Advokaten 1 - Advokater kommer under nyt tilsyn

Print Print
02-02-2009

I en tid med ekstremt fokus på tilsyn og kontrol betyder ændringerne af retsplejeloven, at Advokatrådet nu søsætter et tættere tilsyn med, at advokater lever op til deres særlige pligter.

Af Henrik Rothe, generalsekretær, Advokatsamfundet

I de sidste måneder har vi i offentligheden oplevet et ekstremt fokus på tilsyn og kontrol.
Tænk blot på finanskrisen, bankernes krak, og sagaen om IT-Factory og Stein Bagger.
Et fællestræk ved den massive mediedækning og politiske interesse for disse sager har været fokus på den kontrol og det tilsyn, som i offentlighedens øjne har svigtet.
Hvordan kan det være, at Finanstilsynet i månedsvis kunne holde Roskilde Bank under observation uden at gribe ind, spørger offentligheden.
Politikerne svarer ved at stramme det offentlige tilsyn med banksektoren.
Hvordan kan det være, at IT-Factory får en blank revisorpåtegning, når stort set hele selskabets aktivitet var luftkasteller, spørger offentligheden.
Politikerne svarer ved at sætte spørgsmålstegn ved kvaliteten af revisorernes tilsyn. Konsekvenserne er i skrivende stund uvisse.
Hvorfor nu al den snak om tilsyn? Har det noget med advokater at gøre – her findes vel allerede et effektivt tilsyn?
Ja, tidsånden og de ovennævnte begivenheder har i allerhøjeste grad noget med advokater at gøre. I år vil et nyt og styrket tilsyn få en markant placering i advokaternes verden. Helt konkret vil omkring 100 advokatvirksomheder og virksomheder, der beskæftiger advokater, få besøg af Advokatrådets nye tilsyn i 2009. Under besøget vil der bl.a. være stikprøvekontrol med overholdelsen af de advokatetiske regler: Husker advokaten f.eks. at oplyse forbrugerne om den pris, advokaten har tænkt sig at tage?

Fokus på fremtiden
Det er Advokatrådets opfattelse, at et effektivt og velfungerende tilsyn ikke alene skal have fokus på fortiden, men også skal have fokus på at forebygge overtrædelser, som kan skade omdømmet både for den enkelte advokat og for professionen som sådan. Dette udgangspunkt har rådet søgt at tilgodese i modellen for det fremtidige tilsyn. Modellen tager hensyn til, at sekretariatets ressourcer og den frivillige arbejdskraft fra de advokater, der er involveret i tilsynsarbejdet, skal udnyttes så effektivt og omkostningsbevidst som muligt. Ressourcehensyn tilsiger, at den løbende kontrol med klientkonto, reguleringen af efteruddannelse, kontrollen med forsikringsforhold og visse elementer i den selskabsretlige regulering i videst muligt omfang it understøttes og automatiseres. Der er imidlertid en række tilsynsopgaver, som efter rådets opfattelse gennemføres mest effektivt og med størst udbytte i en dialog, under et besøg, fremfor gennem en skriftlig proces, som kan blive både langvarig og omfangsrig.
Resultatet af rådets overvejelser er derfor en kombination af et skriftligt, delvis automatiseret tilsyn på nogle områder og et tilsyn i form af besøg i advokatvirksomhederne og hos “ikke-advokatvirksomheder”, som beskæftiger advokater.
Det at aflægge besøg i advokatvirksomhederne er en egentlig nyskabelse, som nogen måske vil stille sig skeptisk over for. Det er imidlertid forudsat i 3. hvidvaskdirektiv, at kontrollen med overholdelsen af hvidvaskregulering udføres som udgående besøg i virksomheder omfattet af indberetningspligten, og når Advokatsamfundets sekretariat alligevel skal på besøg i et vist antal virksomheder, er det mest rationelt samtidig at benytte lejligheden til en fornuftig dialog om andre forhold, som også falder ind under Advokatrådets tilsynsfunktion.
Formålet med tilsynsbesøgene er ikke at finde fejl, som kan påtales, men derimod at udføre et tilsyn, som opfattes som en hjælp til at overholde regler og forebygge problemer. Deciderede fejl vil altså ikke automatisk føre til, at der indgives klage til Advokatnævnet, men derimod til en dialog om, hvordan problemet kan løses, og fejlen rettes op.

Det nye tilsyn
Advokatrådet har fastlagt en række retningslinier for, hvordan tilsynet skal udmøntes på de enkelte områder.

• Klientkontoreglerne
Den skriftlige kontrol med advokaternes overholdelse af klientkontoreglerne opretholdes. Medlemssystemet er ved at blive udviklet til en vis grad af automatisering af nogle af kontrolprocesserne og til at kunne modtage erklæringerne elektronisk. Meget af dette kan automatiseres, men der vil fortsat ske manuel gennemgang af erklæringer, hvor revisor har bemærkninger eller som i øvrigt er fejlbehæftede. Indholdet af klientkontoerklæringerne kan såvel som andre forhold udløse en revisorundersøgelse.

• Obligatorisk efteruddannelse
Som bekendt skal alle advokater fremover efteruddanne sig i 54 timer, målt over en 3-årig periode. Medlemssystemet bliver udviklet til automatisk at udskrive en anmodning om indgivelse af erklæringen, når den enkelte advokats 3-årsperiodes udløb nærmer sig. Erklæringerne skal kunne indgives elektronisk med digital signatur, og medlemssystemet vil automatisk kunne kontrollere, om kravet til antallet af timer er overholdt. Er dette ikke tilfældet, åbner bekendtgørelsen ikke mulighed for dispensation, eller for, at man kan indhente det forsømte, og forholdet vil derfor resultere i en sag ved Advokatnævnet.

• Advokatselskaber og ejerforhold
De meget omfattende ændringer i reglerne om advokatselskaberne – udvidelse af ejerkredsen, mulighed for holdingselskab og partnerselskaber mv. stiller i sig selv nye og forøgede krav til det løbende tilsyn. Én gang årligt skal der foretages et udtræk af oplysningerne i Erhvervs- og Selskabsstyrelsen om advokatselskaber, og de oplysninger, der dér er registreret, skal sammenholdes med Advokatsamfundets registrering for at sikre, at oplysningerne begge steder altid er opdaterede. I forbindelse med registreringen af ejere af advokatselskaber vil det løbende blive kontrolleret, at den, der registreres som ejer, opfylder retsplejelovens betingelser herfor. Overholdelse af ejerskabsreglerne, investeringsregler mv. vil i øvrigt komme med under tilsynsbesøgene.

• Forsikring og garanti
Advokatsamfundet registrerer løbende oplysninger om den enkelte advokats og det enkelte advokatfirmas forsikringsforhold med henblik på at sikre, at de obligatoriske krav til forsikring og garantistillelse er opfyldt. Herudover godkender Advokatrådet løbende policevilkår for forsikringsselskaber, som ønsker at udbyde disse forsikringer. Der vil ikke blive foretaget ændringer i behandlingen af disse sager.

• De advokatetiske regler
De advokatetiske regler foreskriver bl.a., at den enkelte advokatvirksomhed skal have skriftlige retningslinier for håndteringen af interessekonflikter. I de advokatetiske regler findes også prisoplysningsreglerne, der angiver, hvilke oplysninger en advokat skal give til en forbruger i forbindelse med, at aftalen om bistand indgås. Overholdelsen af disse regler vil indgå under tilsynsbesøgene.

• Hvidvask
Hvidvasklovgivningen og det bagvedliggende direktiv kræver, at tilsynsmyndigheden – dvs. Advokatrådet – fører kontrol med, at reglerne overholdes. Og det er som nævnt forudsat, at denne kontrol sker ved udgående besøg i virksomhederne. Det indebærer, at det skal kontrolleres, om der er udfærdiget skriftlige retningslinier for håndtering af mistanke om hvidvask, at personalet har modtaget den nødvendige uddannelse i hvidvasklovgivningen, og endelig at reglerne om klientidentifikation er overholdt. Denne opgave vil også blive løst under tilsynsbesøgene.

Advokatrådet banker på
De opgaver, som mest hensigtsmæssigt lader sig løse gennem et skriftligt tilsyn, vil fortsat blive løst på den måde. Med det fremtidige tilsyn kommer der årligt besøg i ca. ti procent af advokatvirksomhederne og et antal ikke-advokatvirksomheder, som beskæftiger advokater. Den sidstnævnte type af virksomheder kan modsætte sig, at Advokatsamfundets sekretariat aflægger besøg i virksomheden, og skulle det ske, vil advokaterne i stedet blive kaldt til møde i Advokatsamfundets sekretariat.
Tilsynsbesøgene i de advokatvirksomheder, som udtages til tilsyn, vil blive afviklet jævnt hen over året, og den enkelte virksomhed vil i god tid blive varslet om, at Advokatsamfundets sekretariat ønsker at aflægge besøg. Det vil i forbindelse med annonceringen af besøget blive angivet, hvilke oplysninger, der skal være tilvejebragt til mødet. Selve mødet hos advokaten kan deles op i fire faser:

  • Indledning: Gennemgang af tilsynets forløb, redegørelse vedrørende selvinkriminering, betydningen af sekretariatets gennemsyn af retningslinier, mulige disciplinære tiltag som følge af tilsynet, mv.
  • Oplysning: Gennemgang af de oplysninger, rådet er i besiddelse af, eller har udbedt sig på forhånd, indsamling af yderligere oplysninger, sager, mv.
  • Bearbejdning: De tilsynsførende har tid til at gennemgå oplysningerne.
  • Gennemgang: De tilsynsførende og advokaten gennemgår resultatet af tilsynet og træffer evt. aftale om ting, der skal bringes i orden.

Formålet med tilsynet er ikke at rejse en sag ved Advokatnævnet. Formålet er derimod at hjælpe advokaten til at overholde advokatreglerne. Det betyder, at fejl og uregelmæssigheder vil blive drøftet, og at der kan indgås aftaler om, at forhold skal ændres eller bringes i orden.
Det kan dog tænkes, at der under besøget fremkommer oplysninger, som fører til, at der indledes en nærmere undersøgelse af den pågældendes forhold med henblik på en disciplinærsag. Det er således ikke udelukket, at et tilsynsbesøg kan føre til yderligere disciplinære tiltag, herunder en kollegial samtale, tiltalerejsning, etc.
Et af formålene med virksomhedsbesøg er at opsamle viden om de faktiske forhold i advokatvirksomhederne, som har betydning for tilsynsvirksomheden og advokatreguleringen. Den viden skal både systematiseres og stilles til rådighed for alle advokater med henblik på at forebygge problemer. Der vil derfor hvert år blive udarbejdet en rapport, og der vil løbende komme omtaler af specielle problemer i Advokaten og på Advokatsamfundets hjemmeside.

Hvorfor nyt tilsyn?
Som led i reguleringen af advokatprofessionen har Folketinget vedtaget en ændring af retsplejeloven, som trådte i kraft den 1. januar 2008. Her står der, at én af Advokatrådets hovedopgaver er:
“at sikre overholdelsen af de særlige advokatpligter gennem et udvidet tilsyn og et moderniseret disciplinærsystem. Opgaven er placeret hos Advokatsamfundet med henblik på at sikre en af statsmagten uafhængig, ensartet og tæt kontrol med overholdelsen af de særlige advokatpligter, herunder særligt overholdelsen af de advokatetiske regler, for at sikre borgernes retssikkerhed.”

De særlige advokater
I modsætning til hvad der gælder for alle andre erhverv, er det ikke en offentlig myndighed men Advokatrådet, der fører tilsyn med, at advokatprofessionen overholder hvidvaskloven. Ordningen er etableret for at beskytte klienternes krav på fortrolighed og advokaternes uafhængighed af statsmagten. Men det vil selvsagt ikke være acceptabelt for lovgiver med en særordning, som fører til, at tilsynet med advokatprofessionen ikke er effektivt og sammenligneligt med det offentlige tilsyn med andre professioner. Introduktionen af det 3. hvidvaskdirektiv og den deraf følgende ændring af den danske hvidvasklov medfører, at også tilsynet med hvidvaskloven vokser i omfang såvel kvalitativt som kvantitativt.

Tilsyn evalueres
Det nye tilsyn vil medføre ganske omfattende ændringer i bestående procedurer og af Advokatsamfundets medlemssystem. Advokatrådet har besluttet sig for at evaluere tilsynet efter ca. et år. De nyvalgte kredsbestyrelser inddrages i evalueringen af de valgte modeller, og i hvordan de nye værktøjer, den kollegiale samtale og det egentlige tilsyn i øvrigt fungerer, herunder ad hoc tilsynet.

Mediernes interesse
Medieomtale som tyder på, at en advokat har overtrådt god skik, vil som hidtil udløse en undersøgelse fra rådet, og det samme gælder i andre tilfælde, hvor rådet får kendskab til, at der kan være problemer. Det er meget vigtigt for advokatprofessionens omdømme, at der reageres hurtigt og effektivt i sådanne sager, men det er selvfølgelig også vigtigt, at der tages hensyn til den enkelte advokats retssikkerhed, når en sag skal undersøges. Advokatrådet vil derfor i medieomtalte sager begrænse sig til at oplyse, at en undersøgelse indledes, og eventuelt senere at der er rejst sag ved nævnet, og herunder også om der er nedlagt påstand om frakendelse af beskikkelsen og om baggrunden herfor.
Indleder rådet undersøgelse i en sag, der ikke har været omtalt i medierne, vil rådet ikke af egen drift fremkomme med oplysninger om sagen. Som hidtil vil rådet ikke kommentere substansen i sager, der verserer for Advokatnævnet eller for domstolene.

Få service i sekretariatet
Advokatreguleringen er efterhånden både omfattende og kompleks, og det mærkes til daglig i Advokatsamfundets sekretariat, som modtager mange forespørgsler om, hvordan reglerne skal forstås og praktiseres. Dette er en central del af Advokatrådets tilsynsopgave, og en opgave, som skal løses på højt niveau af hensyn til de advokater, som betaler for driften af sekretariatet. Introduktionen af reglerne om obligatorisk efteruddannelse har medført, at der dagligt kommer 5-10 forespørgsler om rådets forståelse af reglerne og praksis med hensyn til, hvad der kan godkendes som obligatorisk efteruddannelse. Klientkontoreglerne har altid givet og giver fortsat anledning til mange spørgsmål. De nye advokatselskabsregler og reglerne om, hvordan man etablerer advokatvirksomhed med forsikringer osv., er også områder, som kræver ressourcer til vejledning af advokaterne.
Advokatrådet anser den vejledningsfunktion, sekretariatet yder, for helt central, og den nye måde at praktisere tilsynet på vil tilføre sekretariatet meget værdifuld viden, som vil komme advokaterne til gavn i den service, sekretariatet løbende yder. Den vejledning, sekretariatet giver, er fortrinsvis baseret på telefoniske henvendelser, men det sker også, at advokater anmoder om møder til drøftelse af mere komplekse problemstillinger. Sekretariatet tager også gerne ud i den enkelte advokatvirksomhed for at drøfte forretningsgange, retningslinier og andet af betydning for overholdelsen af advokatreguleringen.