Advokaten 8 - “Case management” i voldgiftssager – hvordan gør man?

Print Print
14-10-2010

Hvordan behandler advokaten en voldgiftssag på den for klienten mest omkostningsbevidste måde?

Af Steffen Pihlblad, direktør i Dansk Voldgiftsinstitut

I de senere år er der udgivet publikationer om, hvordan man kan effektivisere voldgiftsprocessen og derved reducere omkostningerne. Som eksempel kan nævnes ICC Publication 843, “Techniques for Controlling Time and Costs in Arbitration”, Report from the ICC Commission on Arbitration (august 2007) og senest Debevoise & Plimpton, Protocol to Promote Efficiency in International Arbitration (april 2010).
Disse initiativer udspringer af, at voldgiftsprocessen er under betydelig indflydelse fra den retssagsproces, som gælder i “common law” lande, især England og USA. Det har ført til, at voldgiftsprocessen har udviklet sig fra at være uformel og relativ billig til at være tung og dyr.
Denne udvikling giver langtfra anledning til samme bekymring i “civil law” jurisdiktioner, såsom Danmark, som i de nævnte “common law” jurisdiktioner. Alligevel synes der at være en klar tendens til, at også klienter hos danske advokater har øget fokus på at reducere omkost¬ningerne, som er forbundet med juridisk bistand. Dertil kommer det generelle princip i de advokatetiske regler om, at advokaten altid skal tilstræbe den billigst mulige løsning af klientens problem.
Der er som følge af den udstrakte partsautonomi, som kendetegner voldgift, rig lejlighed til at tilrettelægge processen, så den passer bedst muligt til den konkrete tvist og samtidig bliver billigere.
En advokat bør derfor nøje overveje anbefalingerne mv. i det følgende, således at voldgiftssagen gennemføres på den mest effektive og omkostningsbevidste måde for klienten, uden at der gås på kompromis med klienternes interesse i at få medhold i deres sag.

Kontrol af voldgiftsrettens kompetence
Voldgiftsrettens kompetence udspringer af den indgåede voldgiftsaftale.
Advokaten skal sikre sig, at anlæggelsen af voldgiftssagen faktisk er i overensstemmelse med den indgåede tvistløsningsaftale.
Det sker ofte, at der anlægges sager ved et voldgiftsinstitut, selv om det af voldgiftsaftalen klart fremgår, at sagen skal gennemføres i ad hoc regi. En part, der i denne situation ønsker, at sagen skal gennemføres i institutionelt regi, skal forud for indgivelsen af sagen til instituttet sørge for at indhente modpartens samtykke hertil. I modsat fald forsinkes og fordyres sagen.
Lignende problemer kan opstå, hvis klageren har negligeret en aftale om, at parterne i første omgang skal søge tvisten bilagt ved mediation eller anden form for alternativ tvistløsning.
Uanset om parterne har aftalt institutionel eller ad hoc voldgift, skal advokaten også sikre sig, at sagen er anlagt i overensstemmelse med de regler, som gælder for den aftalte tvistløsning, se nærmere vejledning under punktet “Start af en voldgiftssag” på www.voldgiftsinstituttet.dk for sager, som skal anlægges i instituttets regi.

Udpegningen af voldgiftsretten
Mange voldgiftsklausuler indeholder krav om, at voldgiftsretten skal bestå af 3 voldgiftsdommere.
Uanset dette, bør advokaten med klienten vurdere, om der – efter at tvisten er opstået – er behov for at forsøge at indgå aftale med modparten om, at voldgiftsretten alene skal bestå af en enkelt voldgiftsdommer. Dette kan navnlig være tilfældet, hvis det omtvistede beløb er beskedent eller hvis problemstillingen er enkel. Udover at være billigere er det normalt også hurtigere at gennemføre en voldgiftsag, hvis voldgiftsretten alene består af en enkelt voldgiftsdommer.
Af de anførte grunde bør advokaten samtidig vurdere, om der er behov for at forsøge at indgå aftale med modparten om at søge tvisten løst ved brug af andre tvistløsningsmetoder, f.eks. mediation eller “fast track” voldgiftsregler.
Forud for udpegningen af voldgiftsretten bør advokaten søge at få afdækket, om den eller de foreslåede voldgiftsdommere faktisk har mulighed for at gennemføre sagen inden for en rimelig tidshorisont.
Voldgiftsinstituttet søger altid at sikre sig, at der ikke er problemer med voldgiftsdommerens tilgængelighed ved at anmode voldgiftsdommeren om at underskrive en erklæring om, at vedkommende er i stand til og disponibel for at medvirke som voldgiftsdommer i overensstemmelse med de krav, der er indeholdt i instituttets regler, samt at vedkommende påtager sig at drage omsorg for sagens forberedelse, og i øvrigt påtager sig et ansvar for, at sagen fremmes behørigt i overensstemmelse med de nævnte regler.
De voldgiftsdommere, som vælges, bør således ikke alene have de fornødne faglige kvalifikationer, men også viljen og evnen til at drive sagen fremad. Har sagen et internationalt islæt, som f.eks. indebærer, at processproget er engelsk, bør der vælges voldgiftsdommere, som vil være i stand til at udarbejde en voldgiftskendelse på engelsk. Bistand til oversættelse af kendelsen vil forsinke og fordyre sagen.
For at sikre, at arbejdet med at skrive voldgiftskendelsen ikke trækker ud, kan advokaten allerede ved udpegningen af voldgiftsdommerne anmode voldgiftsdommerne om at tilkendegive, hvorvidt voldgiftskendelsen kan afsiges inden en nærmere angiven rimelig frist.
Hvis sagen foregår i Voldgiftsinstituttets regi, skal voldgiftsretten afsige voldgiftskendelse snarest muligt efter afslutningen af den mundtlige forhandling og senest 4 uger efter, at voldgiftssagen er optaget til påkendelse. Hvis kendelsen ikke foreligger inden denne frist, skal voldgiftsretten give parterne og instituttet meddelelse om, hvornår kendelsen i sagen kan forventes afsagt.

Tilrettelæggelsen af voldgiftssagen
Efter voldgiftsloven indledes en voldgiftssag den dag, hvor indklagede modtager skriftlig anmodning om, at tvisten skal behandles ved voldgift, medmindre andet er aftalt. Herefter har klageren en nærmere angivet frist for at indgive et klageskrift. For at spare tid kan advokaten indgive klageskriftet samtidig med anmodningen om voldgift.
Så tidligt som muligt i forløbet bør advokaten opfordre voldgiftsretten til at afholde et forberedende møde. En fast styring af sagens forberedelse er nøglen til en hurtig, effektiv og billig proces. På mødet indgås aftaler mellem parterne og voldgiftsretten om sagens videre forløb. For eksempel aftales fristerne for at indgive de processkrifter, som skønnes nødvendige. Tidspunktet for hovedforhandlingen aftales også. Sådanne aftaler medvirker til at holde de involverede “til ilden” og fører normalt til, at tiden ikke skrider under forberedelsen. Desuden er der lejlighed til at afklare eventuelle øvrige spørgsmål, f.eks. vedrørende behovet for syn og skøn, voldgiftsrettens kompetence, processprog, lovvalg mv. At sådanne spørgsmål afklares tidligt under sagens forløb er erfaringsmæssigt medvirkende til, at sagen ikke trækker ud og derved bliver dyrere.
Det forberedende møde kan afholdes som et telefonmøde, men kan efter omstændighederne og til trods for udgifter til rejse og ophold mv. med fordel afholdes som et fysisk møde med deltagelse af den samlede voldgiftsret, parternes advokater og klienterne. De sidstnævnte bibringes herved væsentlige informationer om status i sagen samt om sagens videre forløb, ligesom klienten herved klædes på til at medvirke aktivt i sagens videre forløb.
Advokaten bør i denne fase af sagens forløb overveje, om sagen med fordel kan opdeles, således at dele af sagen udskilles til særskilt afgørelse. Der kan f.eks. spares meget tid og mange omkostninger, hvis voldgiftsretten ved delkendelse fastslår, at voldgiftsretten ikke er kompetent, eller at et krav er forældet, uden herved at skulle afvente bevisførelse mv. vedrørende den materielle del af sagen. Yderligere tid og omkostninger vil formentlig kunne spares, hvis parterne aftaler, at de anførte delspørgsmål kan afgøres på det foreliggende skriftlige grundlag, og altså ikke efter sædvanlig mundtlig forhandling.
I øvrigt er det normalt meget tidsbesparende, hvis det mellem parterne aftales, at korrespondance i sagen kan udveksles ved brug af e-mail, eventuelt således at processkrifter og bilag samtidig sendes på papir.
De indgivne processkrifter skal naturligvis være fyldestgørende. Gentagelser fra tidligere processkrifter er overflødige. Afgivelse af mere end 4 processkrifter i alt er normalt unødvendigt. Selv om det ofte sker i praksis, bør det normalt ikke være nødvendigt at udarbejde sammenfattende processkrifter, påstandsdokumenter og ekstrakt.

Bevisførelsen
Der har i Danmark været tradition for, at bevisførelsen i voldgiftssager sker efter de regler, som gælder ved behandlingen af civile sager ved de almindelige domstole.
Dette er ikke altid den optimale løsning. Parternes behov for regulering af bevisførelsen kan variere fra sag til sag. I overensstemmelse hermed kan parterne aftale, hvordan bevisførelsen skal tilrettelægges, således at bevisførelsen sker på den for parterne mest hensigtsmæssige måde.
Hvilke aftaler, der faktisk bør indgås mellem parterne, afhænger af, om der er udenlandske parter involveret i sagen. I international voldgift afhænger udnyttelsen af partsautonomien af mange forskellige faktorer, såsom lovvalget, tvistens karakter, det omtvistede beløb, parternes kulturelle og juridiske baggrund mv.
Som inspiration til sådanne aftaler har Dansk Forening for Voldgift bebudet et regelsæt for bevisoptagelse i voldgiftssager, se nærmere www.voldgiftsforeningen.dk.
At dømme efter et udkast, som i foråret 2010 er sendt i høring blandt foreningens medlemmer, åbner regelsættet, som er inspireret af IBA Rules on the Taking of Evidence in International Commercial Arbitration (1999), bl.a. op for brug af skriftlige vidneerklæringer og vidnekonferencer. Ved det sidstnævnte forstås en samtidig afhøring af de vidner, som skal udtale sig om de samme forhold i sagen.
Sådanne tiltag kan efter omstændighederne være ganske omkostningsbesparende og samtidig egnet til at skabe en højere grad af klarhed om et bestemt faktum – navnlig i tilfælde, hvor parternes tvist udspringer af et komplekst og teknisk præget faktum.

Den mundtlige forhandling
Parterne kan med fordel aftale at gøre brug af videokonferenceudstyr ved afhøringen af vidner. Dette gælder især for vidner, som ellers skulle rejse langt for at afgive forklaring, og hvis forklaring må antages at være af kortere varighed.
For eksempel har jeg kendskab til en voldgiftssag, hvor en revisor fra et revisionsfirma i USA fløj til København for at bekræfte sin identitet og indholdet af sin skriftlige vidneerklæring. Revisorens medvirken i den mundtlige forhandling varede mindre end 5 minutter og kunne uden betænkeligheder have været gennemført via videokon¬ference¬ – og det til en brøkdel af de faktiske omkostninger.
Efter voldgiftsloven tager voldgiftsretten stilling til fordeling af omkostningerne til voldgiftsretten mellem parterne. Voldgiftsretten kan endvidere pålægge en part at erstatte modparten de udgifter, som voldgiftssagen har påført modparten.
Det ses ofte i praksis, at afgørelser vedrørende sagsomkostninger overlades til voldgiftsretten, uden at parterne forsyner voldgiftsretten med nærmere oplysninger og argumenter om, hvilke udgiftsposter der har været nødvendige for sagens forsvarlige førelse, og hvordan erstatningen i øvrigt skal udmåles.
Selvom omkostningerne til dækning af advokatudgifter i væsentlig grad også i voldgiftssager udmåles efter standardtakster, bør advokaten for at spare omkostninger for klienten i højere grad sørge for enten mundtligt eller skriftligt at informere voldgiftsretten om de omstændigheder, der taler for at tilkende omkostninger i klientens favør.
Advokaten skal således være opmærksom på forhold, som kan bevirke, at klienten ikke skal betale fulde omkostninger, selvom sagen tabes. Det kan være tilfældet, hvis den vindende part har været årsag til, at sagen er trukket i langdrag, f.eks. fordi han på urimelig måde ikke har overholdt den fastsatte tidsplan eller andre aftaler mellem parterne eller i øvrigt ikke har efterkommet voldgiftsrettens anvisninger. Særligt for så vidt angår fordelingen af omkostningerne til voldgiftsretten kan taberen eventuelt slippe for de fulde omkostninger, hvis vinderen uden rimelig grund har modsat sig taberens forslag om at lade sagen afgøre af en enkelt voldgiftsdommer.
Desuden bør advokaten efter omstændighederne forsøge at få erstattet udgifter til vidner, herunder eventuelle ekspertvidner, samt eventuelt virksomhedsadvokater, som har udført opgaver, som ellers skulle være udført af den eksterne advokat.
Udarbejdelse af budget
Som supplement til de nævnte tiltag kan advokaten med fordel føre et løbende budget, som tager udgangspunkt i de forventede væsentlige opgaver i forbindelse med sagens førelse samt i et estimat over tidsforbruget og på hvilket niveau i advokatfirmaet (partner, advokat eller fuldmægtig) de angivne opgaver skal løses.
Når en advokat skal identificere de ovennævnte “væsentlige opgaver”, er det nærliggende at tage udgangspunkt i spørgsmål, såsom: Er den indgåede tvistløsningsaftale klar? Er der behov for at søge tvistløsningsaftalen ændret og i givet fald på hvilke punkter? Hvilke styrker og svagheder er der i klientens sag? Hvad er behovet for bevisførelse? Vedrører sagen områder, som forudsætter syn og skøn eller indkaldelse af ekspertvidner? Strækker den mundtlige forhandling sig over flere dage? Har sagen internationale aspekter? Hvilke forligsmuligheder er der? Hvilke andre processuelle spørgsmål kan opstå?
Advokaten må bruge sin erfaring, når han eller hun skal angive det forventede tidsforbrug. Det kan her være en hjælp at bryde sagen ned i mindre etaper, således at det forventede tidsforbrug og omkostningerne herved estimeres for hver deletape.
Når budgettet præsenteres for klienten bør det angives, at der kan opstå uforudsete begivenheder, som indebærer, at budgettet må korrigeres, ligesom advokaten, i tilfælde hvor budgettet ikke holder, må være parat til at informere klienten om baggrunden herfor og om konsekvenserne heraf.