Advokaten 3 Luksustid eller rigtigt arbejde

Print Print
24-04-2006

Af Hanne Hauerslev, journalist
Hvad er rigtigt arbejde? Et dansk advokatkontor blev studeret af en gruppe forskere. De kunne hurtigt konkludere, at den uformelle faglige snak bliver betragtet som luksustid. På et engelsk advokatkontor er holdningen præcis modsat.

Advokatkontoret er anonymt. Men det er stort. Nyindrettet. Væggene er af glas. Ledelsen synes, at glasvæggene, som adskiller kontorerne, er et stort skridt mod et større samarbejde på tværs af medarbejdernes kompetencer.

Sådan var holdningen i alt fald, da advokatkontoret for to år siden indgik i et nordisk forskningsprojekt hos Center for New Ways of Working på Alexandra Instituttet i Århus. Forskningsprojektet omfatter undersøgelse af tre typer virksomheder i Danmark, Norge, Sverige, Finland og Island. I Danmark udvalgte forskerne et advokatkontor, en medievirksomhed og en it-virksomhed. Den endelige undersøgelse offentliggøres her i foråret, men inden da har forsker og souschef Eva Bjerrum indvilget i at løftet sløret for, hvad forskerne kunne konkludere efter at have brugt timer på at observere medarbejderne på et dansk advokatkontor.

- Vi ville undersøge, om man ved hjælp af de fysiske rammer kan understøtte samarbejdet, deling af viden og innovation. Undervejs gjorde vi mange observationer, som overraskede både os og ledelsen på advokatkontoret, forklarer Eva Bjerrum.

Det danske advokatkontor var traditionelt indrettet. Partnerne havde de største kontorer, advokaterne havde egne kontorer, fuldmægtige delte kontor to og to, og sekretærerne sad i et åbent kontormiljø.

- Firmaet havde for nylig indrettet sig med glas mellem kontorer og mødelokaler. Ledelsen syntes, at det virkelig var nytænkning. I mange andre brancher ville man sige: Er det noget særligt? Men det er det i advokatbranchen, som typisk sender kraftige signaler om lukkethed – altså sædvanligvis er advokatfirmaet indrettet med lange gange og lukkede døre. Størrelsen på den enkelte medarbejders kontor fortæller om hans placering i hierarkiet.

Her er vi effektive
- Først og fremmest observerede vi en god stemning på advokatkontoret. Så oplevede vi, at alle gjorde en del for at signalere effektivitet – for eksempel gik medarbejderne meget hurtigt hen ad gangene. Der blev holdt rigtig mange uformelle møder i løbet af dagen. Når møderne blev holdt på et partnerkontor, blev døren lukket – og det er jo lidt sjovt, fordi det signalerer det modsatte af, hvad ledelsen gerne vil. Nemlig at her foregår noget hemmeligt og fortroligt.

- Vi konkluderede også, at de uformelle møder ikke havde status af arbejde, fordi det ikke kan faktureres. De fleste regnede med, at de uformelle møder svarede til et par timer dagligt og beskrev ellers deres arbejde som ekstremt individuelt. Når vi talte om deres arbejde, nævnte de ikke det uformelle samarbejde, men talte om ”mine sager”. Holdningen var, at når der havde været en halv times møde med chefen om ”min sag”, gav det ekstra arbejde i den anden ende.  

- Vi bad alle medarbejderne om at registrere arbejdstid og -sted. Hvor meget tid brugte de for eksempel på møder på kontoret og hos klienterne? De registrerede fordybelse i arbejdet på kontoret og uden for kontoret. Det viste sig, at spredningen på arbejdsstederne blev større, jo højere du kom i hierarkiet. Altså jo mere du arbejdede rent fysisk på kontoret, des mindre var dit kontor. Det gav god grund til refleksion over, hvorfor de, der anvender kontoret mindst tid, skal have mest plads. Er det af hensyn til klienterne? Næppe, for ingen klienter holdt møder på kontorerne. Det var for at vise status over for hinanden. Et stort kontor svarer til at køre Mercedes.  

Fuldmægtige tager tid
Det viste sig, at der ikke var overensstemmelse mellem kongstanken om det åbne miljø og ledelsens holdning til arbejdet. Som en leder udtrykte det: Vi har en politik om åbne døre – men det hæmmer effektiviteten. En anden sagde: Fuldmægtige tager lang tid. En tredje mente: Det mest effektive er at slukke for telefonen.

Forskernes observationer overraskede ledelsen på advokatkontoret, og gav grundlag for en diskussion om, hvad rigtigt arbejde egentligt er.

- Du rykker hele tiden din bevidsthed en lille smule, og langsomt sker der forandringer i retning af det, ledelsen her virkelig ønskede og forsøgte at signalere med den ny indretning. Men jeg vil understrege, at vores arbejde på kontoret var et forskningsstudie og ikke en rådgivningsopgave, siger Eva Bjerrum og tilføjer, at forskerne på trods heraf provokerede ledelsen.

- Vi spurgte for eksempel, hvorfor fuldmægtigene sad på kontor to og to. Alle var enige om, at det var en mægtig god ide, for ”så kan de lære af hinanden og på den måde spare partnerens dyre tid.” Der var almindelig enighed om, at partnerne og advokaterne ikke havde det samme behov for videndeling – altså at det var vigtigere for dem at have eget kontor til det individuelle arbejde. Deres tankegang var altså meget traditionel på trods af, at ledelsen egentlig gerne ville træde et lille skridt ud af den gængse opfattelse af, hvordan et advokatkontor skal fungere – både arbejdsmæssigt og rent fysisk. 

For at demonstrere over for det danske advokatkontor, at de fysiske rammer godt kan være anderledes, uden at det går ud over effektiviteten, tog forskerne kontakt til Advokatfirmaet Osborne Clarke i Bristol. Her har man taget konsekvensen af, at advokaterne samarbejder i størstedelen af arbejdstiden. Her regnes de uformelle faglige møder hverken for luksus tid eller pjæk – men for rigtigt arbejde.

Vigtigt at blive forstyrret
- Osborne Clarke har analyseret arbejdstiden, og det viser sig, at kun 20 procent af arbejdstiden går til fordybelse og individuelle arbejdsopgaver. Resten af tiden arbejder du i teams og er til møder hos kunderne. Så hvorfor ikke designe et kontor, der matcher arbejdsflowet?

 - Når du kommer ind i forhallen er der bløde sofaer og livsstilsmagasiner til kunderne. Biblioteket er fremskudt midt i bygningen for at signalere over for kunderne, at her har vi meget viden. Ved siden af ligger serverrummet bag glas, for at fortælle, at her også er moderne viden. På en internetcafé kan kunden få en kop kaffe og tjekke mails.

- Arbejdet er organiseret omkring faggruppeteams. Her sidder partnere, fuldmægtige, advokater og sekretærer ikke alene i samme rum. De sidder ved samme bord. Ingen har egne kontorer, heller ikke den øverste chef. Til gengæld er der rum, hvor du kan arbejde i fred og ro. Mødelokaler er der selvfølgelig også – men ikke hvor der er kontorer. Mødelokalerne har fået den allerbedste placering i bygningen – nemlig øverst med en fantastisk udsigt. Status er altså ikke chefens kontor – men mødelokalet, hvor kunden kommer. Og det er jo rigtigt tænkt. Hvorfor brande sig over for hinanden i stedet for over for kunden, spørger Eva Bjerrum.

Hun oplevede en ekstremt dynamisk virksomhed i Bristol, hvor sloganet er: How open are open doors really?
- Og det har de jo ret i. For hvor åbne er åbne døre? Det er ikke altid de fysiske rammer der sætter dagsordenen for åbenheden – det er bestemt af de usynlige grænser. Derfor var et andet slogan hos Osborne Clarke: A partners most important task is to be disturbed and interrupted. Hvis vi havde sagt det på det danske advokatkontor, var de faldet besvimet om, smiler Eva Bjerrum.

Hun er udmærket klar over, at den engelske arbejdsopfattelse ikke sådan uden videre kan flyttes over i danske rammer.

- Hvis du gør det, ville advokaterne føle sig forstyrret hele tiden. Men jeg er ikke i tvivl om, at vi med tiden vil bevæge os i den retning. Både i forhold til arbejdsopgaverne og i forhold til behovet for mere fleksibel arbejdstilrettelæggelse for de ansatte.