Advokaten 4 - Kvalitetsarbejde ved domstolene

Print Print
16-05-2007

Sikring og forbedring af kvaliteten er en af domstolenes målsætninger. Her fortælles, hvordan den nye store byret i Helsingør i praksis har valgt at arbejde med kvaliteten.

Af Anette Maarbjerg, juridisk sekretariatschef, og Birgitte Holmberg Pedersen, præsident, Retten i Helsingør.

En af målsætningerne for Danmarks Domstole er, at sagsbehandling, afgørelser og andre ydelser til stadighed er af højeste faglige kvalitet. At forfølge dette mål, er en konstant udfordring. At vide, om vi er på rette spor, kræver målemetoder.

Målsætningerne for Danmarks Domstole blev formuleret i 2001, og kvalitetssikring og kvalitetsforbedring er siden da indgået i byretternes handlingsplaner. Retternes ydelser er mangeartede, og der har været sat ind over en bred front. Ideen om at overvære hinandens møder, læse hinandens domme og retsbøger og give konstruktiv kritik er ikke ny. Mødeaktiviteten med eksterne brugere, medhjælpere og bobestyrere har været stigende. Der har været gennemført brugerundersøgelser, og der har været arbejdet på at forbedre service og kundebetjening.

Domstolsstyrelsen nedsatte i 2004 en arbejdsgruppe med repræsentanter for retterne. Arbejdsgruppens opgave var nøje at følge et pilotprojekt, der var etableret ved Københavns Byret med opstilling og afprøvning af kvalitetsindikatorer. Arbejdsgruppen skulle endvidere drøfte problemstillinger, der knytter sig til arbejdet med information om kvalitet ved domstolene.

Arbejdsgruppen afgav rapport i juni 2005. I rapporten anbefales på baggrund af pilotprojektet, at embederne som første trin i kvalitetssikringen begynder at arbejde mere systematisk med kvalitetsmåling ved at gennemgå egne afgørelser og ved at overvære hinandens retsmøder. Procedurer til videndeling og opfølgning på afgørelser, der er anket eller kæret, samt procedurer, der følger op på resultatet af brugerundersøgelser og afgørelsestider, anbefales også af arbejdsgruppen.

I 2007 har ønsket om kvalitetssikring og forbedring så bredt sig til hele den statslige og kommunale sektor. Nu taler vi om en kvalitetsreform – det er glædeligt og velkomment – men hvordan gør vi det? I den nye ret i Helsingør er der både lyst og vilje til at styrke kvaliteten over en bred front. Det gælder både kvaliteten af vores afgørelser, kvaliteten af vores service og kundebetjening, kvaliteten af vores kommunikation indadtil og udadtil, kvaliteten af vores møder, berammelser og forberedelse, kvaliteten af vores fysiske rammer og meget mere.

Den faglige kvalitet
Vi vil styrke den faglige kvalitet af sagsbehandlingen på alle sagsområder.
Ledelsen i de nye byretter er blevet styrket. Afdelingernes øverste chefer er jurister, hvis primære opgave er ledelse. Afdelingscheferne vil til stadighed holde medarbejderne orienterede om nye regler og ny praksis. Det øgede antal jurister ved de nye store byretter bevirker, at der altid vil være en jurist til stede, som kan træde til, når der opstår tvivlsspørgsmål i den daglige sagsbehandling. Det sikrer en korrekt og effektiv sagsbehandling. På afdelingsmøder vil afdelingscheferne og de kontoruddannede afdelingsledere sikre, at arbejdsgangene er under konstant udvikling og optimering.

Gennem medarbejderudviklingssamtaler vil vi sikre en målrettet kompetenceudvikling for den enkelte medarbejder.

Både afdelingernes juridiske chefer, de kontoruddannede afdelingsledere og sagsbehandlerne vil deltage i erfa-grupper med kolleger fra omkringliggende embeder. Det giver mulighed for at opfylde behovet for gennemsigtighed i form af en ensartet sagsbehandling på tværs af retskredsene.

Vi er 18 jurister ved retten i Helsingør og har derved fået et helt nyt fagligt miljø. Vi vil skemalægge kvalitetsarbejdet og afsætte en halv dag om ugen hertil, hvor vi vil diskutere faglige spørgsmål og konkrete problemstillinger. Øget kvalitet i afgørelserne kræver tid til overvejelse, undersøgelse og drøftelse. Den tid vil vi tage os. I kraft af vores nye faglige miljø har vi mulighed for at inspirere, opdatere og rådføre os med hinanden.

Vi vil arbejde på at få en ensartet sagsbehandling og forbedre sprog og indhold i breve, domme og kendelser. Ved evaluering af hinandens arbejder skal vi blive bedre til at skrive letlæselige domme, og øge kvaliteten af vores præmisser.

I overensstemmelse med domstolsreformens intentioner skal juristerne have mulighed for at specialisere sig. Vi har i Helsingør besluttet at have følgende specialer: skattesager, sager, hvori en offentlig myndighed eller et nævn er part, immaterialret/markedsføring, erhvervslejemål/øvrige boligsager om lejefastsættelse, og værgemålssager/faderskabssager. Alle jurister har valgt to-tre specialer, og specialegrupperne er gået i gang med forberedelse af de nye sagsområder.

Vi vil på lidt længere sigt følge opfordringen i ovennævnte rapport fra 2005 om kvalitetsmåling ved domstolene og nedsætte en arbejdsgruppe blandt juristerne. Gruppen skal udarbejde et vurderingsskema, vi kan bruge til evalueringen af hinandens skriftlige arbejder og mødeledelse. Vi vil arbejde på at højne kvaliteten af vores afgørelser både i form og indhold, ligesom vi vil sikre, at vores brugere får en god oplevelse, når de møder hos os.

Service og kundebetjening
Vi har som de øvrige byretter oprettet en ny afdeling, som har fået navnet fællessekretariatet. Den består dels af en information til publikums- og telefonbetjening dels af et sekretariat til modtagelse, oprettelse og berammelse af alle nye sager. Sekretariatet skal bistå informationen med besvarelse af telefoniske og personlige henvendelser. Publikum skal have en person og ikke en telefonsvarer i røret, når de ringer. De skal kunne møde op og få råd og vejledning til udfyldelse af blanketter. Der vil altid være en jurist tilknyttet fællessekretariatet, som kan bistå med besvarelse af spørgsmål.

Vi vil løbende have fokus på at udvikle vores service og vores tilbud. Fra 1. januar 2008 skal vi tilbyde småsagsbehandling. Inden længe vil retsmægling forhåbentlig også være et tilbud i alle retskredse – efter at det i flere år har kørt med stor succes som en prøveordning ved udvalgte embeder.

Berammelser og sagsforberedelse
Vi står stadig i dag med eftervirkninger af sammenlægningen af embederne ved årsskiftet. Sammenlægningen har i visse afdelinger kostet betydeligt på vores berammelsestider og sagsbehandling. Det er utilfredsstillende for vores kunder og samarbejdspartnere og fordrer stor tålmodighed og tolerance. Helsingør står over for endnu en flytning i slutningen af maj. Det vil koste yderligere på kort sigt, men er nødvendigt for at løse problemerne på længere sigt, så vi igen kan operere med fornuftige og acceptable berammelsestider. Vi vil ved berammelserne imødekomme ønsker fra vores samarbejdspartnere, så længe ønskerne ikke kolliderer med hensynet til sagernes fremme og rettens ressourceudnyttelse.

Indholdsreformen indebærer en opstramning og styrkelse af sagsforberedelsen i de civile sager. De forberedende møder skal være grundigt forberedte både af retten og parterne og skal bruges til at træffe beslutning om behandlingsmåde og bevisførelse, drøftelse af forlig, fastsættelse af tidsfrister for eventuel yderligere skriftveksling og tilrettelæggelse og berammelse af hovedforhandlingen. Forberedelsen vil blive varetaget af rettens nye forberedelsesafdeling, hvor de tilknyttede jurister vil afholde alle de indledende møder, træffe afgørelse i formalitetstvister og være med til at sikre ensartethed og konsekvens i sagsbehandlingen frem til den afsluttende hovedforhandling.

Vi vil holde jævnlige møder og løbende telefonkontakt med vores stævningsmænd for at sikre en effektiv forkyndelsesprocedure og dermed færre omberammelser.

Kommunikationen
Med vores nye store arbejdsplads er kvaliteten af vores interne kommunikation et vigtigt udviklingspunkt. Lige så vigtigt er det at arbejde med kvaliteten af kommunikationen udadtil. Alle landets embeder har udpeget en kontaktperson, som indgår i et kommunikationsnetværk med de øvrige embeder, Domstolsstyrelsen og Procesbevillingsnævnet. Netværket har netop nedsat nogle arbejdsgrupper, som blandt andet skal komme med anbefalinger til forbedring af den interne og eksterne kommunikation. Kontaktpersonerne er presseansvarlige ved deres embeder og skal styrke og udvikle samarbejdet med pressen. Også i Helsingør oplever vi fra den lokale presse stor interesse for vores konkrete sager, og gennem et øget samarbejde vil vi gerne være med til at sikre, at gengivelserne i dagspressen er dækkende og korrekte.
Vi håber, mange vil gøre brug af vores nye hjemmeside, som vi løbende vil opdatere med konkrete nyheder om Retten i Helsingør. Her kan man også finde navnet på vores kontaktperson.

På de faste møder og i den løbende kontakt med vores professionelle brugere herunder advokater, anklagere og bobestyrere, vil vi opfordre til og være åbne for kritik og gode ideer.
Vi vil holde møder med retskredsens borgmestre og almindelige borgere for at sikre, at der er tilfredshed med rettens ydelser.

Løbende brugerundersøgelser – herunder i forbindelse med mødeafholdelsen – skal være med til at sikre, at der er kvalitet i vores ydelser, og at vores kvalitetstiltag virker.
Vi vil orientere om rettens arbejde i foreninger og ved besøg af skoleklasser.

De fysiske rammer
Retten i Helsingør afventer en endelig afklaring af den fremtidige bygningssituation. Men vi kikker på foreløbige skitser over en spændende retsbygning. Indretningen vil tage højde for kravene om bedre ventefaciliteter og aflukket vidnerum. Der bliver indrettet advokat- og anklagerrum, hvor aktørerne kan tage sig en velfortjent pause, mens retten voterer. Vi vil sørge for, at publikum kan få noget at drikke – og måske at spise – mens de venter, og vi vil arbejde på at gøre publikumsarealet stort, lyst og venligt. Bygningen vil blive handicapvenlig. Vores skiltning skal prioriteres, så ingen får problemer med at finde rundt, og der vil være en fremskudt skranke midt i bygningen, hvor alle kan henvende sig og få vejledning. Der vil være gode parkeringsforhold.

Vores mødelokaler bliver rigelige i antal og adskilt fra de almindelige sagsbehandlingskontorer. Vi får også rigelig retssalskapacitet, så vores lokaler fremover ikke vil komme til at sætte grænser for sagsbehandlingstiden.

Fastholdelse og rekruttering
Det er på mange måder nye tider ved domstolene, og vi lader os med glæde rive med af den kvalitetsbølge, der lige nu skyller gennem landets offentlige kontorer. Vi glæder os over, at vi måske ikke længere skal have vores primære fokus på effektivitet, men kan få lov til at arbejde både bredt og i dybden med kvaliteten af vores ydelser. Borgerne skal ikke bare være tilfredse, men gerne meget tilfredse med den tredje statsmagt.

Dertil kommer, at det er meget væsentlige bestanddele af “den gode arbejdsplads”, at medarbejderne kan bevare den faglige stolthed og har et arbejde, der giver mening. Vi håber, at det nye fokus også vil medvirke til, at vi fremover kan fastholde og fortsat rekruttere dygtige medarbejdere til Danmarks domstole.