Advokaten 12 Nye krav til regninger over for det offentlige

Print Print
07-12-2004

Af advokat, juridisk konsulent Ulrikke Weinreich Krogbeck og kontorchef Steffen Pihlblad, sekretariatet.
Pr. 1. februar 2005 skal alle advokater have etableret en elektronisk kommunikationsmåde med deres offentlige debitorer med henblik på at kunne afsende elektroniske regninger, idet det offentlige ellers kan udskyde betaling af regningen.

Offentlige myndigheder indfører elektronisk fakturering fra den 1. februar 2005, hvilket medfører, at alle regninger til offentlige myndigheder  skal være elektroniske, når de ankommer, uanset hvornår den bagvedliggende ydelse er præsteret. Ved ”offentlige myndigheder” forstås alle amtskommunale og kom­mu­nale institutioner, alle statsinstitutioner, herunder domstolene, samt selvejende institutioner, hvis driftsbudget er optaget på bevillingslov. Øvrige selvejende institutioner er omfattet,  hvis ressortministeriet beslutter det.

Denne nye fremgangsmåde, som indføres med hjemmel i lov nr. 1203 af 27. december 2003 om elektroniske betalinger med offentlige myndigheder m.v., og som er nærmere beskrevet i bekendtgørelse nr. 991 af 7. oktober 2004 om elektronisk afregning med offentlige myndigheder har til formål at digitalisere de økonomiske arbejdsprocesser, der i dag foregår manuelt.

Det indebærer, at alle advokater og andre, som udfører ydelser, som offentlige myndigheder skal betale, f.eks. retshjælp i henhold til beskikkelsesordninger, skal fakturere elektronisk. Der vil således ikke længere være mulighed for at sende papirregninger til den offentlige myndighed.

Virksomheder har ifølge den nævnte bekendtgørelse to muligheder for at opfylde kravet om elektronisk fakturering:

  • Hvis virksomheden har et faktureringssystem, der kan generere regninger i det særlige elektroniske format OIO-XML, som danner rammen for dataudvekslingen i den offentlige sektor, kan regningerne afsendes elektronisk direkte til den offentlige myndighed. Andet format kan anvendes hvis aftale herom er indgået med den offentlige myndighed.
  • Hvis virksomheden ikke har et sådant faktureringssystem, kan regningen i papirformat sendes til et certificeret Læs Ind-bureau, der kan indscanne og omforme regningen til det relevante elektroniske format. Derefter sender Læs Ind-bureauet den elektroniske regning til den offentlige myndighed.

Ønsker den enkelte advokat at anvende et Læs Ind-bureau, skal virksomheden indgå aftale med et sådant. Følgende virksomheder er registreret som Læs Ind-bureauer:

Læs Ind-bureau

Kontakt

JWN Data

Kontakt: Jan Werum
Telefon: 44 91 13 66

http://www.jwn.dk/



Data Scanning


Telefon: 46 55 00 70

http://www.datascanning.dk/





Omkostningerne ved at anvende Læs Ind-bureau dækkes af staten for virksomheder, der ikke er forpligtet til at betale moms månedligt, eller har et årligt lønsumsafgiftstilsvar op til kr. 1,5 mio. Administrationen af godtgørelse for anvendelse af Læs Ind-service finder sted mellem staten og det enkelte Læs Ind-bureau.

Større virksomheder kan også få bistand af et Læs Ind-bureau, men må selv betale for indscanning af papirregninger og vil således skulle indgå nærmere aftale om pris og andre vilkår med Læs Ind-bureauet.

Krav til elektroniske faktureringssystemer
Hvis virksomheden har et faktureringssystem, der kan generere regninger i OIO-XML format, kan regningen indlæses i de offentlige myndigheders økonomisystemer via et såkaldt VANS-netværk. Advokater kan derfor tilslutte sig en af følgende VANS-leverandører.

Navn, adresse, etc.

Kontaktperson

CSC

Retortvej 8, Valby1780 København V.

Steen Kræmmer

Telefon:          36 14 62 06    

e-mail:             steenkr@csc.dk

Dan Net PROGRATOR

Blokken 9

3460 Birkerød

Torben Kvistgaard Jensen

Telefon:          45 90 22 54

e-mail:             tkj@dannet.dk



Michael Rossau

Telefon:          45 90 21 30

e-mail:             mro@dannet.dk

IBM Danmark A/S

Nymøllevej 91

2800 Lyngby





Henrik Jensen

Telefon:          45 23 47 40

Fax:                 45 23 47 40

Mobil:             28 80 47 40

e-mail:                        henrikj@dk.ibm.com

KMD A/S

Hadsundvej 184

9100 Aalborg
Jane Kristiansen

Telefon:          44 60 22 85

e-mail:             jkr@kmd.dk



Bente Jensen

Telefon:          44 60 22 31

e-mail:             ben@kmd.dk

Mærsk Data

Bytoften

8240 Risskov





Flemming Nørreskov

Telefon:          39 11 10 00

e-mail:                        FNJ@MaerskData.dk



Karsten Ydegaard

Telefon:          39 11 40 00

e-mail:                        KVY@MaerskData.dk

WM-data

Frichshuset, Hermodsvej 22

8230 Åbyhøj

Mogens Christensen

Telefon:          87 44 44 60

e-mail:                        mochr@wmdata.com

Information, som skal fremgå af regningen
Efter 1. februar 2005 skal, udover de hidtil gældende krav, myndighedens EAN-nummer fremgå af regningen. Hver enkelt offentlig myndighed er blevet tildelt et EAN-nummer, der har til formål entydigt at identificere den pågældende myndighed i elektronisk henseende.

I de tilfælde, hvor en advokat har udført en ydelse, for eksempel bistand til inddrivelse af en kommunes fordringer, og ydelsen er bestilt via en ordreseddel, skal de på ordren anførte rekvisitionsnumre, personreferencer m.v. tillige fremgå af regningen.

Konsekvens hvis regningen ikke opfylder de stillede krav
Offentlige myndigheder har ret til at udsætte betalingen i tilfælde af, at regningen ikke opfylder de ovennævnte krav til elektronisk fremsendelse og den med­føl­gende information. Dog skal myndigheden underrette leverandøren om, at regningen ikke vil blive betalt, medmindre kravene opfyldes. Det fremgår ikke af bekendtgørelsen, hvornår denne underretning skal finde sted. Men det må formodentlig antages, at myndigheden alene er berettiget til at udskyde betalingen, såfremt der sker underretning af kreditor hurtigst muligt efter, at myndigheden er blevet bekendt med, at den indsendte regning ikke opfylder de stillede krav. I modsat fald ville myndigheden kunne spekulere i at give den pågældende underretning så sent som muligt.

Fakturering fra offentlige myndigheder
Ikke alene fakturaer til offentlige myndigheder skal sendes elektronisk. Som udgangspunkt vil al fakturering fra offentlige myndigheder tillige blive foretaget elektronisk. Dog kan der fortsat udarbejdes papirregninger, hvis:

  1. Betalingen vedrører kontante indbetalinger for eksempelvis udstedelse af erklæringer, godkendelser, legitimationspapirer udlevering af effekter, behandling af klagesager, etc.
  2. Det er enklere og billigere at udarbejde og sende en papirregning.
  3. Fakturamodtageren ikke har mulighed for eller ønsker at modtage regningen i elektronisk form.

Yderligere information
Yderligere information om elektronisk fakturering kan findes på www.virk.dk.
Beskrivelse af fakturaformatet OIOXML findes på hjemmesiden ”OIO – Offentlig Information Online”, www.oio.dk/XML/standardisering/eHandel/materialer/OIOXMLeFaktura.

Endelig indeholder Økonomistyrelsens hjemmeside, www.oes.dk/elektronisk fakturering, dels en generel information om emnet, dels mere specifik information rettet mod den statslige sektor.
Yderligere oplysninger kan endvidere indhentes ved henvendelse til Steffen Pihlblad eller Ulrikke W. Krogbeck, Advokatsamfundet på tlf. 33 96 97 98.