Advokaten 3 Masser af input om it

Print Print
15-03-2005

Af it-administrator hos Lett Advokatfirma, Gitte Nielsen, København
Advokater og it-ansvarlige fik masser af input og tips med hjem. Og der var også tid og lyst til at opdyrke netværk og nye forbindelser, da der blev holdt it-seminar i Middelfart.

Sammen med en række kolleger fra andre advokatkontorer, deltog jeg i et it-seminar den 26. og 27. januar 2005, der var arrangeret af Advokaternes Serviceselskab i samarbejde med it-erfagrupperne og Advokatrådets Udvalg for drift af advokatvirksomhed. Seminaret blev holdt i smukke omgivelser på Kongebrogården i Middelfart.

Den første dag lagde vi ud med et indlæg af Anders Gangsted-Rasmussen, fra advokatfirmaet Gangsted-Rasmussen, der veloplagt og entusiastisk fortalte om kontorets brug af mange former for moderne teknologi. Som it-medarbejder ved man jo godt, at selv om man stiller med diverse smarte værktøjer kan der være lang vej til at bruge disse optimalt. Anders Gangsted-Rasmussen har formået med mottoet ”keep it simple” at give advokaterne nogle gode it-værktøjer, der gør livet nemmere for advokaterne på kontoret. Nogle af de gode fif, som vi fik serveret, er gratis og nemt tilgængelige, f.eks. integration af Kraks rejseplan med Outlook og et lille søgeprogram ved navn Lookout. Det er kun et spørgsmål om at gå hjem og få det implementeret i en fart, så it- afdelingen kan få en hurtig succesoplevelse. Tak for det!

Leverandørerne af forskellige advokatsystemer var mødt op for at deltage aktivt i seminaret. Det positive her var, at der ikke var tale om salgstaler, men derimod var der udvalgt emner, som kunne give stof til eftertanke, uanset hvilket advokatsystem man havde i forvejen. Desværre løb tiden lidt fra os. Vi skulle have haft gruppearbejder omkring time/sag. Dette har vi til gode, og jeg håber meget, at det er et emne, der bliver taget op igen, da det betyder meget i en moderne advokatvirksomhed. Advokat Per Christensen fra Hjulmand & Kaptain fortalte om kontorets brug af time/sagssystemet som styringsværktøj. Det var et særdeles godt indlæg, hvor der blev behandlet emner med problemstillinger, som mange advokatkontorer har i hverdagen, f.eks. hvilken minimumstid skal registreres – skal der overhovedet være en minimumstid? Hvordan opnår man disciplin hos medarbejderne, så time/sagsregistreringen altid er ajourført og meget andet?

It-seminaret bød også på gruppearbejder med de forskellige leverandører af advokatsystemerne. Der var ikke på forhånd lagt fast, hvad vi skulle debattere. Hos Lett Advokatfirmas leverandør, der er Unik System Design A/S, var der en god stemning og en livlig debat. Vi talte bl.a. om, hvad Unik kunne tilbyde, hvis advokatsystemet skulle anvendes som markedsførings- og salgsværktøj. Selvom jeg kender Advosys (som advokatsystemet hedder) ret godt, kunne de alligevel give mig nogle fif om, hvordan vi kunne bruge Advosys til salg og markedsføring af vores firmas ydelser. Samtidig fik vi vendt nogle punkter, hvor vi ønskede nogle forbedringer. Allerede dagen efter seminaret fik jeg den første mail om et af emnerne, der beviste, at Unik allerede havde taget hul på problemstillingerne. Så det viser, at også leverandørerne føler sig forpligtet af deres deltagelse på seminaret til at arbejde videre med de problemstillinger og ideer, de er blevet præsenteret for.

Programmet for torsdagen var mere teknisk end dagen før. Der blev lagt ud med to personer fra TDC. Den ene, Jesper Lindholt, underholdt om mulighederne for mobilitet via Internettet, GPRS, trådløse netværket m.v. Den næste var Søren Byriel, der fortalte om IP telefoni. Her spidsede jeg i hvert fald ører, da jeg er overbevist om, at det er noget, der vil blive brugt en del i den nærmeste fremtid, da det bl.a. kan medføre store besparelser på telefoni.

Advokatsamfundet har udsendt en it-sikkerhedsguide, som vi alle bør læse. Advokat Per Mejer og it-chef Steen Hermansen, gennemgik mange af problemstillingerne. Per Mejer sørgede for, at vi husker på, at der stilles store krav til sikring af fortrolige personlige data efter persondataloven. Steen Hermansen supplerede med lidt mere praktiske detaljer. Et helt igennem glimrende indlæg, der sikkert har fået deltagerne til at gå hjem og kigge procedurer, forholdsregler og meget andet efter i sømmene. Med sikkerhedsvejledningen i hånden har vi fået et godt redskab til at finde eventuelle steder, hvor der skal strammes op på sikkerheden.

Dernæst fik vi besøg fra IBM i England. Der blev fokuseret på sikkerheden omkring brugen af bærbare pc'ere. I de nyeste bærbare findes fingeraftryksgodkendelse og kryptering af data på den enkelte enhed. Vi blev præsenteret for adskillige rystende statistikker over hvor mange bærbare pc'ere, mobiltelefoner og lignende, der årligt glemmes i f.eks. taxaer.
Næste indlæg var fra Munk IT, hvor Thomas Bak fortalte om, hvordan remote backup foregår. Et emne som er vigtigt i den daglige it-drift.

John Teglmand fra advokatfirmaet Lett, Vilstrup & Partnere (nu Lett Advokatfirma) fortalte om, hvordan firmaet havde valgt af outsource et it-projekt, hvor it-sikkerheden var i fokus. Hertil havde man valgt at alliere sig med Protego, der efter John Teglmands indlæg fortalte om, hvad de kunne på dette og det retstekniske område omkring bevissikring ved misbrug af en virksomheds data og lignende. Det blev desværre til lidt for meget salgssnak fra Protegos side, og det var vi ikke lige gearede til på den tid af dagen.

Seminarets sidste indlæg kom fra Steen Hermansen, hvor der blev fokuseret på advokatfirmaers brug af hjemmesiden som en konkurrenceparameter. Hvis ikke man allerede har set det i øjnene, bliver man nødt til at gøre det snart. Vi er en branche, der ikke er vant til at markedsføre sig selv, og det er blevet vigtigt for et advokatfirma at finde måder at gøre opmærksom på firmaets eksistens og ydelser. Internettet er et af midlerne hertil. Unik System Design A/S havde tidligere om onsdagen vist, hvordan man via internettet kan give klienter i selskabssager adgang til at se udvalgte data f.eks. fra bestyrelsesreferater, vedtægter, tegningsregler og hvad man finder er nyttigt, at klienterne har nem adgang til. Så kære advokater, værktøjerne findes, I skal blot finde ud af hvilke, der er interessante for jer og bruge dem, så vi kan få givet advokatstanden et mere moderne image.

For både frokostpausernes og de andre pausers vedkommende gik snakken livligt rundt omkring. Der var mulighed for at drøfte det, der foregik på seminaret og tale med personer, man kunne udveksle erfaringer med. Det har mange af os brug for. Der er jo ikke nogen grund til at opfinde den dybe tallerken, når den allerede er opfundet. Jeg har lært mange interessante kolleger i branchen at kende. Jeg fik talt med flere forskellige, der havde en eller flere it-løsninger, som jeg og mine kolleger fra Lett Advokatfirma har kigget på. Således kunne jeg få en vurdering af, hvordan løsningen fungerede, og jeg fik mulighed for at kontakte de pågældende senere, når og hvis vi kigger videre på de nævnte løsninger. Det er guld værd at kunne høre andres erfaringer og meninger om løsninger, når man ellers kun har salgskonsulentens ord for, at det virker efter hensigten.