Advokaten 2 - Giv advokaterne pligt til at udarbejde ekstrakt

Print Print
07-03-2011

Det gavner både domstolenes arbejde med en sag og klienternes proces, hvis der foreligger en ekstrakt. Derfor bør retsplejeloven ændres og alle tre retsinstanser stille ensartede krav om ekstrakter.

Af Anne Louise Haack Andersen, advokat og Morten Hohn, advokat, Lett Advokatfirma

Som den nye generation af procedører har vi overvejet og drøftet vigtigheden af de eksisterende vejledninger for civile sagers gennemførelse.
Det er vores vurdering, at sagerne i landsretten ofte er meget mere koncentrerede og ofte meget velforberedte. Dette mønster genkendes desværre alt for sjældent for byretterne. Forskellen skyldes efter vores opfattelse en bedre forberedelse, der bl.a. kan tilskrives advokatens pligt til at udarbejde ekstrakt.
De vejledninger for sagernes gennemførelse, som landsretterne har udarbejder, lægger niveauet for, hvordan sagerne bør behandles. De gode takter fra landsretterne bør gælde for alle retssager.
Henset til det pres, som domstolsreformen har afstedkommet for byretterne, vil en ensartet forberedelse af sagerne ved samtlige domstole i hele landet være formålstjenlig.
Vi foreslår derfor, at der indføres en generel pligt til udarbejdelse af ekstrakter (og materialesamlinger) ved alle civile sager, uanset hvilken domstol de føres ved.

Fordelene ved ekstrakterne
Det er vores vurdering, at advokaterne på et meget tidligt tidspunkt i processen vil være tvunget til at tage mere aktiv stilling til sagen og arbejde mere målrettet i relation til tilskæring af sagen, hvis det pålægges advokaterne at udarbejde ekstrakt i sagen. Advokaterne vil forud for hovedforhandlingerne få et langt bedre overblik over sagen, idet ekstrakten netop medvirker til at opstille rammerne for hovedforhandlingens materielle problemer.
Hertil kommer den fordel, at brugen af ekstrakter forenkler hovedforhandlingen. Forelæggelsen kan – helt i overensstemmelse med domstolsreformens ændrede regler – faktisk gennemføres ved en kort redegørelse med eksakte henvisninger til ekstrakten. Dette er tidsbesparende for alle parter. Også dommernes arbejde lettes, idet dommerne langt bedre kan forberede sagen ud fra ekstrakten, fordi advokaterne i forbindelse med ekstraktens udarbejdelse har gjort sig de nødvendige tanker om bilagenes rækkefølge og deres indbyrdes værdi, ligesom centrale forhold er ekstraheret.
I sager uden ekstrakter ses der ofte fremlagt en lang række bilag, hvis relevans er begrænset, og når hovedforhandlingen går i gang, viser disse bilag sig ofte at være helt uden værdi/betydning. Alligevel ses det, at der bruges unødig tid på disse irrelevante forhold.
Også under afhøringen af parter og vidner udmærker ekstrakten sig som et formålstjenligt redskab, da det med ekstrakten ved hånden er nemmere at påpege og forholde sig til konkrete forhold i sagen. Tilsvarende gør sig gældende under proceduren, hvor den procederende advokat hurtigt og uden gene for dommere og modpart kan henvise til et eksakt sidetal i ekstrakten, så alle ved, hvad den procederende advokat konkret refererer til. Det bliver på denne måde muligt for alle parter bedre at koncentrere sig om det egentlige indhold af proceduren i stedet for at hengive sig til en fortvivlet søgen efter et bilag.

Undtagelser fra kravet om ekstrakt
Det er vores opfattelse, at sager, der er omfattet af reglerne om småsager, generelt bør undtages fra kravet om ekstrakt. Det savner generelt mening, at sager for småbeløb, der tilmed i vidt omfang varetages under domstolenes vejledning, belastes af en pligt til udarbejdelse af ekstrakt.
Der kan også være sager, som er særlig enkle, og hvor det ikke giver praktisk mening at udarbejde ekstrakt, hvis der f.eks. er mindre end et vist antal bilag, og disse bilag primært består af enkelte sider.
Drøftelserne om, hvorvidt sagen undtagelsesvis ikke skal gennemføres med ekstrakt, kan gennemføres under det forberedende § 353-møde.
Det er dog vores opfordring, at vi som advokater ikke af magelighed vælger ekstrakten fra, men i stedet bestræber os på at bruge ekstrakten som et positivt arbejdsredskab, der i virkeligheden effektiviserer sagen og dermed også procesøkonomien – både til klientens og advokatens fordel.

Økonomiske konsekvenser
Udarbejdelse af en ekstrakt er tidskrævende og synes som udgangspunkt at måtte fordyre arbejdet med sagen.  Men ekstrakten har den fordel, at hovedforhandlingen formentlig kan gøres kortere. Advokatens forberedelse koncentreres, og dermed bidrager ekstrakten til særligt at begrænse sagsøgers udgift til advokat. En anden fordel vil være, at sagen er skåret professionelt og tilstrækkeligt til fra første færd, således at en omkostningstung ankesag – hvor sagen ofte under forberedelsen helt ændrer karakter – undgås.
En del af omkostningsforøgelsen ved udarbejdelsen af ekstrakten ligger i, at der gælder forskellige regler for landsretterne og Højesteret. Der gælder således forskellige formkrav til udarbejdelsen.
Dette bør med det foreslåede tiltag ændres derhen, at formkravene er ens, uanset hvilken domstol sagen behandles ved.
Ensartede regler forenkler tilmed det administrative arbejde med udarbejdelsen af ekstrakterne. Således må man f.eks. gøre op med, om ekstrakten skal kopieres på for- og bagside, og om ekstrakten skal have plastic på forsiden eller ej. For advokaterne er det formentlig uden nærmere betydning, om den ene eller anden model vælges.
Det er imidlertid tænkeligt, at de anvendende dommere ser fordele ved, at ekstrakten er trykt på for- og bagside, eller at den netop ikke er trykt på for- og bagside.
Disse drøftelser må indledes, og en ny og samlet vejledning bør på den baggrund udarbejdes i samråd med repræsentanter fra Højesteret, landsretterne, byretterne og advokatstanden.
Med disse ord skal der således lyde en venlig opfordring til, at der indledes en debat såvel i advokatstanden som ved domstolene om ensartede regler for ekstrakter til brug ved samtlige af landets domstole som et positivt arbejdsredskab til sikring af klienternes interesse i en hurtig og effektiv proces.

Nye vejledninger fra landsretterne
Artiklens forfattere skriver med udgangspunkt i landsdommer Ole Dybdahls og landsdommer Svend Bjerg Hansens indlæg om ændring af vejledningerne for landsretterne i Advokaten nr. 6/2010.
Landsretterne overvejer for tiden, om vejledningen om de civile sagers gennemførelse skal revideres.

Retsplejeloven må ændres
Er det overhovedet muligt at stille krav om ekstrakter i byretterne?
Retsplejelovens § 357 giver principielt adgang til, at også byretterne, i det omfang der medvirker flere dommere, kan pålægge parterne at indlevere ekstrakt. Bestemmelsen har således sin anvendelse, hvor retten består af flere medlemmer.
Der er ingen hjemmel til anvendelse i sager, der ledes af én dommer, og en ændring af bestemmelsen i retsplejeloven vil derfor i princippet være nødvendig.

CV-bokse
Anne Louise Haack Andersen, advokat hos Lett, København.
Beskæftiger sig med alle aspekter af fast ejendom. Rådgiver primært om køb/salg af fast ejendom, finansiering og pantsætning samt problemstillinger vedrørende regulering af fast ejendom. Har derudover et specialiseret kendskab til almenboligområdet og har ligeledes betydelig procedureerfaring.

Morten Hohn, advokat hos Lett, København.
Beskæftiger sig primært med rådgivning i lejeretlige spørgsmål, herunder kontraktkoncipering og tvistebehandling. Har et specialiseret kendskab til erhvervslejeret og yder rådgivning i forbindelse med køb og salg af udlejningsejendomme, centerforhold samt fast ejendom. Har betydelig procedureerfaring.