Advokaten 8 Sekretærjob under forandring

Print Print
23-10-2006

Af Pia Møller, pressechef
Større advokatkontorer, specialisering og ny teknologi har forandret advokatbranchen og dermed også de krav, der stilles til de sekretærer, der er tilbage i branchen. Store advokatkontorer går efter specialiserede sekretærer og har helt droppet eleverne og den officielle uddannelse. På mange mindre kontorer er der stadig er brug for sekretærer med en bred baggrund.

Advokater og jurister – især de unge – skriver selv mere, der bliver ofte svaret via e-mail i stedet for brev, og klienterne ringer direkte ind til advokaten. En lang række af de opgaver, som tidligere blev udført af advokatsekretærer, udfører juristerne i dag selv. Det har betydet et voldsomt fald i antallet af sekretærer, særligt på de store kontorer.

- I dag arbejder sekretæren typisk sammen med flere jurister på en gang, og sekretæren er ikke på samme måde som tidligere det personlige bindeled mellem klienterne og juristen. Det betyder, at andelen af sekretærer på i hvert fald de store kontorer er noget mindre end tidligere, siger Søren Villadsen, der er HR-chef hos Kromann Reumert.

Han suppleres af Peter Mejlby, HR- og forretningsudviklingschef hos Lett, der fortæller, at andelen af “klassiske” advokatsekretærer hos firmaet i løbet af et til halvandet år er faldet med otte-ti procent.

- Og den udvikling vil langsomt fortsætte, siger han.

Søren Villadsen siger, at de mange forandringer i branchen over relativt kort tid, med rette har været svære at håndtere for nogle advokatsekretærer.

- Nogle af dem oplever, at deres arbejde og rolle i firmaet er blevet udhulet. Men der er også nogle, som vælger at gå aktivt ind i specialiseringen og måske få et mere spændende arbejde. Det er i hvert fald den vej, det går, siger han.

Hos kæderne Advodan og Ret & Råd er meldingen lidt forskellig. Mens Advodans direktør Tom Skovbon vurderer, at der er langt færre sekretærer end tidligere, siger direktør i Ret & Råd, Christian Lundblad, at selv om antallet af jurister i kæden vokser, så gør antallet af sekretærer det også.

- Jeg kan ikke sige, om vi har præcis lige så mange som tidligere. Men det er min klare fornemmelse, at vores advokater stadig gerne vil have en all-round uddannet advokatsekretær, der kan holde butikken i gang, mens advokaten er i retten eller til møde, siger Christian Lundblad, der i øjeblikket har orlov og er konstitueret i landsretten.

De store dropper eleverne
Samtidig med, at antallet af sekretærer på advokatkontorerne er faldet, er firmaernes optag af elever på advokatsekretæruddannelse også faldet dramatisk. I øjeblikket er der cirka 45 førsteårs og andetsårs elever, hvor tallet tidligere var helt oppe på 500. Faldet skyldes både, at der er brug for færre sekretærer og en utilfredshed med den traditionelle advokatsekretæruddannelse hos nogle virksomheder.

Både Lett og Kromann Reumert fortæller, at de ikke længere tager elever ind – i hvert fald ikke på københavnerkontorerne.

- Vi har ikke taget elever ind i en årrække. Det giver ingen mening at give dem den helt store rundtur med bolighandel, testamenter og så videre, når de skal arbejde i en højt specialiseret afdeling hos os. Den dagligdag, de møder her, vil jo langtfra ligner den uddannelse, de har taget, fortæller Søren Villadsen.

Både han og kollegaen Peter Mejlby hos Lett leder i stedet efter uddannede sekretærer eller andre med en relevant baggrund og evner inden for administration, service og ikke mindst sprog. Når de er fundet, får de tilbudt en række kurser – enten interne eller eksterne – som skal specialisere dem inden for det område, de skal arbejde med.

- I dag ansætter vi sekretærer ud fra deres kompetencer og tidligere erfaring – og ikke så meget ud fra, om de har en advokatsekretæruddannelse. Den udvikling vil fortsætte. Det kan f.eks. være korrespondenter, folk fra ejendomsmæglerbranchen eller en almindelig sekretær, der i en anden virksomhed har arbejdet med et relevant område som f.eks. inkasso eller handel med fast ejendom, fortæller Peter Mejlby.

Han fremhæver dog, at der stadig i Lett er nogle meget brede sekretærprofiler, og at der endnu er advokater, der har en personlig sekretær.

- Og på vores kontorer i provinsen er der nok også en større efterspørgsel på bredt uddannede advokatsekretærer, fordi arbejdsområdet er bredere.

Stadig behov for den brede sekretær
Hos kæderne Advodan og Ret & Råd sætter advokaterne i de små og mellemstore virksomheder stadig pris på sekretærer med en all-round baggrund, som ved lidt om det meste.

- Rigtig mange af vores jurister er generalister, og det er godt, når man henvender sig til private og små og mellemstore virksomheder. Derfor er der også behov for sekretærer med en bred uddannelse, siger Tom Skovbon og suppleres af Christian Lundblad:

- Rekrutteringsgrundlaget i provinsen er jo mindre. Antallet af advokatsekretærer er ret stationært, og de flytter ikke meget rundt. Så hvis vi vil have kvalificeret tilgang, må vi uddanne dem selv.

- Det at tage elever ind er også at være en del af det lokale samfund. Man skal jo huske, at et advokatkontors kunderelationer også er skabt af de kontakter, sekretæren har i området. Og det er jo vigtigere i provinsen end i København, siger han.

Uddannelsen i fare for at dø
Hos HK Privat, som organiserer advokatsekretærerne, er man bekymret for den officielle uddannelse, der med det markante fald i antallet af elever reelt er i fare for at dø.

- Det er i dag primært de små og mellemstore kontorer, der tager elever og ansætter uddannede advokatsekretærer. Jeg mener nu stadig, at en bredt uddannet advokatsekretær har noget at byde på i en stor advokatvirksomhed. Der er mange fagrelaterede ting, som man ikke selv behøver at lære dem, siger Hanne Langkjær Nielsen, advokatsekretær og formand for branchesektionen Privat Service i HK/Privat.

Hun siger, at man hurtigst muligt må finde ud af at sikre, at der stadig uddannes advokatsekretærer, for der er stadig kontorer, der har behov for dem.

- Men vi er selvfølgelig nødt til at forholde os til udviklingen i branchen. Der er flere veje at gå. Enten laver vi uddannelsen om, så den også siger de store kontorer noget. Hvis det ikke lykkes, kunne man lave en uddannelse i kontoradministration, hvor man delvis målretter den mod den advokatansatte.

- I den forbindelse ville det være ønskeligt, at advokaterne påtog sig et ansvar for at tage flere elever og oplyste, hvad de ønsker af en elevuddannelse, siger hun.

Jeg var træt af at lave kaffe
Efter en årrække som “blæksprutte” på små advokatkontorer valgte Gitte Thirstrup at specialisere sig i selskabsret og skat. Hun sagde farvel til den daglige klientkontakt og fik til gengæld en større juridisk viden og et mere selvstændigt arbejde.

Gitte Thirstrup har en lille bog, som indeholder noter fra de kurser, hun har taget i selskabsret på Handelshøjskolen og fra uddannelsen til elitesekretær i Advokaternes Serviceselskab. Det er ikke bare Gitte, der har glæde af bogen – det har den advokat, hun arbejder for, også.

- Det hænder, at han kommer og spørger: Gitte, må jeg ikke lige kigge i din lille bog. Og når han har en juridisk problemstilling, han har brug for at drøfte, er det ikke kun fuldmægtigen, der bliver inddraget. Det gør jeg også, fortæller den 39-årige advokatsekretær, der siden 2002 har været ansat i Advokatfirmaet Tommy V. Christiansen i Århus.

Hun blev udlært på et lille advokatkontor i provinsen og arbejdede i mange år på en række mindre kontorer i Århus-området.

- På et tidspunkt havde jeg det bare sådan, at der skulle ske noget andet. Jeg var træt af at lave kaffe og kopiere. Jeg ville gerne have noget mere juridisk baggrundsviden.

- Så var der nogle af mine venner, som sagde: Så kan du jo læse til jurist. Men det var jo ikke det, jeg ville. Jeg ville gerne vide noget mere af det, juristerne ved, men fortsætte med at arbejde som sekretær.

Hun startede på uddannelsen til elitesekretær og lagde nogenlunde samtidig en profil ud på Advojob. Det gav pote, og hun blev ansat hos Tommy V. Christiansen, hvor hendes speciale er skatteret og selskabsret.

- Det var da lidt underligt, da de første 14 dage var gået, uden at jeg havde talt med en klient. Men jeg har fået den dybde og selvstændighed, jeg søgte. I stedet for at få dutter i ørerne og bare skulle skrive løs, så laver jeg i dag typisk selv alle oplæg og dokumenter i en sag, kommer med indspark og har styr på, hvad næste skridt i sagen er, fortæller hun og understreger samtidig, at hun stadig har mere almindelige sekretæropgaver.

Gitte Thirstrup skyder selv på, at hun inden for selskabsret og skatteplanlægning har en portion juridisk viden, der svarer til en førsteårs-fuldmægtig. Til gengæld bliver hun ikke længere opdateret på de andre juridiske områder, hun tidligere havde kendskab til.

Hun tror, at sekretærer i advokatbranchen fremover vil findes i to temmelig forskellige versioner. All-round sekretæren, som er det trygge bindeled mellem advokaten og klienterne, og som tager sig af mange forskellige ting på advokatkontoret. Og så specialisten, der ved temmelig meget om jura og nærmest arbejder som “paralegal”.

- Der er ingen tvivl om, at hvis du gerne vil ansættes på et større kontor, så skal du specialisere dig.  Så man skal nok gøre op med sig selv, om juraen eller klientkontakten er det vigtigste.

- Men jeg tror, det kan være en god idé at vente nogle år med specialiseringen. Ellers risikerer man at få et meget snævert udgangspunkt. Jeg er glad for at have en bred viden i bagagen.

Gitte Thirstrup har ikke fortrudt, at hun er gået ind i specialiseringen, og hun mener sagtens, at hun kan skifte speciale, hvis hun engang skulle få lyst til det.

- Det har ikke været svært og juraen falder mig let. Men det kan også være, at jeg – når jeg bliver ældre end nu – vil synes, at det kunne være kanon hyggeligt, at blive “tante” på et lille kontor og være den, der sørger for alting, siger hun.

Muhammed og direktørfruen fra Risskov
Søren Bruun elsker at tale med mennesker og få dem til at føle sig godt tilpas. Som sekretær, receptionist og bogholder for advokat Hanne Gullitz, der har speciale i strafferet og familieret, møder han alle slags.

Advokatfirmaet i baggården i Sønder Alle i Århus er Hanne Gullitz' – men også lidt Søren Bruuns. De personlige aktier, som den 39-årige korrespondent i tysk har i firmaet er tydelige. Han har været Hanne Gullitz' sekretær i snart otte år og i 2004 brød de to sammen ud af et tidligere samarbejde og etablerede Advokatfirmaet Hanne Gullitz. I det første år var han den eneste sekretær, indtil advokatsekretær Lene Voldbjerg Hansen blev ansat.

- Jeg har haft og har stadig en indflydelse på tingene, som jeg ikke tror, jeg finder nogen andre steder. Det gælder lige fra indretningen af kontorerne til, hvordan tingene fungerer i dagligdagen.

- Hanne er optaget meget af tiden, fordi hun enten er i retten eller har møder. I al den tid er det  Lene og mig, der kører butikken. Det er os, der er bindeleddet mellem klienterne og Hanne. Klienterne skal vide, at de har kontakt til hende, og at der sker noget i deres sag, selv om hun ikke lige er på kontoret, når de henvender sig, siger Søren Bruun.

Det meste af hans dag går med at tale med klienter – enten i telefonen, eller når de kommer ind på det stilfulde men hyggelige kontor oppe under taget. Og her sætter den træningstrøjeklædte Søren Bruun en ære i, at de føler sig godt modtaget, uanset hvem de er.

- Jeg bruger altid tid på dem, første gang de er her, så jeg er sikker på, at jeg kan huske, hvem de er, når de ringer eller senere kommer til møde. Jeg skal vide, at her kommer Heidi, der skal skilles fra den mand, hun har to børn sammen med, og at de stadig bor sammen. Det er vigtigt at kende både mennesket og sagen.

- Empati er afgørende i det her job, for både straffesager og ægteskabssager er dybt personlige sager. Det gælder uanset, om det er Muhammed fra Bispehaven eller direktørfruen fra Risskov. Behandlingen er den samme, men alligevel individuel, fortæller han.

Han startede sin karriere som kontorelev hos Politiet i Grenaa. Han er også korrespondent/BA i tysk og har i en periode læst cand.ling.merc. i tysk. Desuden har han tidligere arbejdet i hotelbranchen og med sommerhusudlejning.

Det var nærmest et tilfælde, at han endte i advokatbranchen. Hanne Gullitz søgte en sekretær til at renskrive sin procedure i en stor selskabstømmersag, fordi kontoret var ramt af sekretærmangel. Søren søgte og fik vikariatet, og han blev kort tid efter fastansat.

- Jeg syntes, at det var interessant, blandt andet fordi jeg kunne bruge noget af det, jeg havde lært hos politiet. Jeg vidste, hvad et anklageskrift var. Og det var spændende at hoppe over på den anden side af bordet. Sjovt nok ser verden jo helt anderledes ud herfra.

I 1999-2000 tog han uddannelsen som juridisk sekretær i Advokaternes Serviceselskab – mest for at få papir på meget af det, han godt kunne i forvejen.

Som sekretær, receptionist og bogholder er Søren Bruun en rigtig blæksprutte og sammen med sin sekretærkollega i høj grad den, der får den praktiske dagligdag til at køre. Han føler dog samtidig, at han får den nødvendige juridiske indsigt og kommer f.eks. altid på kursus, når der kommer nye regler inden for familieretten.

- Hanne er specialist i strafferet, ægteskabssager og forældremyndighedssager, så den ekspertise får vi selvfølgelig også. Vi har den regel, at sekretærerne følger klienterne og sagerne individuelt og tæt. Det prioriteres højt i firmaet. Det betyder, at når klienten kommer ind, så er vi klar over, hvad sagen handler om.

Han er en af de ganske få mandlige sekretærer i branchen, og det har kun givet ham positive reaktioner fra både klienterne og de domstole, som kontoret er i daglig kontakt med.

- Det hænder dog, at jeg ringer til en ret, hvor de slet ikke kender mig, og så tror de, at jeg er mindst fuldmægtig.

Søren Bruun har aldrig tænkt på at søge et job på et stort advokatkontor, men han vil ikke udelukke, at han kunne finde på det på et tidspunkt.

- På et større kontor har man jo typisk en reception, så sekretærerne ikke har den samme kontakt til klienterne, som jeg har i dag. Og bliver man ansat i receptionen, så kender man ikke sagerne. Som jeg har det lige nu, vil jeg gerne have begge dele.

Sådan uddannes advokaternes sekretærer
Den traditionelle vej til at blive advokatsekretær er i mange år gået via en elevplads, hvor man kombinerer ansættelse på et advokatkontor med nogle skoleophold. Forudsætningen er en HH2 eller HHX uddannelse. Typisk er praktiktiden to år med 11 ugers ophold på en handelsskole. Der er i øjeblikket omkring 45 advokatsekretærelever i alt på landsplan.

Der er også private udbydere af sekretæruddannelser, der er målrettet advokatbranchen.

Advokaternes Serviceselskab udbyder en uddannelse som juridisk sekretær. Uddannelsen henvender sig til sekretærer, der allerede er ansat i advokatbranchen eller ønsker at blive det. Uddannelsen varer i otte måneder og består af cirka ti obligatoriske fag. Der udbydes også en overbygningsuddannelse til juridisk elitesekretær.

Advokatsekretærernes Grund- og Efteruddannelse/Erhvervs-Juridisk Uddannelsescenter tilbyder en uddannelse som erhvervs-juridisk sekretær. Den varer otte måneder.
Nogle advokatkontorer – primært de store – laver deres egen interne uddannelse af sekretærerne.