Advokaten 7 - Når Tilsynet banker på

Print Print
15-09-2010

Af advokat Bjarne Rasmussen, Odense

Advokatsamfundet har forespurgt om jeg i prosaform kunne gengive mit indtryk af det tilsynsbesøg, jeg havde fra Advokatsamfundet i slutningen af 2009. Det gør jeg gerne.

Udtaget til tilsyn
Jeg modtog 15. oktober 2009 et brev fra Advokatsamfundet om, at det var min tur til at få et tilsynsbesøg fra Advokatrådets sekretariat.

I brevet blev nærmere redegjort for, at man ønskede oplysning
- om de retningslinjer, der i firmaet fandtes for forebyggelse af interessekonflikter,
- om retningslinjer for håndtering af mistanke om hvidvask og
- om hvilken uddannelse personalet havde gennemgået i hvidvaskreglerne.

Endvidere blev redegjort for, at der under besøget ville blive anmodet
- om i tilfældigt udvalgte sager at kunne konstatere om nødvendige identitetsoplysninger og andre oplysninger, som Hvidvaskloven kræver, var til stede og
- om de etiske regler om opdragsbekræftelser blev anvendt korrekt i forbrugersager.

I brevet blev der også henvist til advokatafsnittet på Advokatsamfundets hjemmeside, hvor der findes en nærmere redegørelse for, hvorledes et tilsynsbesøg bliver afviklet, hvilke emner der vil blive drøftet, og hvilken opfølgning der vil være på tilsynsbesøget. Med brevet var vedlagt et skema, som Tilsynet ville anvende i forbindelse med tilsynsbesøget.

Endvidere var vedlagt en udskrift af de oplysninger Advokatsamfundet i forvejen havde registreret om mine forsikringsforhold m.v. og det blev oplyst, at også disse oplysninger ville blive gennemgået under tilsynsbesøget.

Tilsynsbesøget blev aftalt til 27. november 2009.

Orden i tingene
Selve tilsynsbesøget tog vel et par timer, og det førnævnte skema blev undervejs udfyldt og afslutningsvis underskrevet af såvel Advokatsamfundets repræsentanter som undertegnede.
Min virksomhed er en enkeltmandsvirksomhed og jeg er beneficeret. Jeg er i kontorfællesskab med to andre advokater, som ligeledes har beneficium.
Jeg har (heldigvis) travlt i hverdagen, og et møde, som ligger en måned eller mere ud i fremtiden, er meget fjernt for mig.
Jeg fik derfor kun forberedt det mest nødvendige til tilsynsbesøget i form af diverse forsikringsoplysninger og instrukser i forbindelse med hvidvasklovgivningen.
Herudover tænkte jeg, at jeg såmænd nok havde tingene i orden. Jeg skulle blive klogere!

Hvordan gik det så?
Med hensyn til punkt 1 vedrørende obligatorisk efteruddannelse så har og havde jeg ingen problemer. Jeg har for længst opnået de nødvendige 54 lektioner i efteruddannelse og kan også dokumentere dette, så i tilsynsskemaet blev blot anført som kommentar, at jeg var opmærksom på kravet om efteruddannelse m.v.
Punkt 2 om forsikring og garanti gik også glat. Dette var i orden og police m.v. blev derfor kun kort gennemgået.
Punkt 3 om tilsyn med EU-advokater kunne hurtigt afkrydses i nej-rubrikken.
Men punkt 4 om interessekonflikt, regler om hvidvask og prisoplysning brugte vi derimod en del tid på.
Det blev konstateret, at jeg ikke havde egnede retningslinjer vedrørende interessekonflikter og heller ikke egnede retningslinjer vedrørende hvidvask og jeg fik derfor en frist til 31. december 2009 til at rette op på dette.
Der måtte også afkrydses i nej-rubrikken omkring indhentning af identitetsoplysninger i fem tilfældige sager. De tre af sagerne var ejendomshandler og de to sidste var personskadesager, som ikke kræver identitetsoplysninger.

I de tre ejendomshandler var der i alle tre tilfælde tale om klienter, som jeg kender særdeles godt i forvejen, herunder en klient som er et nært familiemedlem. Men der manglede et notat på sagen om dette.
For så vidt angår oplysning om pris i de fem tilfældigt valgte sager, var dette dog i orden, idet der i alle sager lå ordrebekræftelse med oplysning herom.
Hvad angår håndtering af interessekonflikter, er der i mit eget firma instruks herom, men jeg havde overset, at der også i kontorfællesskabet, dvs. i forhold til mine to kolleger, skal være en skriftlig intern instruks om håndtering af interessekonflikter kontorerne imellem.

Også her fik jeg en frist til 31. december 2009 til at rette op på dette.

For så vidt angår pkt. 5 om tilsyn med § 123 og lovlig virksomhed var dette (naturligvis) i orden.
Det samme gjorde sig gældende for punkt 6 – tilsyn med selskabsreglerne, dog var der et enkelt minus i angivelse af mit advokatselskabs formål, idet jeg på et tidspunkt, hvor mit selskab var medejer af den kontorejendom, hvorfra advokatvirksomheden blev drevet, havde fået indføjet i formålsbestemmelsen, at advokatselskabet også kunne eje fast ejendom. Da jeg nu bor til leje, er denne del af formålet overflødigt og i øvrigt i strid med reglerne.

Og så til det meget subjektive.
Tilsynsbesøget var positivt og jeg har (naturligvis) rettet op på de fejl og mangler, der blev fundet og også efterfølgende fået skriftlig bekræftelse fra Advokatsamfundet på, at jeg nu har egnede retningsliner vedrørende hvidvask og interessekonflikt m.v.
Kontrolbesøget gav mig i øvrigt anledning til at arbejde videre med en meget mere fyldestgørende ordrebekræftelse. Dette arbejde er fortsat i gang, idet jeg startede ud med i udkast at have en cirka ti sider lang ordrebekræftelse, men nu efterhånden har fået den barberet ned til cirka fem sider.
Længden skyldes, at jeg – når jeg nu alligevel er i gang med det – har prøvet at tænke markedsføring ind i ordrebekræftelsen. Således har jeg en del oplysninger med, som ikke er påkrævet, men som jeg egentlig betragter som naturlige forbrugeroplysninger.

Så i øjeblikket arbejder vi med otte hovedpunkter i ordrebekræftelsen, nemlig følgende:
1. Hvem er vi?
2. Hvad gør vi for dig?
3. Hvor lang tid tager det?
4. Hvad koster det?
5. Depositum.
6. Hvad skal du gøre?
7. Hvis opgaven ophører før færdiggørelse.
8. Hvis vi bliver uenige.

Så summa summarum har jeg været meget tilfreds med tilsynsbesøget og ud fra en lidt overordnet betragtning finder jeg det i øvrigt særdeles relevant, at der til stadighed er en tæt dialog, herunder også kontrol mellem Advokatsamfundet og medlemmerne.
Det er efter min opfattelse også givtigt i forhold til vores konkurrenter i rådgivningsmarkedet.

Skema for tilsynsbesøg
Skemaet for tilsynsbesøg indeholder syv hovedpunkter:
1. Tilsyn med obligatorisk efteruddannelse.
2. Tilsyn med forsikring og garanti.
3. Tilsyn med EU-advokater.
4. Tilsyn med interessekonfliktreglerne, hvidvask og prisoplysning.
5. Tilsyn med § 123 og lovlig virksomhed.
6. Tilsyn med selskabsreglerne.
7. Diverse oplysninger/kommentarer.
Yderligere information om tilsynsbesøg kan findes på Advokatsamfundets hjemmeside www.advokatsamfundet.dk.