I de kommende år skal årsrapporter digitaliseres for at give virksomhederne en bedre og mere effektiv service. Informationerne er dermed digitale gennem hele deres levetid, og vil gavne både dem, der indberetter årsrapporten, og dem, der bruger årsrapporten.

Den offentlige sektor er i fuld gang med at blive digitaliseret. Målet er øget service og effektivisering.  Som led i den plan skal årsrapporter i fremtiden indberettes digitalt. Det bliver et lovkrav for regnskabsklasse B allerede for regnskabsår med balancedato den 31. januar 2012. I løbet af kort tid vil det også gælde de øvrige regnskabsklasser.


”Digitaliseringen af årsrapporterne vil skabe et digitalt flow hele vejen igennem systemerne – fra indberetter til regnskabsbrugeren,” fortæller chefkonsulent i Erhvervsstyrelsen Niels-Peter Rønmos.



I første omgang er løsningen selvfølgelig relevant for indberetterne, hvad enten det er virksomhederne selv eller deres revisor eller advokat. 


”Men jeg er sikker på, at regnskabsbrugerne efterhånden også vil få øjnene op for, at de kan bruge informationerne til mange ting, f.eks. banker, der langt nemmere kan skaffe sig nøgletal for deres kunder i bestemte brancher,” siger Niels-Peter Rønmos. 

Der stilles ikke ændrede krav til selve indholdet af regnskabet. Det handler alene om et nyt format. For at regnskaberne kan læses digitalt, skal de foreligge i et såkaldt XBRL-format, som er en standard for udveksling af finansiel information, der bl.a. anvendes i USA og England. 



Digital indberetning er mulig nu
Digital indberetning af årsrapporten er allerede nu muligt for virksomheder i regnskabsklasse B og C. Det kan gøres på to måder:

Regnskab Basis
For mindre virksomheder med enkle regnskaber kan det virke som en stor opgave at skulle have XBRL-parat software og sætte sig ind i den nye teknik. Derfor har Erhvervsstyrelsen udviklet løsningen - ’Regnskab Basis’. Her er det muligt at danne en digital årsrapport ud fra virksomhedens eksisterende tal og uden brug af særligt XBRL-parat software.
 


”Indberetningen af årsrapporten foregår i tre simple trin, og det eneste, man skal have klar, er sine regnskabsdata og en digital signatur eller Nem ID,” fortæller fuldmægtig Lise Fode fra Erhvervsstyrelsen.
 

I første trin logger du/man på virk.dk og danner årsrapporten ved at indtaste dine regnskabsdata eller kopierer dem fra en eksisterende elektronisk udgave, alt efter hvad der er nemmest.
Regnskab Basis henter automatisk de oplysninger, som Erhvervsstyrelsen allerede ligger inde med – det vil sige regnskabsperiode, adresse, navne på ledelsesmedlemmer og revisor.
 


”Vi forsøger at lave en løsning, hvor brugeren skal taste så lidt som muligt. Vi har i øvrigt også lagt forskellig vejledning ind i systemet for at hjælpe virksomhederne med at holde sig på sporet. Det sker bl.a. ved pop-up advarsler,” fortæller Lise Fode.



Når årsrapporten er dannet, kan du på trin 2 udskrive en pdf-udgave af rapporten. Når årsrapporten er godkendt, logger du på igen og indberetter den godkendte årsrapport. Du modtager en kvittering for indberetningen. Årsrapporten skal ikke efterfølgende indsendes i et underskrevet eksemplar.

Regnskab Special
Den anden mulighed er ‘Regnskab Special’, hvor man kan indberette den godkendte årsrapport i XBRL.

”Dette format oploades så til Erhvervsstyrelsens server, når regnskabet afleveres,” siger Niels-Peter Rønmos.

Hvis du vælger denne mulighed, skal du have årsrapporten til rådighed i både i XBRL- og PDF-format. Det kræver, at du har adgang til denne IT-software.

Det nye er, at indberettere, hvad enten det er virksomheden selv eller revisorer, advokater eller andre rådgivere, skal have adgang til at kunne danne data i XBRL-format.

Hvordan bliver advokatens rolle fremover?
I dag deltager advokater på mange generalforsamlinger og har ofte gennem rollen som dirigent sørget for at indsende årsrapporten til Erhvervsstyrelsen. Ofte har det været praktisk – særligt hvis der samtidig skulle registreres ændringer i vedtægter, ledelsen eller andet.

Med digital indberetning sendes årsrapporten kun elektronisk gennem Regnskab Basis eller Special i det digitale format XBRL.

Som rådgiver for en virksomhed kan du indberette årsrapporten digitalt på vegne af virksomheden. Via Regnskab Basis er det muligt at udarbejde og indberette årsrapporten uden brug af særligt XBRL-parat software. Vælger man derimod Regnskab Special, skal man have årsrapporten parat i både XBRL- og PDF-format.

Begge indberetningsløsninger kræver en digital signatur.

En løbende digital overgang
Det er kun virksomheder i regnskabsklasse B, der skal indberette årsrapporten digitalt. For andre virksomheder er det indtil videre frivilligt, om man vil indberette digitalt, men meget snart bliver det obligatorisk.

”Den løbende overgang vedrørende indberetning af de digitale årsrapporter er en vigtig pointe. Vi starter med de mindste virksomheder i regnskabsklasse B og derefter C. Til sidst kommer turen til regnskabsklasse D med de største selskaber med de mest komplicerede regnskabsforhold,” fortæller kontorchef i Erhvervsstyrelsen Janne Wesch Lorentzen. 



Ingen nye krav til indhold
Det er vigtigt at understrege, at kravene til selve indholdet af årsrapporten ikke er ændret. Det handler alene om et nyt format.

”XBRL er en standard, der sikrer, at al forretningsmæssig rapportering kan digitaliseres ved kilden, og at den information så at sige kan bruges i hele den digitale fødekæde for finansielle data. Lige fra virksomhedens bogholderi og ud til alle dem, der er brugere af regnskabsdata, der så kan bearbejde dem efter behov,” siger Niels-Peter Rønmos. 

Standarden er indført i 2003 og bruges over hele verden.

Teknisk set er XBRL en udbygning af det store computer- og internetsprog XML.



”XML er en vigtig og central standard i rigtig mange sammenhænge. XBRL bygger ovenpå dette sprog og overholder alle dets regler,” fortæller Niels-Peter Rønmos. 



En anden væsentlig ting i forhold til XBRL er, at det er en åben, gratis standard.



Niels-Peter Rønmos peger også på, at XBRL er såkaldt interoperationelt, hvilket betyder, at når man flytter sine data fra en maskine til en anden, fra en server til en anden eller på anden måde skal flytte data, så passer tingene sammen.



”På den måde adskiller det sig fra mange andre standarder, og det er helt klart en af XBRL’s meget store styrker, ” siger Niels-Peter Rønmos. 


Ny indsendelsesbekendtgørelse
En ny indsendelsesbekendtgørelse træder efter planen i kraft først i det nye år. Bekendtgørelsen tager højde for, at det i de kommende år bliver obligatorisk for virksomhederne at indberette årsrapporten digitalt.

Virksomheder i regnskabsklasse B skal således foretage digital indberetning af årsrapporter, der har balancedato den 31. januar 2012 eller senere – det vil sige med indsendelsesfrist den 30. juni 2012 eller senere.

”Den nye indsendelsesbekendtgørelse er lavet for at tage højde for de digitale muligheder, og den vil redegøre detaljeret for de regler, der er for digital indberetning. Eksempelvis indeholder bekendtgørelsen oplysninger om, hvordan man indberetter årsrapporten digitalt i henholdsvis Regnskab Basis eller Regnskab Special, ” siger fuldmægtig i Erhvervsstyrelsen Lise Fode. Erhvervsstyrelsen forventer, at udarbejde en vejledning til bekendtgørelsen. Læs bekendtgørelsen her.

FAKTA:
Frister for indsendelse af digitale regnskaber
Obligatorisk digital indberetning af årsrapporter for årsrapporter med balancedato og dermed indsendelsesfrist:

•  Virksomheder i regnskabsklasse B: 31. januar 2012 eller senere, dvs. indsendelsesfrist 30. juni 2012 eller senere  
•  Virksomheder i regnskabsklasse C: tidligst 31. juli 2012, dvs. indsendelsesfrist 31. december 2012  
•  Virksomheder i regnskabsklasse D tidligst 31. august 2013, dvs. indsendelsesfrist 31. december 2013