Advokaten 8 Når der er rod i regnskaberne

Print Print
23-10-2006

Af Pia Møller, pressechef

Tilsynet med de cirka 4.900 danske advokater er en central del af Advokatsamfundets opgave. I dette og de to kommende numre sætter vi fokus på forskellige aspekter af tilsynet. I dette nummer fortæller vi om klientkontovedtægten og de tilfælde, hvor der sættes en revisorundersøgelse i værk. I næste nummer fortæller generalsekretær Henrik Rothe om overvejelserne i forhold til de sager, der starter i medierne. Og i december interviewes formanden for Regel- og Tilsynsudvalget Søren Lyager om det forslag, Advokatrådet har stillet om et udbygget tilsynssystem.

Godt ti gange om året får en advokat besøg af en revisor, der er udsendt af Advokatrådet for at lave en revisorundersøgelse. Ved næsten alle undersøgelser findes der fejl, men de fleste skyldes sjusk og er ikke bevidste overtrædelser af vedtægterne.

Med jævne mellemrum får Advokatrådets Regel- og Tilsynsudvalg mistanke om, at en advokat ikke helt håndterer klientkontomidlerne, som han eller hun bør gøre ifølge reglerne. Mistanken kan vækkes, fordi advokaten ikke har indsendt den obligatoriske klientkontoerklæring, en klient har måske klaget, eller nogle af advokatens kolleger har opdaget, at der er noget galt med advokatens forretning.

Cirka ti gange om året sender Regel- og Tilsynsudvalget ifølge klientkontovedtægten en revisor ud til en advokat for at undersøge, om vedtægternes krav til bogføring og klientmidler er overholdt.

Det er de statsautoriserede revisorer Jan Grothen og Helle Rugaard fra Advokatsamfundets faste revisorfirma Grant Thornton, der udfører undersøgelserne ude hos advokaterne.

- Vi har valgt at lade to personer arbejde fast med det, fordi det er så vigtigt at være fuldstændig hjemme i reglerne. Det sker jo ofte, at advokaten forsøger at argumentere for, at vi ikke skal se dit og dat, og så skal han ikke kunne løbe om hjørner med os, fortæller Jan Grothen, der er partner i firmaet.

Langt de fleste advokater, som Jan Grothen og hans kollega besøger, er enkeltmandsforretninger. Og det er der ifølge revisoren en naturlig forklaring på.

- Alle laver jo fejl indimellem. Hvis man er flere advokater i firmaet, bliver de lettere opdaget, end hvis man er alene. Det gælder både mindre bogføringsfejl og mere graverende problemer.

De uheldige rodehoveder
Ni ud af ti gange finder revisorerne fejl i advokatens bogholderi. I langt de fleste tilfælde er der tale om sjusk og roderi i en enkeltmandsforretning, der ikke tager den daglige bogføring tilstrækkelig alvorligt. Som regel er det ikke forseelser, der bringer klienternes penge i fare – men der er alligevel tale om en overtrædelse af vedtægten.

- Jeg kalder dem de uheldige rodehoveder. Det er små forretninger, der ikke har en egentlig bogholder. Måske er det sekretæren, advokaten selv eller ægtefællen, der laver bogholderiet. Der sker fejl, men det er jo ikke fejl, der har besvigelse eller underslæb som formål. Men derfor kan der alligevel i en periode have været underslæb – uden kriminel hensigt, siger Jan Grothen.

Hans råd til små advokatforretninger er at sikre sig, at det daglige bogholderi er i orden og udføres professionelt.

- De skal ofre det, det koster at få styr på bogholderiet. De kan f.eks. forsøge at finde nogle af de ældre rutinerede bogholdere – “50 plus damerne”, som jeg kalder dem – der er blevet tilovers ved diverse fusioner. De kan også hyre et bogføringsbureau, som er billigere end en god revisor. Det kan også være, at de har en sekretær, som de kan efteruddanne i bogføring.

- Bogholderi er ikke så svært. Man skal gide det, og så skal man have god ordenssans, siger revisoren og tilføjer, at det ikke er nok at putte nogle tal ind i et regneark, som nogle unge advokater med forstand på it, har forsøgt sig med.

- Det er jo godt, at de har fokus på bogføring. Men der skal laves et egentligt bogholderi, der opfylder bogføringslovens regler, siger han.

I økonomisk uføre
Et par gange om året, møder revisorerne også advokater, der mere bevidst bryder reglerne om bogføring og klientkonto.

- Der er vel et par stykker af dem, jeg kalder “de slemme”, hvert år. Her er der typisk tale om, at advokaten af en eller anden grund er kommet i økonomisk uføre og bevidst har forgrebet sig på klienternes penge.

- Advokaten kan have et overforbrug i forhold til indtjeningen, og den skævhed kan være kommet på grund af personlige forhold som f.eks. sygdom, skilsmisse eller misbrug. Det kan jo ramme os alle.

- Det kan også være, at advokatvirksomheden er kommet i økonomiske problemer, f.eks. fordi advokaten er blevet idømt en stor erstatning i forbindelse med at han har lavet et forkert skøn. Endelig ser vi også spekulanttypen, der får problemer efter fejlagtige investeringer i fast ejendom eller andre ting, fortæller Jan Grothen.

Mens det bør være let nok for de uheldige rodehoveder at få styr på deres forretning, er det straks sværere med de advokater, der f.eks. på grund af private problemer og dårlig økonomi overtræder reglerne om bogføring og klientkonto.

- De har jo brug for, at en eller anden i tide går ind og siger, at her er vist noget galt. De skal fanges tidligt. Jeg vil tro, at der er gode muligheder for at kunne gribe tidligt ind i mange provinsbyer, hvor alle advokater kender hinanden. Og når man mødes fagligt i retten og andre steder, så ved man jo godt, hvis en ellers fornuftig kollega pludselig står og siger noget værre sludder, siger Jan Grothen, der har stor tiltro til det forslag om skærpet tilsyn, som er en del af anbefalingen fra Advokatudvalget. Forslaget omfatter blandt andet kollegiale samtaler.

Advokaternes reaktioner
I langt de fleste tilfælde foregår det i en fordragelig tone, når Advokatrådets revisor kommer på besøg. Det er dog hændt, at Jan Grothen og hans kollega må gå uden at kaste blikket på et eneste regnskabstal.

- Det sker meget sjældent, at advokaten nægter at lukke os ind eller vise os regnskaberne. Så oplyser vi ham om, at han allerede derved overtræder vedtægterne, og det indberetter vi så derefter til Regel- og Tilsynsudvalget.

- Der er også nogle, som er meget ivrige for at forklare mig, hvorfor det er gået galt. Nogle af disse ofte meget personlige årsager kommer typisk ikke med i min rapport. Men det sker, at jeg videresender advokatens brev til udvalget.

Blandt de ting, som advokaten skal have klar, hvis revisoren kommer på besøg, er: bogholderi ajourført til samme dag eller dagen før, sådan som vedtægten foreskriver, afstemning af banker og klientkonto, et eksemplar af det seneste (eller nogle gange to seneste) årsregnskab og et privatregnskab. Det sidste føler nogle advokater sig stødt over at skulle udlevere, og nogle har slet ikke et sådant regnskab.

- De værste tilfælde handler næsten altid om, at advokatens private økonomi er dårlig. Og derfor er det nødvendigt at kigge på privatregnskabet også. Hvis de ikke har et regnskab, må vi nøjes med selvangivelsen, årsopgørelsen og eventuelt en R75-meddelelse. Men dette giver ikke et fuldstændigt billede, og derfor er vi altid nødt til at stille supplerende spørgsmål. Hvis der er et regnskab, går undersøgelsen hurtigere.

Revisoren skal også have mulighed for at lave stikprøvekontrol blandt advokatens sager. Formålet er at gennemgå sagerne for at se, om der skulle have været bogført noget, som ikke er blevet det.

- Vi vurderer ikke selve sagsbehandlingen. Men falder vi over et eller andet, som er en indlysende overtrædelse af f.eks. momslovgivningen, så taler vi da med advokaten om det.

Få gengangere
Når Jan Grothen har lavet revisorundersøgelsen, rapporterer han tilbage til Regel- og Tilsynsudvalget. Stort set alle advokater, hvor der er fundet fejl, bliver af udvalget indbragt for Advokatnævnet. Det gælder uanset, om der er tale om de få grove overtrædelser eller de mere almindeligt forekommende overtrædelser af de formelle regler om håndtering af klientmidler.

Revisoren fra Grant Thornton er en central del af tilsynssystemet og han siger om sin egen funktion:

- Jeg er Advokatsamfundets mand, når jeg er ude og lave revisorundersøgelserne. Det skal der ikke herske tvivl om. Formålet med mine undersøgelser og det øvrige tilsynssystem er at hjælpe advokaterne til fremover at overholde reglerne.

Og det ser ud til at lykkes i langt de fleste tilfælde.

- Der er selvfølgelig nogle få, som ender med at få frataget deres bestalling i Advokatnævnet. Men langt den største gruppe er de andre. Og de fleste af dem retter ind og får orden i bogføringen, og dem ser vi ikke igen.

Klientkontovedtægten
Vedtægten om advokaters pligter med hensyn til behandling af betroede midler handler om, hvordan advokater skal håndtere klienternes penge, når de er i besiddelse af dem. Klienternes penge skal stå på en særlig konto, hvor de ikke sammenblandes med advokatvirksomhedens økonomi.

Vedtægten bestemmer også, at advokatens bogholderi skal føres hver dag, medmindre der er givet dispensation.

Advokaten skal hvert år indsende en klientkontoerklæring til Advokatsamfundet. Advokaten kan endvidere blive bedt om at indsende ekstraordinære erklæringer.

Ifølge vedtægten kan Advokatrådet iværksætte en revisorundersøgelse, og advokaten skal give revisoren alle oplysninger om sin forretningsførelse.

Klientkontovedtægten kan læses på www.advokatsamfundet.dk under Regler.

Proceduren ved revisorundersøgelser

  • Advokatrådets Regel- og Tilsynsudvalg beslutter at iværksætte en revisorundersøgelse. Det kan ske på baggrund af manglende klientkontoerklæringer, konkrete klager over en advokat eller f.eks. vedholdende forlydender om, at en advokat har rod i økonomien.
  • Advokaten får et brev fra Regel- og Tilsynsudvalget, som fortæller, at han eller hun bliver kontaktet af revisor Jan Grothen eller Helle Rugaard fra Grant Thornton.
  • Revisoren kontakter advokaten og der aftales et møde, hvor de relevante papirer skal være til stede.
  • Undersøgelsen tager typisk en halv til en hel dag.
  • Revisoren skriver udkast til en rapport, som advokaten får til gennemsyn. Herefter tager revisoren stilling til, hvilke af advokatens bemærkninger der skal indarbejdes i rapporten. Som hovedregel kommer kun faktuelle rettelser med i selve rapporten.
  • Rapporten sendes til Regel- og Tilsynsudvalget, der sammen med Advokatrådet beslutter, om der skal sættes sanktioner i værk over for advokaten.