Advokaten 8 Politik for sproget i Advokatsamfundet

Print Print
23-10-2006

Af Rikke Hartung, stud. mag., og Pia Møller, pressechef
Advokatsamfundets nye sprogpolitik skal sikre, at alle tekster er skrevet korrekt, forståeligt og med respekt for de personer, der skal læse dem. Politikken kan bruges frit af alle advokater.

Kompetence og tilgængelighed. To kerneværdier for advokatbranchen og Advokatsamfundet. For at sikre, at disse værdier også holdes for øje, når Advokatsamfundet kommunikerer med omverdenen, har Advokatrådet og Advokatnævnet nu vedtaget en sprogpolitik. Sprogpolitikken gælder for Advokatsamfundet, Advokatnævnet og Advokaternes Serviceselskab.

En meget stor del af Advokatsamfundets kommunikation med omverdenen foregår skriftligt, enten ved breve eller i e-mails. Det gælder uanset, om der er tale om henvendelser til advokater, borgere eller ministerier. Dermed er den skriftlige kommunikation i høj grad med til at formidle vores værdier og skabe vores omdømme. Det er imidlertid også vigtigt, at der er en sammenhæng mellem den skriftlige og den mundtlige kommunikation, og derfor gælder retningslinjerne i sprogpolitikken også for telefonsamtaler med videre.

Tilgængelighed
Tilgængelighed og kompetence er to af de fem kerneværdier, som er blevet afdækket i Advokatsamfundets såkaldte Kerneværdiprojekt. Og vi ved, at det er værdier, som klienterne efterspørger hos en advokat.

De to værdier kunne også være overskrifter på de to hovedelementer i Advokatsamfundets sprogpolitik: Skriv korrekt, og skriv forståeligt.

Overskriften på sprogpolitikken er: Vi skriver ikke til kuverter… vi skriver til mennesker. Udsagnet skal understrege, hvor vigtigt det er at tænke på, hvem der skal modtage brevet, høringssvaret eller kendelsen med posten (eller på e-mail), både før og mens, man skriver. Der bliver sendt alt for mange dårlige breve, fordi forfatteren ser kuverten på bordet som det endelige mål for brevet – og ikke den person, som skal hente brevet i sin postkasse næste morgen.

Sprogpolitikken indeholder en række gode råd om, hvordan man med øje for sin modtager skriver på en forståelig og tilgængelig måde. Der er blandt andet tips til at undgå lange sætninger, bagvendte ordstillinger og passivt sprog.

Skriv korrekt og kompetent
Får man et brev ind ad døren, hvor kommaerne står forkert, og retskrivningen ikke er i orden, vil de fleste typisk tænke: Når de ikke kan skrive rigtigt, mon de så kan de andre ting, de skal kunne.

At skrive korrekt signalerer kompetence, og det smitter af på modtagerens opfattelse af selve indholdet i teksten. Fejl i grammatik og retskrivning forstyrrer også læsningen – og det er jo ærgerligt, at forkert grammatik, gør en tekst ulæselig, hvis man har brugt kræfter på at skrive den let tilgængelig.

Advokatsamfundet følger altid reglerne i Retskrivningsordbogen og i langt de fleste tilfælde også Dansk Sprognævns anbefalinger. På et enkelt område, nemlig komma, har vi dog valgt anderledes end Dansk Sprognævn. Advokatsamfundet har valgt fortsat at benytte det traditionelle grammatiske kryds og bolle-komma, som vi ved også benyttes på de fleste advokatkontorer.

Vi har desuden truffet en række valg omkring, hvordan vi skriver f.eks. dato, beløb og forkortelser og hvilke forkortelser, vi bruger, fordi det er vigtigt at skrive nogenlunde ensartet i alle breve og tekster.

Kan bruges af alle advokater
Sprogpolitikken er lagt ud på Advokatsamfundets hjemmeside www.advokatsamfundet.dk, og dermed er den tilgængelig for alle. Det er der to grunde til. For det første vil vi gerne vise omverdenen, hvordan vi har forpligtet os til at skrive. Det er med til at holde os fast på det.

For det andet ønsket at gøre sprogpolitikken tilgængelig for alle advokater. De kan frit tage den og bruge den i deres egen forretning. Sprogpolitikken ligger som en pdf-fil, der kan udskrives på A4-papir og eventuelt sættes ind i en mappe. På den måde har alle advokater mulighed for at få sig en sprogpolitik uden at skulle poste de store penge i projektet.

God skrivning.

Advokatsamfundets sprogpolitik kan findes på www.advokatsamfundet.dk under Om os selv og Vejledninger. Kan også nås fra forsiden under overskriften Vejledninger.
Dansk Sprognævns hjemmeside er www.dsn.dk  – her kan man bl.a. finde Retskrivningsordbogen online.