Advokaten 9 - Mere kvalitet til både borgere og advokater

Print Print
26-11-2012

Sagerne skal behandles med den respekt, de fortjener. Sådan lyder det fra sekretariatschef Nicolai Pii efter kritik i pressen af sagsbehandlingstiden i Advokatnævnet. Han mener, at fokus på kvalitet er den grundlæggende præmis for varigt at få nedbragt ventetiden.

Af Hanne Hauerslev, pressechef, Advokatsamfundet

Hvad kommer først – hurtig sagsbehandling eller høj kvalitet?
Sekretariatschefen for Advokatnævnet er ikke i tvivl. Efter et år med vigende produktion og dermed en stigning i sagsbehandlingstiden, har han valgt en klar strategi for arbejdet i 2012.
- Hele fundamentet for vores arbejde er, at der er en høj kvalitet i sagsbehandlingen og afgørelserne. Derfor har jeg valgt ikke alene at fokusere på at få nedbragt sagsbehandlingstiden, men har arbejdet med en mere varig løsning. Det betyder så i praksis, at vi ikke bare i en fart har fået høvlet sagerne af, men at vi er på rette spor samtidig med, at der er fokus på kvaliteten, siger Nicolai Pii.
Den øgede fokus på kvalitet omfatter både sagsbehandlingen i sekretariatet og den afgørelse, som i sidste ende er resultatet af Advokatnævnets behandling af en klage.
- Det er vigtigt for mig, at hver sag bliver behandlet med den respekt, som den fortjener, og derfor har vi haft meget fokus på at tilrettelægge procedurerne sådan, at vi så vidt muligt undgår fejl i sagsbehandlingen. For at sikre, at kvaliteten af vores afgørelser er i orden, har vi nu to sæt øjne på hver afgørelse, inden de går videre til nævnsmedlemmerne. På hver sag er der derfor nu en erfaren jurist, der overrefererer afgørelsen for at kvalitetssikre det arbejde, der er udført. Det betyder både, at fagligheden får et ekstra gennemsyn, og at der sker et sprogligt serviceeftersyn, siger Nicolai Pii.

Vi skal tale i øjenhøjde
Det er vigtigt, at afgørelserne er formuleret på en måde, så de ikke bare er forståelige for jurister, men også for borgeren, der klager, mener han.
- For at undgå unødvendige retssager eller anmodninger fra borgeren om genoptagelse skal fremstilling og afgørelse være nem at forstå og være skrevet, så den reelt danner grundlag for at vurdere, om sagen skal for retten. Det er med til at sikre en bred tillid i samfundet til, at sagen er behandlet juridisk korrekt – også selvom du ikke får ret.
Selvom der er stort fokus på kvaliteten, er det ikke ensbetydende med, at sagsbehandlingstiden er glemt.
- Målet er helt klart, at den bliver nedbragt til et niveau, der er tilfredsstillende for både borgeren og advokaten. Det er en stor opgave, men alle er opsat på at nå det mål og har interesse i, at det sker.
Det sker blandt andet ved hjælp af en håndsrækning fra kredsbestyrelserne, som på frivillig basis, ulønnet, hjælper med sagsforberedelsen.
- Her fra 2012 bidrager de ved at skrive udkast til kendelser. Det har en kæmpe værdi at få hjælp fra kredsbestyrelserne – og da udkast derfra også bliver gennemgået af en overreferent her i sekretariatet sikrer vi en ensartethed i alle afgørelser, der bliver forelagt nævnet.

Salærsager har høj prioritet
Blandt andet er klager over advokatsalærer sendt til medlemmerne af kredsbestyrelserne.
- De har særlig gode forudsætninger fra deres praktiske liv for at vurdere salærkravene. I det hele taget har vi givet disse sager ekstra prioritet, da vi er opmærksomme på, at det er til stor gene at vente længe på en afgørelse om salær, siger Nicolai Pii, og understreger, at behovet for en overskuelig sagsbehandlingstid går begge veje.
- Både borgere og advokater har en interesse i at afslutte sagerne, for selvfølgelig er det en belastning at have en sag kørende. Selv en sag, som er ubetydelig for advokaten, kan have stor betydning for en borger, som måske for første og eneste gang i livet er i kontakt med en advokat. Set ud fra borgerens synsvinkel kan det føles som en jungle i det hele taget først at komme i kontakt med advokaten, hvorefter han føler sig snydt og skal igennem Advokatnævnet bagefter. Hvis han så også skal vente halvandet år på sin afgørelse, er der risiko for, at han mister tilliden til systemet. Derfor er jeg rigtig glad for, at vi nu afslutter flere sager, end der kommer ind. Vi er på rette vej.

Kort om Nicolai Pii
Nicolai Pii tiltrådte stillingen som sekretariatschef i Advokatnævnet den 1. januar 2012. Nicolai kom fra en stilling som chefkonsulent i Justitsministeriets departement. Nicolai har gennem sin karriere bestridt en lang række stillinger inden for Justitsministeriets område – blandt andet som konstitueret kontorchef i Civilstyrelsens fondskontor.

Medlemmer af Advokatnævnet
Advokatnævnet har 21 medlemmer som består af tre dommere, ni offentlighedsrepræsentanter og ni advokater. Mens dommere og offentlighedsrepræsentanter er aflønnede, bidrager advokaterne med ulønnet arbejde, som består i deltagelse i nævnsmøder og forberedelse heraf.

Advokatsamfundets Vidensdatabase
Sidst på året får Advokatsamfundet en ny og brugervenlig vidensdatabase, hvor borgere og advokater blandt andet kan se Advokatnævnets praksis. Her vil der i anonymiseret form ligge kendelser og det er muligt at søge på alt fra interessekonflikter mellem advokat og klient til ytringer parterne imellem.
Nævnspraksis vil også fremover være at finde regelmæssigt i Advokaten, blandt andet i dette nummer, side xx.

Læs mere på advokatsamfundet.dk/advokatnaevnet

Mere om nævnet

PRODUKTIVITET I 2012
Produktiviteten stiger fortsat i 2012 – fra 190 afsluttede sager i første kvartal til 353 i tredje kvartal.

LEAN-PROJEKT
For at sikre en hurtig og smidig behandling af klagerne har sekretariatet fortsat og intensiveret et allerede påbegyndt LEAN-projekt. Der er indført en helt ny sagsgang med særlig fokus på sagsflow og mulighederne for at reducere spildtid.

STANDARD FOR KENDELSER
For at sikre en ensartet og høj kvalitet af selve kendelserne har sekretariatet udarbejdet en fast skabelon til kendelser. Et udkast til en kendelse indeholder derfor en præsentation af den advokatretlige problemstilling, en kortere og mere præcis gengivelse af parternes påstande og anbringender og fyldigere begrundelser. Udkastene vedhæftes relevant praksis, artikler og bilagsfortegnelse.

FLERE ØJNE PÅ SAGERNE
For at styrke kvaliteten af kendelserne bliver alle kendelsesudkast nu gennemgået af sekretariatschefen eller en erfaren juridisk konsulent før sagen sendes til Advokatnævnets medlemmer.

EVALUERINGSMØDER
For at sikre vidensdeling blandt nævnssekretariatets medarbejdere og en fastholdelse af kvaliteten i kendelserne, deltager de juridiske medarbejdere i et evalueringsmøde efter møderne i Advokatnævnet. Her gennemgås afgørelserne og de generelle problemstillinger og erfaringer drøftes.

MÅL- OG RESSOURCESTYRING
Der er indført konkrete mål for medarbejdernes produktivitet for at sikre opretholdelsen af en så kort sagsbehandlingstid, som det er muligt og forsvarligt under hensyn til ønsket om også at sikre kvalitet i afgørelserne.

FOKUS PÅ TRIVSEL
Intet sekretariat fungerer godt og effektivt, uden at medarbejderne trives. Der har været nedsat en særlig medarbejdergruppe med fokus på trivsel, ligesom der internt er gennemført en trivselsundersøgelse. Sammen med de øvrige initiativer har dette betydet, at der nu er en høj grad af trivsel og engagement blandt sekretariatets medarbejdere.

RESSOURCETILFØRSEL
Sekretariatet er i 2012 blevet styrket personalemæssigt, idet der bl.a. er tilført yderligere to jurister – og endnu en er på vej. Desuden er der nu knyttet to tidligere dommere til sekretariatet for at forberede sager.

BISTAND FRA KREDSBESTYRELSERNE
Advokatrådets kredsbestyrelser – tiltrådt af en offentlighedsrepræsentant – bistår Advokatnævnets sekretariat med forberedelse af sager.

EFFEKTIVISERING AF BESLUTNINGSGANGENE
Arbejdet i Advokatnævnet fordrer et tæt samarbejde og en omfattende kommunikation mellem sekretariatet, som forbereder sagerne, og Advokatnævnet, der træffer afgørelserne. Der er iværksat tiltag, herunder elektronisk kommunikation mellem sekretariatet og nævnet, som forenkler og effektiviserer disse sagsgange.

VIDENSDATABASE
Det er vigtigt, at borgerne og advokaterne har en let adgang til Advokatnævnets praksis. Der er derfor i længere tid blevet arbejdet på en brugervenlig vidensdatabase. Det forventes, at databasen bliver leveret af IT-leverandøren, således at den er klar til brug inden årets udgang.

FOKUS PÅ KVALITET
Advokatnævnet varetager en vigtig samfundsmæssig opgave. Det er på den baggrund vigtigt, at Advokatnævnets sagsbehandling og afgørelser er af en høj faglig kvalitet. Advokatnævnets sekretariat arbejder derfor løbende på at forbedre kvaliteten i sagsbehandlingen og af afgørelserne.

FOKUS PÅ EFFEKTIVITET
Som opfølgning på det LEAN-projekt, der er gennemført i sekretariatet, foretages der løbende en evaluering af sekretariatets sagsgange med henblik på at sikre hensigtsmæssige og effektive administrative processer i forbindelse med sagsbehandlingen.