene. Den ændring, der er lavet i loven, er egentlig meget fornuftig. Vi bliver mere opmærksomme på netop vores risici, siger han.

Henrik Roslev Østergaard er udpeget som den, der har ansvaret for, at WTC Advokaterne lever op til de nye krav.

Som det første har han udarbejdet et notat med en generel risikovurdering af, hvorvidt advokatkontoret kan blive misbrugt til at hvidvaske penge eller finansiere terrorisme. På baggrund heraf er der formuleret en intern politik med procedurer og nye retningslinjer, der effektivt skal forebygge, begrænse og styre risiciene for hvidvask og terrorfinansiering. Han har hentet viden og fakta om den nye lov om hvidvask fra Advokatsamfundets vejledning, Finanstilsynets vejledninger, Erhvervsstyrelsens hjemmeside og desuden søgt om emnet på internettet. At få udarbejdet de nye retningslinjer for WTC Advokaterne har været en stor og omfattende opgave.

- Det har taget tid at finde ud af, hvad de nye regler går ud på, og hvad det konkret betyder for vores sagsbehandling. Den komplicerede del af det er at få den implementeret i praksis. Jeg har brugt 25 til 30 timer på det siden slutningen af juni måned, hvor loven trådte i kraft, fortæller han.

 

Alle orienteres

Advokatkollegerne, sekretærerne og de administrative medarbejdere er løbende blevet orienteret om de nye krav.

Alle på kontoret har fået udleveret Advokatsamfundets vejledning, og efterfølgende har Henrik Roslev Østergaard holdt oplæg om det på et morgenmøde. Han har stikprøvevist undersøgt nogle af de sager, der er omfattet af hvidvaskloven for at følge op på, om reglerne bliver fulgt. For at understrege vigtigheden af den nye lov og ikke mindst sikre, at medarbejderne ved, hvad de skal gøre, hvis de støder på en sag om hvidvask, er alle ansatte desuden blevet bedt om at skrive under på, at de har modtaget de nye interne regler og er gjort bekendt med dem. I slutningen af januar vil der blive holdt et brush-up-kursus.

 - Medarbejderne synes måske ikke, at det her er så spændende, for det er noget, der umiddelbart komplicerer deres hverdag. En del af det bliver at foretage kontrol af, om folk forstår, hvad de skal gøre, og sikre at de følger retningslinjerne. Det er ikke altid populært, så det må vi gøre på en humørfyldt måde. Det er naturligt for advokater generelt at være opmærksomme, og det er det også for vores ansatte. Vi vil derfor under alle omstændigheder undersøge mistænkelige forhold nærmere – kontrol eller ej, fastslår han.

Ny procedure for den enkelte sag

Udover den generelle risikovurdering skal der nu også foretages en konkret risikovurdering af den enkelte sag, der er omfattet af reglerne om hvidvask. Dette er lidt anderledes end tidligere.

Den enkelte sag skal vurderes, når den startes op og desuden løbende i sagsforløbet. Både advokater, advokatsekretærer og advokatkontorets bogholder skal være opmærksom på, om der er risici til stede. Den røde advarselslampe skal lyse, hvis de støder på forhold, der virker besynderlige.

Henrik Roslev Østergaard har endnu svært ved at sige, hvor meget de nye regler kommer til at påvirke arbejdet i fremtiden.

- Vi har ikke haft nogen hvidvasksager endnu. Jeg vil arbejde videre på at sikre, at der kommer en større opmærksomhed om hvidvask. Vi har ændret procedurer, fordi vi skal, men selve essensen i det, som vi gør, og vores opmærksomhed om mærkelige forhold ved sagen eller klienten, er stadig den samme, understreger han.

Henrik Roslev Østergaard

Advokat (H), partner WTC Advokaterne A/S, Primært beskæftiget med overdragelse af fast ejendom, privat- og erhvervsejendomme, samt retssager herom.

Boks:

Sådan har WTC Advokaterne løst whistleblower-kravet

WTC Advokaterne beskæftiger ca. 32 advokater, sekretærer og administrative medarbejdere og er dermed omfattet af forpligtelsen til at oprette en whistleblowerordning, hvor de ansatte anonymt kan indberette overtrædelser og potentielle overtrædelser af hvidvaskloven. Dette krav har advokatkontoret løst ved at opstille en postkasse i hver af advokatfirmaets afdelinger i Hillerød og Helsingør og udpege personer, der har ansvar for at tømme disse postkasser.



WTC Advokaterne er særlig opmærksom i disse situationer

·         Klienten ønsker at foretage betaling af købesummer eller andre beløb, der indgår i en aftale eller transaktion med kontanter, der afleveres på WTC advokaterne A/S’ kontor.

·         Klienten er uvillig til at opgive normale og tilstrækkelige oplysninger ved etablering af klientforholdet, herunder ved åbning af klientkonto, eller giver falske oplysninger.

·         Klienten ønsker at indsætte kontanter i adskillige omgange på klientkonto, hvor det enkelte beløb ikke er bemærkelsesværdigt, men hvor summen af indbetalinger er betydelig.

·         Enhver betydelig transaktion med kontanter eller værdipapirer, hvor køber eller sælger er ukendt, eller hvor transaktionens størrelse, karakter eller hyppighed forekommer usædvanlig.

·         Klienten handler ikke på egne vegne eller er uvillig til at oplyse om midlernes rette ejer eller oprindelse.

·         Større eller usædvanlige transaktioner, der tilsyneladende ikke har et økonomisk eller indlysende lovligt formål.

·         Pludselig betaling af større gæld.

·         Atypiske betalingsveje eller sikkerhedsstillelser.

·         Markante over/underfaktureringer (fx ved samarbejde med køberen af et aktiv, der herefter opnår en hvidvasket fortjeneste).

·         Iøjnefaldende betalinger af bod/erstatning ved misligholdelse af kontrakter.

·         Transaktioner med skattelylande eller lande, hvorfra det kan være vanskeligt at få kontroloplysninger.

·         Atypiske apportindskud ved selskabsstiftelse og kapitalforhøjelser.

Tjekliste til advokatkontorets hvidvaskprocedure

1.       Omfattede sagstyper, jf. § 1, stk. 1, nr. 14.

2.       Gennemførelse af kundekendskabsprocedure, jf. § § 10 og 11.

3.       Løbende overvågning af klienter, jf. § 11, stk. 1, nr. 5.

4.       Kortlægning af reelle ejere, jf. § 11, stk. 1, nr. 3.

5.       PEP samt skærpet overvågning, jf. § 18

6.       Finansielle sanktioner, jf. § 64.

7.       Kontrolprocedure med ansattes arbejde, jf. 8, stk. 1.

8.       Underretningspligt til SØIK, jf. § 26 samt undtagelsen for advokater, jf. § 27.(gerne et afsnit om, at der ligeledes skal foretages underretning, selvom advokaten afviser personen inden klientforholdet etableres).

9.       Screening af medarbejdere, jf. § 8.

10.   Notat om komplicerede sager, jf. § 25.

11.   Risikostyring.

12.   Bistand fra tredjemand ved indhentning af ID, jf. § 22.

13.   Fuldmagtsforhold, jf. § 11, stk. 2.

14.   Alle kundekendskabskrav skal gennemføres, jf. § 11, stk. 3.

15.   Kontrol af ID inden forretningsforbindelse (klientforhold) etableres, jf. § 13, stk. 1 og 2.

16.   Oplysningspligt til klient vedrørende advokatens pligt til at videregive oplysninger til myndighederne, jf. § 16.

 Beskrives særskilt på f.eks. intranet

17.   Whistleblowerordning, hvis mindst fem ansatte (uanset ugentlig arbejdstid; partnere og kontorfællesskab er ikke at betragte som ansatte), jf. § 35.

Kort og godt om hvidvaskprocedurer

Siden juni 2017 skal advokater med sager omfattet af hvidvaskloven leve op til en række krav efter hvidvaskloven.

Advokatsamfundet fører tilsyn med, at hvidvasklovens krav er overholdt.

Læs mere i Advokatsamfundets oversigt og guide, som findes på www.advokatsamfundet.dk

Sådan vurderer advokaten risikofaktorerne

 Kunderisikofaktorer

·         Børsnoterede selskaber, der er undergivet oplysningspligt (enten i henhold til børsregler eller lovgivning eller fuldbyrdelsesforanstaltninger), som pålægges passende gennemsigtighed i forhold til reelt ejerskab.

·         Offentlige forvaltninger eller virksomheder.

Risikofaktorer i forbindelse med produkter, tjenesteydelser, transaktioner eller leveringskanaler

·         Livsforsikringer, hvor den årlige præmie er lav.

·         Pensionsforsikringer, hvis der ikke er nogen tidlig tilbagekøbsklausul og policen ikke kan bruges til sikkerhedsstillelse.

·         Pensionsordninger el. lign., der udbetaler pension til ansatte, og hvor bidragene indbetales gennem fradrag i lønnen og reglerne for den pågældende ordning ikke tillader overdragelse af et medlems rettigheder i henhold til ordningen.

·         Finansielle produkter eller tjenesteydelser, som leverer behørigt definerede og begrænsede tjenesteydelser til visse kundetyper med det formål at fremme finansiel inklusion.

·         Produkter, hvor risikoen for hvidvask af penge og finansiering af terrorisme styres af andre faktorer, f.eks. udgiftslofter eller gennemsigtighed i forhold til ejerskab (f.eks. visse former for elektroniske penge).

Geografiske risikofaktorer

·         EU- eller EØS-lande.

·         Tredjelande, som har effektive ordninger til bekæmpelse af hvidvask af penge og finansiering af terrorisme.

·         Tredjelande, som troværdige kilder har identificeret som lande med et begrænset omfang af korruption eller anden kriminel aktivitet.

·         Tredjelande, som på grundlag af troværdige kilder såsom gensidige evalueringer, rapporter om detaljeret vurdering eller offentliggjorte opfølgningsrapporter har krav om bekæmpelse af hvidvask af penge og finansiering af terrorisme, der er i overensstemmelse med FATF-anbefalinger af 2012, og som gennemfører disse krav på en effektiv måde.

Faktorer der kendetegner situationer, der potentielt indebærer en øget risiko

Kunderisikofaktorer

·         Forretningsforholdet eksisterer under usædvanlige omstændigheder.

·         Juridiske personer eller juridiske arrangementer, som er personlige formueforvaltningsselskaber.

·         Selskaber, som har nomineeaktionærer eller ihændehaveraktier.

·         Kontantbaserede virksomheder.

·         Selskabets ejerstruktur virker usædvanlig eller for kompleks i betragtning af selskabets forretningsaktiviteter.

Risikofaktorer i forbindelse med produkter, tjenesteydelser, transaktioner eller leveringskanaler

·         Private banking

·         Produkter eller transaktioner, som kan fremme anonymitet.

·         Forretningsforbindelser eller transaktioner uden direkte kontakt uden sikkerhedsforanstaltninger såsom elektroniske underskrifter.

·         Betalinger fra ukendte eller ikkeassocierede tredjemænd.

·         Nye produkter og nye forretningsprocedurer, herunder nye leveringsmekanismer, og brug af nye teknologier eller teknologier under udvikling til både nye og eksisterende produkter.

Geografiske risikofaktorer

·         Lande som troværdige kilder, f.eks. gensidige evalueringer, rapporter om detaljeret vurdering eller offentliggjorte opfølgningsrapporter, har identificeret som lande, der ikke har effektive ordninger til bekæmpelse af hvidvask af penge og finansiering af terrorisme, jf. dog § 17, stk. 2.

·         Lande, som troværdige kilder har identificeret som lande med et betydeligt omfang af korruption eller anden kriminel aktivitet.

·         Lande, som er genstand for sanktioner, embargoer eller lignende foranstaltninger truffet af f.eks. EU eller FN.

·         Lande, som finansierer eller støtter terrorvirksomhed, eller som huser kendte terrororganisationer.


Udskrift fra: https://www.advokatsamfundet.dk/Service/Publikationer/Tidligere artikler/2018/Advokaten 1/Kend din hvidvasklov.aspx - d. 21-09-2018.
Ophavsretten tilhører Advokatsamfundet.
Informationerne må alene anvendes til eget ikke-kommercielt brug.