Advokaten 8 Tjek på tilsynet

Print Print
24-10-2017

 
Brug selve tilsynet til at sikre dig, at dine procedurer er korrekte. At få den bekræftelse, giver ro i maven, så jeg kan koncentrere mig om mit arbejde. Sådan lyder det fra Cecilie Mieth fra Roskilde.

Tekst skrevet af Hanne Hauerslev
Foto af Jeppe Carlsen

Tilsynet blev en anledning til at få fulgt op
Brug tilsynet som et tjek på, om alt kører, som det skal i en travl hverdag. Sådan lyder opfordringen fra advokat Cecilie Mieth fra Roskilde, der startede sin egen virksomhed for to år siden.

Hvornår havde du tilsynsbesøg?
I april fik jeg et brev om, at jeg var udtaget til tilsyn og fik tre datoer at vælge imellem. Da datoen var fastsat, fik jeg igen brev med information om, hvad tilsynet ville have fokus på. Jeg fik desuden et skema tilsendt, som bliver anvendt i forbindelse med tilsynet, sådan at jeg var klar over, hvordan medarbejderen fra Advokatsamfundet ville gå frem.

Hvordan forberedte du dig?
Jeg brugte listen fra Advokatsamfundet som tjekliste. Jeg har startet min egen advokatvirksomhed for et par år siden og har to medarbejdere – en advokatsekretær og en fuldmægtig. Som forholdsvis nystartet, så jeg på tilsynet som en god anledning til at finde ud af, om jeg gør det godt nok.
Da jeg startede virksomheden, oprettede jeg en mappe, som indeholder informationer om alle vores procedurer – det gælder for eksempel håndtering af interessekonflikter, hvidvask og i det hele taget alt, hvad vi skal have styr på. Mappen har jeg gennemgået med mine medarbejdere i forbindelse med, at de er startet her hos mig. Egentlig burde man gøre det med jævne mellemrum for at være sikker på, at alle gør, hvad de skal. Men så kører hverdagen af sted. Derfor blev tilsynet en anledning til lige at få fulgt op.

Hvor meget tid brugte du på forberedelsen?
Jeg kendte datoen en måned før, så jeg havde god tid til at forberede mig. Det viste sig så, at der ikke var behov for at bruge mange timer forud for mødet – men selvfølgelig sætter det nogle tanker i gang.
Forud for mødet overvejede jeg, om der var grund til at ændre på noget fremadrettet, men jeg følte ikke, at der var behov for det.

Hvordan gik tilsynet?
Det er klart, at man på forhånd tænker på, hvordan det foregår. Jeg fik besøg af Lise Ravnkilde fra Advokatsamfundet, som var knap en time på kontoret, og det var helt uformelt.
Jeg havde lagt alt frem i mødelokalet – forsikringspapirer, kursusbeviser for den seneste periode og desuden vores mappe. Vi fik en snak om både håndteringen af interessekonflikter og hvidvask, som blev noteret i skemaet. Efter en kort snak gik vi ind til min computer, hvor Lise fik adgang til vores sager og tog stikprøver, for at tjekke vores ordrebekræftelse og håndtering af billedlegitimation.

Har tilsynet ført til ændringer i jeres procedurer?
Jeg har en del ejendomshandler, og her skal der selvfølgelig indhentes billed-ID på parterne. Det gør ejendomsmægleren også, og derfor havde sagsbehandleren ikke været klar over, at vi også selv skulle indhente billed-ID. Det blev vi opmærksomme på under tilsynet, og det betyder, at vi fremadrettet også selv indhenter de informationer, vi har brug for, direkte hos køber.

Hvilke råd vil du give til andre, der står over for et tilsyn?
Brug anledningen til at gå tingene igennem inden tilsynet, og brug selve tilsynet til at sikre dig, at dine procedurer er korrekte. At få den bekræftelse, giver ro i maven, så jeg kan koncentrere mig om mit arbejde.

Cecilie Mieth
Cecilie Mieth har startet Retsadvokaterne i Roskilde i 2014, hvor hun også blev beskikket som advokat. Hun beskæftiger sig primært med familieret og lejeret, men varetager også socialretlige sager og anbringelsessager.

Særligt tilsyn over for forsvarsadvokater
Advokatrådet har iværksat et særligt tilsyn over for forsvarsadvokater. Det sker ikke kun for at stoppe de tilfælde, hvor de advokatetiske regler bliver overtrådt, men også for at undgå mistanke om, at der eksisterer et afhængighedsforhold mellem forsvarsadvokater og indsatte.
“Der bør sættes en stopper for den uformelle udveksling af merchandise, lommepenge og tjenesteydelser fra forsvarsadvokater til indsatte.”
Sådan lød udmeldingen fra Advokatrådets formand, Peter Fogh, i Advokatens leder før sommerferien. Her understregede han også, at der fremover vil blive særligt fokus på forsvarsadvokaterne i det udkørende tilsyn.
På den baggrund har Advokatrådet etableret et såkaldt forsvarertilsyn, som er et særligt tilsyn med de advokater, der beskæftiger sig med straffesager. Tilsynet trådte i kraft 1. september og retter sig mod beneficerede forsvarsadvokater og alle andre advokater, der beskæftiger sig med straffesager. Dermed omfatter forsvarertilsynet godt 400 beneficerede forsvarere og yderligere et par hundrede advokater, der regelmæssigt beskæftiger sig med straffesager.
- Under forsvarertilsynet ser vi blandt andet på kontorets tilrettelæggelse af arbejdet med straffesager. Det gælder for eksempel salærforslag i udvalgte sager, ligesom vi ser på etableringen af opdraget i sagerne. Også advokatens brug af markedsføringstiltag er noget, vi undersøger – herunder især markedsføringen i fængsler og arresthuse. Vi vil tjekke, om der for eksempel bliver delt trøjer, kuglepenne eller lightere med logo ud til indsatte, siger Martin Lavesen, formand for Regel- og Tilsynsudvalget og tilføjer, at der som i det ordinære udkørende tilsyn også er fokus på interessekonflikt og tavshedspligt.
Efter tilsynsbesøget kan Advokatsamfundet følge sagen op med anmodning om en nærmere redegørelse fra advokaten.
- Dukker der tegn op på, at god advokatskik er overtrådt, kan Advokatrådet rejse en disciplinærsag ved Advokatnævnet. Der vil også være mulighed for at indgive en politianmeldelse, såfremt der er tale om strafbare forhold, siger Martin Lavesen.
Advokatrådets målsætning er at gennemføre tilsyn med op imod 150 forsvarsadvokater inden for de første seks måneder.
- Hvem der præcis får besøg i løbet af efteråret vil være tilfældigt. Men – som det også er tilfældet, når det gælder det generelle tilsyn – vil der også blive udvalgt advokater efter en risikobaseret tilgang, siger Martin Lavesen, der også lægger stor vægt på evaluering af tilsynet.
- Erfaringerne med tilsynet skal evalueres og afrapporteres til Advokatrådet efter seks måneder. Rapporten vil også blive sendt til justitsministeren, siger han.
-Forsvarertilsynet er et eksempel på det særlige tilsyn som Advokatrådet gennemfører inden for grupper af advokater og giver Advokatrådet mulighed for at gå i dybden inden for et advokatområde, anfører Martin Lavesen.

Martin Lavesen
Advokat, formand for Regel- og Tilsynsudvalget.


KORT OG GODT OM TILSYN

Hvordan udvælger Advokatsamfundet sine tilsyn?
Til det ordinære tilsyn udvælges der en nærmere fastsat procentdel af advokatfirmaerne og de organisations-/virksomhedsansatte via Advokatsamfundets it-system. Det sker to gange om året. Udvælgelsen sker region for region, sådan at tilsynsbesøgene bliver fordelt i forhold til antallet af advokater i hver region.

Særlige tilsyn
Advokatrådet sætter også fokus på grupper af advokater som eksempelvis for tiden forsvarsadvokater. Udvælgelsen sker dels risikobaseret, dels tilfældigt inden for gruppen. Som en bonus giver sådanne tilsyn Advokatrådet et bedre indblik i, hvordan advokater arbejder inden for forskellige områder. Dette gør Advokatrådet til en bedre sparringspartner for advokaterne og giver Advokatrådet nyttig viden til brug ved fremtidig advokatregulering.

Hvor mange tilsyn foretages der om året?
Målsætningen er at føre tilsyn med ti procent af advokatfirmaerne og ti procent af de nævnte ansatte advokater hvert år. I praksis betyder det, at der gennemføres op mod 200 besøg om året.

Hvor lang tid tager et tilsyn?
Et tilsynsbesøg i et advokatfirma varer som regel mellem en og to timer. Med den nye hvidvasklov og med forsvarertilsynet forventer sekretariatet at bruge mere tid på de kontorer, hvor advokaterne beskæftiger sig meget med straffesager og sager omfattet af hvidvaskloven.

Hvad kan man med fordel forberede?
Tilsynsmedarbejderen skal blandt andet gennemgå dokumentation for indberettet efteruddannelse, forsikringspolice, interne retningslinjer vedrørende interessekonflikter og firmaets politikker og procedurer med videre i henhold til hvidvaskloven. Advokatsamfundet informerer i et brev om, hvad der bør være klar til mødet. Da hvidvaskloven fra juni 2017 stiller nye krav til advokatfirmaerne, er der særligt fokus på firmaets ‘hvidvaskberedskab’.

Hvad sker der, hvis advokatkontoret ikke har orden i tingene?
I mange situationer vil der blive aftalt en frist for indsendelse af det materiale, som ikke har været til stede, eller som skal opdateres. I andre tilfælde beslutter tilsynet at komme igen inden for det nærmeste halve til hele år, og i sidste instans kan tilsynet føre til, at sekretariatet indstiller til Regel- og Tilsynsudvalget, at der indledes en disciplinærsag.

Tilsynet har også fokus på hvidvask
Det er Advokatrådet, som fører tilsyn med, om advokater overholder hvidvaskloven. I praksis betyder det blandt andet, at advokater må forventes at have skriftlige politikker, procedurer og kontroller i forbindelse med tilsynet.

Tilsynet vil have fokus på advokatfirmaets

• procedure for sletning af personfølsomme oplysninger
• undervisning af personale i hvidvaskreglerne
• beskrivelse af seneste interne kontrol
• håndtering af undersøgelses- og underretningsforpligtelsen
• håndtering af EU’s forordninger om finansielle sanktioner

Såfremt advokaten er en del af et firma, som har flere end fem ansatte, er der desuden krav om en whistleblowerordning.
Under tilsynet gennemgås mindst fem tilfældigt udvalgte sager for at sikre, at advokaten har gennemført de fornødne kundekendskabsprocedurer, hvilket omfatter indhentelse og kontrol af ID-oplysninger på klienten og reelle ejere, samt eventuelle skærpede krav vedrørende politisk eksponerede personer. Det vil endvidere blive vurderet, om advokaten har den fornødne dokumentation for eventuelt komplekse og usædvanligt store transaktioner.
Advokatrådet har udarbejdet en vejledning til den nye hvidvasklov, som findes på Advokatsamfundet.dk.